Grote kans dat je onderaan je e-mailberichten een e-mail disclaimer hebt staan. De kans is evenzo groot dat je deze geknipt en geplakt hebt van iemand anders, die het op zijn beurt geknipt en geplakt heeft van weer iemand anders. Er zijn maar weinig ondernemers die vooraf juridisch advies hebben ingewonnen. Maar waarom hébben de meeste bedrijven eigenlijk een disclaimer onder hun e-mailberichten staan? Wat is het doel, is het strikt noodzakelijk en maakt het nog uit wát je neerzet? Zo’n disclaimer onder je mail verdient immers niet de schoonheidsprijs en is daarnaast soms ronduit misplaatst.
Voor deze antwoorden heb ik mij gewend tot de juridisch specialisten van Ten Holter Noordam Advocaten. Dit advocatenkantoor met ruim honderd medewerkers heeft al jaren hun ICT beheer uitbesteed aan Campai.
Wat is een e-mail disclaimer?
Voordat we in de juridische argumenten duiken eerst nog even de definitie van een disclaimer. Volgens Wikipedia is dat: ‘een vrijwaringsclausule waarin iemand zijn of haar aansprakelijkheid in een bepaalde risicohoudende aangelegenheid of situatie afwijst of beperkt.‘ In een e-mail disclaimer staat meestal wat geadresseerde wel of niet mag doen met een e-mail en bijlage, dat de afzender niet aansprakelijk is en de e-mail en bijlage uitsluitend bestemd zijn voor de geadresseerde(n).
Een voorbeeld van een disclaimer:
“De inhoud van dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerde en kan vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Als u dit bericht onbedoeld heeft ontvangen verzoeken wij u het te vernietigen en de afzender te informeren. Het is niet toegestaan om een bericht dat niet voor u bestemd is te vermenigvuldigen dan wel te verspreiden. Aan dit bericht inclusief de bijlagen kunnen geen rechten ontleend worden, tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen. [Bedrijf] aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade en/of kosten die voortvloeien uit onvolledige en/of foutieve informatie in e-mailberichten.”
De juridische waarde van een e-mail disclaimer
Een disclaimer is (nog) geen overeenkomst maar een eenzijdige mededeling of uitleg. Voor een overeenkomst geldt dat alle partijen akkoord moeten gaan. “Maar het kan wel zo zijn dat een disclaimer een aanbod tot het aangaan van een overeenkomst inhoudt”, aldus Job Velthuizen, advocaat bij Ten Holter Noordam. “Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als je een mail krijgt met een offerte. Onder zo’n bericht kan bijvoorbeeld staan dat de algemene voorwaarden van de aanbieder van toepassing zijn. Of dat het bericht vertrouwelijk is en niet verder verspreid mag worden. Reageer je op die mail met ‘Akkoord!’ dan zullen in de regel zowel de algemene voorwaarden als de vertrouwelijkheid van het e-mailbericht tot de afspraken tussen partijen behoren.”
Een regel in de disclaimer heeft dus pas waarde als die is aanvaard door de ontvanger. Als je in het voorbeeld bijvoorbeeld had gereageerd met ‘Akkoord met de offerte!’, dan is het nog maar de vraag of de disclaimer onderdeel is van de afspraak. Je zou dan namelijk kunnen verdedigen dat je alleen de offerte (die als bijlage bij de mail zat) geaccordeerd hebt. En dus niet de disclaimer die onder de mail stond.
Wél of geen e-mail disclaimer?
We weten nu dat een e-mail disclaimer is bedoeld om ons te vrijwaren van aansprakelijkheden én om mensen te bewegen vertrouwelijk om te gaan met informatie. We hebben echter ook vastgesteld dat een disclaimer geen enkele juridische waarde heeft als die niet wordt aanvaard door de ontvanger. Hooguit informeert een disclaimer de ontvanger over ónze wensen en verwachtingen, maar lees jij de disclaimer in de e-mailberichten die jij ontvangt?
De conclusie die we hieruit kunnen trekken is dat een MKB-ondernemer met een gerust hart de disclaimer kan weglaten. Als je in een privacygevoelige branche werkt (bijv. advocatuur, biotech, gezondheidszorg) of als je twijfelt is het raadzaam om eerst juridisch advies in te winnen.
Uiteraard kan aan deze conclusie en dit artikel in het algemeen geen rechten ontleent worden.
Hoe voeg je een e-mail disclaimer toe
Heb jij zwaarwegende argumenten om wél een disclaimer mee te zenden en heb jij juridisch advies ingewonnen hoe die er dan zou moeten uitzien voor jouw organisatie, dan kun je die op meerdere manieren toevoegen. Je kunt de disclaimer tekst natuurlijk toevoegen aan je (html) handtekening in Outlook. Maar als je dan je mobieltje gebruikt om even snel een offerte te versturen zit de disclaimer daar niet bij. Het beste is om je IT beheerder te vragen om automatisch disclaimers te laten toevoegen aan ál je uitgaande mails. Dat doe je op je mail server.
Heb je Office 365 of een Exchange server dan kan je ook eens kijken naar Exclaimer. Een handige tool om een (html) handtekening en disclaimer toe te voegen aan ál je uitgaande mail, ongeacht welk apparaat of e-mailprogramma je gebruikt. Eenvoudig in te stellen en aan te passen zonder dat daar een IT-beheerder voor nodig is.
Wil je meer weten over het instellen van Exclaimer, een e-mail disclaimer of e-mail handtekening, neem dan contact met ons op via 079-3637050. We helpen je graag.
