Kleinunternehmen sind vielleicht klein aber nicht unbedeutend. Allein für die ersten drei Quartale des Jahres 2015 zählte das Statistische Bundesamt 155.800 neu angemeldete Kleingewerbe. Dazu kommen Freiberufler*innen, die kein Gewerbe anmelden müssen, aber ihren Weg in die Selbstständigkeit auch als Kleinunternehmer*in beginnen. Und Nebenerwerbsbetriebe, deren Umsatzzahlen sie wenigstens in den ersten Jahren ebenfalls zum Kleinunternehmen macht. Es gibt also sehr viele Gründer*innen, die klein anfangen.
Wobei „klein“ beim Kleinunternehmen eigentlich nichts weiter bedeutet, als dass eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschritten wird. Kleinunternehmen gibt es in allen Branchen, an jedem Standort, mit Angestellten oder ohne. Ob eine Firma ein Kleinunternehmen ist, hängt allein von Zahlen ab. Kleinunternehmen ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuergesetz. Kleinunternehmer*in ist, wer im Vorjahr weniger als 17.500 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr nicht über 50.000 Euro Umsatz kommt (Stand 2015).
Wer drunter liegt, darf sich über etwas weniger Aufwand bei Steuererklärungen, Rechnungsstellung und Buchhaltung freuen. Und das ist gut so, denn gerade in der Gründungsphase haben Selbstständige so viel anderes im Kopf. Wer sich für die Selbstständigkeit entscheidet, schafft sich seinen eigenen Arbeitsplatz. Ein Kund*innenstamm muss aufgebaut, eine Dienstleistung am Markt etabliert werden. Der Umsatz ist zunächst gering. Anfangsinvestitionen schmälern den Gewinn. Für viele Gründer*innen, stellt in dieser Zeit gerade der „Papierkram“ ein Hindernis dar.
Manche gründen vielleicht gar nicht, weil sie sich die Buchhaltungsseite der Selbstständigkeit nicht zutrauen. Wer sich mit seiner Geschäftsidee gut auskennt, aber keine kaufmännische Ausbildung absolviert hat, schreckt vor Jahresabschlüssen, unterschiedlichen Steuersätzen und Umsatzsteuervoranmeldung vielleicht zunächst zurück. Doch keine Sorge: Vieles kann man lernen, für eine Menge Dinge gibt es Hilfsmittel in Form von Software und Vorlagen und außerdem gibt es dafür Fachleute, die ihr Wissen einbringen, wie Steuerberater*innen und selbstständige Buchhaltungskräfte.
In unserem Gastbeitrag von Billomat erwarten Dich folgende Inhalte:
1) Die Kleinunternehmer*innenregelung macht das Gründen deutlich einfacher
2) Rechnung schreiben als Kleinunernehmer*in
3) Kleinunternehmer*instatus für Gründer*innen: Die ersten Schritte
4) Achtung Umsatzgrenze!
5) Die Vorteile des Kleinunternehmer*instatus
6) Die Nachteile des Kleinunternehmer*instatus
7) Kleinunternehmer*innen und Steuererklärung(en)
Die Kleinunternehmer*innenregelung macht das Gründen deutlich einfacher
Die Kleinunternehmer*innenregelung soll die Buchhaltung und Steuererklärung für Unternehmen mit geringem Umsatz vereinfachen. Damit baut sie Hürden bei der Unternehmensgründung ab.
Der wesentliche Unterschied: Kleinunternehmer*innen, die nach Kleinunternehmer*innenregelung abrechnen, stellen ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer aufzuschlagen. Das dürfen sie nämlich nicht, weil sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Allerdings darfst Du nicht dem Glauben verfallen, Kleinunternehmer*inne seien von der Umsatzsteuer so richtig befreit. Sind sie nicht. Fast jede Warenlieferung oder Dienstleistung ist Umsatz- bzw. Mehrwertsteuerpflichtig, aber bei Kleinunternehmen wird auf diese Besteuerung verzichtet. So steht es im Umsatzsteuergesetz §19. Daher gehört auf jede Rechnung von Kleinunternehmer*innen ein Vermerk, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird.
Regelungen über Regelungen – habe ein wenig Geduld und kämpfe Dich durch. Wir helfen Dir gerne dabei. Du bist mit Deinen Fragen nicht allein. Die sieben häufigsten Fragen und Antworten zur Kleinunternehmer*innenregelung haben wir für Dich zusammengetragen.
Am meisten Spaß macht es aber natürlich Rechnungen zu schreiben. Was Du dort beachten musst, sehen wir uns im nächsten Abschnitt an.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer*in
Eine Kleinunternehmer*inrechnung sieht also ein bisschen anders aus als die Rechnung von Selbstständigen, die nach Regelbesteuerung abrechnen. Jede formal korrekte Rechnung muss Pflichtangaben enthalten.
Ohne Umsatzsteuer müssen diese Punkte in der Rechnung aufgeführt sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des*der Rechnungssteller*in
- Vollständiger Name und Anschrift des*der Rechnungsempfänger*in
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Beschreibung von Art und Umfang einer Dienstleistung
- Aufschlüsselung, was zu welchem Betrag abgerechnet wird
- Skonto und ähnliche im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt
- Hinweis auf Steuerbefreiung
- Steuernummer
Auf Rechnungen mit Umsatzsteuer sind diese Angaben verpflichtend:
- Vollständiger Name und Anschrift des*der Rechnungssteller*in
- Vollständiger Name und Anschrift des*der Rechnungsempfänger*in
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Beschreibung von Art und Umfang einer Dienstleistung
- Aufschlüsselung, was zu welchem Betrag abgerechnet wird
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Skonto und ähnliche im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt und der darauf anfallende Umsatzsteuerbetrag
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
Kleinunternehmer*instatus für Gründer*innen: Die ersten Schritte
Der erste Schritt in die Selbstständigkeit ist bei Vielen den Gewerbeschein zu beantragen. Wenn Du dafür – je nach Bundesland – beim Gewerbeamt oder einer örtlichen Stadtverwaltung vorstellig wirst, wirst Du sehen, dass anschließend einiges automatisch passiert. Das Finanzamt und die zuständige Kammer schicken Post. Eventuell wird ein Handelsregistereintrag nötig.
Bildende Künstler*innen, Publizist*innen, freie Lehrtätige, generell die freien Berufe und einige andere bilden eine Ausnahme: Sie brauchen weder Gewerbeschein noch Kammermitgliedschaft. Das Finanzamt lernen aber alle Selbstständigen bei der Gründung kennen: Wer sich als Freiberufler*in selbstständig macht, meldet sich am besten direkt dort.
Kleinunternehmer*instatus oder nicht, es gibt immer Daten, die das Finanzamt ermittelt. Darum muss jede*r Gründer*in einen Fragebogen zur Betriebseröffnung ausfüllen.
Kleinunternehmer*innenregelung oder freiwillig Umsatzsteuerpflicht ist einer der Punkte, die abgefragt werden. Wenn Du Dich für die Umsatzsteuer entscheidest, bindest Du Dich für mindestens 5 Jahre daran. Wenn Du die Kleinunternehmer*innenregelung in Anspruch nimmst, kannst Du das später ändern, auch wenn die Einkommensgrenzen nicht überschritten sein sollten. Dann bindest Du Dich auch wieder für mindestens fünf Jahre.
Tipp: Mehr zur Anmeldung Deines Kleingewerbes liest Du in unserem Logbucheintrag „Kleingewerbe richtig anmelden – so funktioniert es“.
Achtung Umsatzgrenze!
Ein Kleinunternehmen ist ein Start-up aus Sicht der Steuerbehörden bis zu einer Umsatzgrenze von 17.500 Euro. Umsatzgrenze heißt Umsatz – es ist nicht nur der Gewinn gemeint.
Achtung: Denn die Umsatzgrenze berücksichtigt auch, dass die Umsätze ja eigentlich umsatzsteuerpflichtig sind. Das bedeutet alle Einnahmen sind zuzüglich der geltenden Umsatzsteuersätze zu betrachten, auch wenn die Steuer gar nicht geflossen ist. Bruttoentgelte machen die Sache hier gerechter, denn so ist die Umsatzgrenze für alle gleich.
Zu den Spielregeln gehört: Im Vorjahr dürfen nicht mehr als 17.500 Euro umgesetzt worden sein, das laufende Jahr darf nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz bringen. Wer auch die 50.000er Grenze knackt, ist sofort raus aus der Kleinunternehmer*innenregelung. Für diejenigen, die in einem Geschäftsjahr zwischen 17.500 und 50.000 Euro liegen, ist ab dem nächsten Jahr die Umsatzsteuer Pflicht. (Stand 2015)
Die Vorteile des Kleinunternehmer*instatus
Wenn Du als Kleinunternehmer*in Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellst, hast Du folgende Vorteile:
- Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen machen.
- Du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
- Du musst keine Umsatzsteuererklärung machen.
- Deine Rechnungen enthalten Nettopreise. Das ist ein Vorteil, wenn Du für Endverbraucher arbeitest, die die gezahlte Umsatzsteuer nicht steuermindernd geltend machen können.
Die Nachteile des Kleinunternehmer*instatus
- Auf große Kunden wirken Kleinunternehmer*innenrechnungen unter Umständen wie … Kleinunternehmer*innenrechnungen. Wer sich auskennt weiß, dass ein Kleinunternehmen (noch) keine großen Umsätze macht. Je nach Branche kann das ein wenig das Image des Start-ups beeinträchtigen.
- Kleinunternehmer*innen dürfen selbst gezahlte Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben nicht als Vorsteuer ziehen. Als Kleinunternehmer*in zahlt man seine Rechnungen also brutto wie Endverbraucher*innen. Die Betriebsausgaben wirken sich erst in der Steuererklärung des Folgejahres steuermindernd aus. Dagegen wäre es über Umsatzsteuerpflicht und Vorsteuerabzug möglich schon im laufenden Jahr die Umsatzsteuer zu verrechnen.
Kleinunternehmer*innen und Steuererklärung(en)
Selbstständige müssen Steuererklärungen abgeben. Eventuell sogar mehr als eine.
Wnn Du als Kleinunternehmer*in beim Finanzamt geführt bist, füllst Du nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Einkommenssteuererklärung aus.
Umsatzsteuererklärung: Kleinunternehmer*innen, die keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, brauchen keine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Alle, die Umsatzsteuer erheben, müssen neben den regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen auch einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung einreichen.
Gewerbesteuererklärung: Gewerbesteuer fällt überhaupt erst ab einem Gewinn von 24.500€ Gewinn an. Für den sogenannten freien Beruf spielt sie gar keine Rolle. Das bedeutet für die meisten Kleinunternehmer*innen: „Betrifft mich (noch) nicht.“
Denn eins ist sicher: Der Kleinunternehmer*innenstatus macht den Anfang der Selbstständigkeit unter Umständen leichter. Doch der Plan ist bei den meisten, das Unternehmen ganz schnell aus den Kinderschuhen herauswachsen und die Kleinunternehmer*innenregelung hinter sich zu lassen. Damit das funktioniert, findest Du bei Billomat eine vollständige Checkliste rund um die Kleinunternehmer*innenregelung und hier eine Ausfüllhilfe für die Gewerbeanmeldung von Gründerschiff. Viel Erfolg.
Über den Autor
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online Buchhaltung für Kleinunternehmer*innen, Startups und KMU. Während seines Studiums gründete er sein erstes Unternehmen und weiß über die Bedürfnisse und Probleme von Existenzgründer*innen bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.