La transformación digital no es un concepto nuevo, se ha investigado mucho al respecto y no hay una clara definición, principalmente por la amplitud de contextos empresariales y tecnologías digitales, sí es común y compartida la percepción de considerar a la transformación digital como un motor de cambio especialmente en el ámbito de los negocios. Si tenemos que diferenciar el concepto del de digitalización, la transformación digital se refiere a los cambios derivados de las tecnologías digitales y la digitalización a la conversión de información de forma analógica a digital, incorporamos el término automatización de procesos a través de tecnologías de información (Hess et al; 2016). El término «transformación» comprende la necesidad de tomar las medidas necesarias cuando las organizaciones se enfrentan a las nuevas tecnologías; no debe confundirse con un simple cambio (Singh y Hess, 2017). Aportamos la definición de Liu et al. (2011, p.1728) quienes consideran la transformación digital como una transformación a nivel organizacional que integra lo digital, las tecnologías y los procesos de negocio en una economía digital.
Siguiendo a Parviaien et. Al (2017) sugerimos cuatro pasos necesarios para beneficiarse de la transformación digital.
1.- Analizar las tendencias recientes para decidir qué posición tomar frente al impacto del cambio de la digitalización.
2.- Revisar el estado actual con respecto al posicionamiento deseado y el impacto de la digitalización.
3.- Definir acciones concretas para cerrar el gap entre el estado actual y la posición deseada de la organización.
4.- Implementar y validar las acciones con soporte técnico.
Las ventajas de introducir la tecnología en las estrategias de negocio de forma global se exponen en la siguiente figura, queremos asimismo indicar que no todas las empresas necesitan transformarse digitalmente para ser rentables, más productivas y competitivas. En cualquier caso, la transformación digital ofrece tanto oportunidades como desafíos.
Ventajas de introducir la tecnología en las estrategias de negocio
Fuente: Kraus et al. (2021)
Según un reciente estudio realizado por la consultoría IDC, el 66% de los CEO consultados la considera una pieza clave en los planes de negocio, el 77% de las compañías aumentarán o mantendrán sus presupuestos en tecnología en 2023, según un estudio de Bain & Company, y un 53% de las empresas han reforzado la digitalización en el área de RRHH, pero todavía hay un 47% que sigue en una etapa muy inicial.
En Euskodata llegan un 20% de solicitudes mensuales interesadas en la solución de control horario. Estimamos que en 2023 un 80% de los clientes con versiones on premise de la aplicación de nómina, pasen a la nueva versión a3innuva/nomina en Cloud.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN RECURSOS HUMANOS
Las empresas están preparadas para emprender cambios siempre que vean una clara ventaja competitiva al hacerlo. La implantación de nuevas tecnologías, entre ellas los sistemas de información de recursos humanos, precisan de capital y habilidades suficientes, hay cierta resistencia si no se ven claramente los beneficios. Siguiendo a Beckers y Bsat (2002) enumeramos las ventajas administrativas y estratégicas de su utilización:
- — Aumentar la competitividad mediante la mejora de los procesos de recursos humanos.
- — Producir un mayor número y variedad de informes relacionados con los recursos humanos.
- — Cambiar el enfoque de RRHH del procesamiento de transacciones a la gestión estratégica de recursos humanos.
- — Hacer que la plantilla forme parte del SIRH.
- — Rediseñar toda la función de RRHH de las empresas.
En este contexto, nos preguntamos quién es responsable de guiar la transformación digital. El proceso requiere un fuerte apoyo del equipo de alta dirección, porque no solo debe implementarse, sino también asegurarse y agruparse.
Ulrich (1996) citado por Pin y Stein (2020, en su libro Champions, presenta cuatro roles para el departamento de recursos humanos: socio estratégico de la dirección general, agente de cambio, representante de la plantilla en el comité de dirección y experto en su materia, al tratarse la transformación digital de un cambio cultural la dirección de recursos humanos tiene un rol clave en el proceso.
Cuando pensamos en transformación digital nos vienen a la mente todos los procesos que tienen que ver con las personas de la organización, desde la fase de reclutamiento hasta la desvinculación, siguiendo a Velázquez, J. en su artículo «RRHH para liderar la transformación digital en las empresas» compartimos los beneficios de este proceso: automatización de procesos y disminución del tiempo dedicado a tareas repetitivas, optimización de la experiencia del empleado y aumento de la productividad.
Partiendo de la premisa del cambio cultural que supone la transformación digital en las organizaciones y poniendo el foco en las personas, cuidar la experiencia del empleado es un garante de mejora en el compromiso, ya que a través de la automatización se crea un vínculo entre el engagement y el rendimiento general de la empresa.
El departamento de recursos humanos gracias a las soluciones tecnológicas innovadoras, ágiles y productivas puede descargarse de tareas que no aportan valor y concentrarse en diseñar la experiencia del empleado ahorrando tiempo en un entorno colaborativo.
EL SOFTWARE: a3innuva- CASO DE ÉXITO POLMETASA
En aula se trabajan casos de éxitos y buenas prácticas en los que Euskodata ha participado, una de ellas es la empresa PMG POLMETASA ubicada en Mondragón, especializada en la producción de componentes sinterizados para la industria automotriz. Polmetasa aúna décadas de experiencia, una gran especialización en soluciones para la automoción y un abanico de clientes que incluye a todos los fabricantes de primer nivel de amortiguadores a nivel mundial.
Pertenece al grupo industrial, Powder Metal Goldschmidt, consistente en 9 plantas productivas entre Asia, Norteamérica y Europa.
PMG es un referente a nivel mundial como proveedor de componentes sinterizados para el automóvil, y el único proveedor global en el negocio.
Su lema es: «PASSION DRIVE US». Tienen una estrategia de crecimiento global «235 Strategy» basada en la satisfacción de las necesidades de los clientes y resto de grupos de interés.
Fomentan día a día la innovación y la excelencia para respaldar su gama de productos, desafíos y estrategias futuras. PMG se esfuerza por ser un referente en soluciones automotrices de hoy y de mañana.
En PMG Polmetasa son partidarios/as de avanzar y seguir mejorando. En el Departamento de Personas se vieron que tenían varias necesidades para intentar conseguir una mayor organización, productividad y sostenibilidad.
Desde Euskodata se propuso una solución acorde a las necesidades de PMG Polmetasa para la integración de su Modelo de Desarrollo de Personas y en concreto de la nómina y administración laboral con la aplicación A3EQUIPO más el Portal del/la Empleado/a; herramienta que permite a responsables y sus equipos gestionar información, tareas y procesos de Personas.
Esta solución ha aportado multitud de ventajas a su área:
Se tiende a una gestión integral del desarrollo de las Personas y poder complementarla con los diferentes módulos que ofrece Euskodata.
Mediante la combinación de a3EQUIPO | Nómina, un programa cloud para calcular nóminas y administrar la plantilla, NetTime —Gestión del Tiempo— Control Horario, el Portal del/a Empleado/a, y con Docuware —gestión digital documental, se ha conseguido integrar, optimizar y digitalizar de forma muy adaptable los principales procesos: Administración laboral— Fichas personas, formación, Permisos, Vacaciones, etc., documentaciones de nuevas incorporaciones, firma de documentos digitales, Modelo 145, documentos específicos de compliance, creación de expedientes digitales. Además, han podido adaptar desde Polmetasa el diseño del portal a su imagen corporativa.
Para las personas responsables de equipos, las principales ventajas han sido la gestión de permisos de forma digital, la eliminación del papel en gran medida (solicitudes pendientes, aprobaciones, denegaciones, etc), y tener la posibilidad de acceder a la información de las personas de sus equipos en el portal.
Para las personas integrantes de los equipos: una máxima sencillez y facilidad de uso del portal, tanto web como APP, acceso a los recibos de nóminas, certificados de retenciones, actualización de los datos personales, consultas del calendario laboral, peticiones de vacaciones y permisos, documentos de todo tipo.
Gracias a la colaboración con Euskodata, PMG Polmetasa está consiguiendo optimizar los procesos de trabajo al tiempo que está permitiendo al Área, transmitir una imagen de modernidad y eficiencia en toda la organización.
Se han resuelto problemáticas como el fichaje en remoto, a través de la APP y se ha ganado en productividad, eficacia, seguridad en los datos, y muy importante; mejorar en las comunicaciones entre las personas, Responsables y el Área de Personas.
Se sigue trabajando para hacer la gestión cada vez más sencilla y accesible.
Ha resuelto problemáticas de horarios y turnos. Se ha ganado en productividad, eficacia, seguridad en sus datos, y muy importante; mejorar en las comunicaciones empleados-Departamento de RRHH. Un gran ejemplo de cambio organizacional a través de la digitalización, que puede extrapolarse al resto de departamentos.
REFLEXIONANDO EN AULA. RRHH COMO LÍDER DEL PROCESO
El curso académico 2022/2023 (de setiembre a enero) nos ha permitido seguir trabajando en aula con estudiantes de tercer curso del grado en ADE y dobles grados con derecho e ingeniería informática, quienes han recibido formación en la herramienta tecnológica a3Innuva trabajando un caso práctico de selección y revisando el módulo del «portal del empleado».
Esta estrategia en aula es una formación diferenciadora que pone en valor el emprendimiento del estudiantado aumentando su conocimiento de forma práctica para poder a futuro llevarlo a las organizaciones.
La colaboración entre Wolters-Kluwers (Euskodata) y Deusto es un ejemplo de «win-win», por un lado, la interacción en aula permite detectar mejoras de la herramienta, las encuestas pre y post actividad identifican las ventajas y desventajas que detecta la fuerza laboral que va a ingresar en breve en el mercado.
En grupos de trabajo de 3 estudiantes se reciben 2 sesiones formativas de la herramienta y se trabaja un caso práctico de selección de personas en todas sus fases desde reclutamiento hasta generación del contrato.
Después de la experimentación activa con la aplicación y trabajado el concepto de experiencia del empleado como punto clave para conseguir el compromiso de las personas y poder permitir a recursos humanos ser clave en el liderazgo de la transformación digital de la empresa. En grupos de 3 estudiantes.
En concreto los módulos que trabajamos en el aula: Portal del empleado, Cuadro de mando (BI), Selección, Formación, Evaluación y Control de Presencia.
Destacamos especialmente el Portal del Empleado, software de comunicación interna de recursos humanos que permite la descentralización de tareas del departamento, haciendo partícipes a los empleados y mandos en los procesos administrativos. Gestiona solicitudes de vacaciones y permisos, consulta y descarga hojas de salario y actualiza datos de los empleados. Mejora la comunicación interna para dedicar más tiempo a tareas de mayor valor para la gestión de las Personas.
Sus beneficios: autonomía para los empleados, máxima accesibilidad, optimización del tiempo, fidelización del talento y centralización de la comunicación interna.
CONCLUSIONES Y PRÓXIMOS PASOS
En nuestro anterior artículo en el que compartíamos la colaboración necesaria entre universidad y empresa defendíamos el principio de cómo la tecnología en mayor o menor nivel es importante para la gestión de las personas en las organizaciones, hay que maximizar el tiempo para tareas estratégicas que aporten valor a las organizaciones y descargar a departamentos de personas o quienes se ocupen de las tareas de gestión, caso de no haber departamento propio, para diseñar y trabajar como negocio en prácticas dirigidas a la plantilla que tengan como fin el ganar y mantener el compromiso.
Nos parece fundamental que quienes van a dirigir nuestras organizaciones y que se encuentran en el aula lo conozcan y experimenten a través de la interacción con la herramienta a3innuva, la satisfacción percibida es muy alta, atrás quedan las clases magistrales, el objetivo es formar a personas competentes y con espíritu crítico, y por encima de todo con valores, para otra ocasión queda entender cómo qué rol juega la ética en este ámbito y qué desafíos enfrenta RRHH (ChatGP, por ejemplo).
¡!La tecnología es una aliada no una enemiga!!!
Desde febrero de 2019 Euskodata, distribuidor de soluciones Wolters Kluwer y Deusto Business School, emprenden un camino de colaboración para acercar a la Universidad de forma práctica la digitalización del departamento de recursos humanos a través del Software a3innuva. Desde entonces se trabaja en la asignatura de dirección de personas del grado en ADE, incorporado de forma curricular. El proyecto tiene un doble objetivo, en primer lugar, presentar el Software y experimentar a través de trabajo en grupo e individual sus ventajas a través de sus diferentes módulos, y también en el contexto de digitalización que estamos viviendo ampliar la mirada más allá de la gestión de personas fomentando la reflexión y el análisis de los beneficios de la digitalización organizacional.
a3innuva es un software de última generación que responde a las necesidades de las empresas de emprender un digital journey, el alumnado son profesionales que en 2 o 3 años están en el mercado laboral en organizaciones o emprendiendo las suyas propias, y desde la universidad tenemos la responsabilidad de preparar para liderar la transformación digital, y la pregunta es: ¿es posible hacerlo desde el departamento de recursos humanos?
En este artículo presentamos un breve contexto actual de la transformación digital y nos centramos en el departamento de recursos humanos. Compartimos el trabajo en aula, cómo seguimos colaborando, avanzando desde el conocimiento de la herramienta (Software) con el desarrollo de las competencias técnicas correspondientes hasta llegar a la fase más profunda de análisis, identificando los factores clave que pueden hacer que sea recursos humanos quien lidere la transformación digital. Presentamos brevemente un caso de éxito, empresa Polmetasa.
REFERENCIAS
Beckers, A.M. y Bsat, M.Z. (2002), «A DSS classification model for research in human resource information systems», Information Systems Management, vol. 19 No. 3, págs. 41-50.
Euskodata (en línea) (consulta: 9 de enero 2023). Disponible en: https://www.euskodata.com/casos-de-exito/real-sociedad/
Harvard Deusto (en línea) (consulta: 19 diciembre 2022). Disponible en: https://www.harvard-deusto.com/rr-hh-para-liderar-la-transformacion-digital-de-la-empresa
Hess, T., Benlian, A., Matt, C., & Wiesböck, F. (2016). Options for formulating a digital transformation strategy. MIS Quarterly Executive, 15(2), 123-139.
Kraus, S., Jones, P., Kailer, N., Weinmann, A., Chaparro-Banegas, N., & Roig-Tierno, N. (2021). Transformación digital: una visión general del estado actual de la investigación. Sabio abierto, 11 (3), 21582440211047576.
Liu, D., Chen, S., & Chou, T. (2011). Resource fit in digital transformation: Lessons learned from the CBC Bank global e-banking project. Management Decision, 49(10), 1728-174.
Parviainen, P., Tihinen, M., Kääriäinen, J., & Teppola, S. (2017). Tackling the digitalization challenge: How to benefit from digitalization in practice. International Journal of Information Systems and Project Management, 5(1), 63-77.
Pin Arboledas, JR & Stein G. Liderar personas con inteligencia artificial. Mc.Graw Hill.
Singh, A., & Hess, T. (2017). How chief digital officers promote the digital transformation of their companies. MIS Quarterly Executive, 16(1), 1-17.
Ulrich, D. (1997). Campeones de recursos humanos. Ediciones Granica SA.