Para algunos, la realización de facturas es una tarea sencilla. Pero para la gran mayoría de nosotros, es una tarea engorrosa en la que tenemos que perder mucho tiempo. Este tiempo se puede ahorrar a través de la digitalización del proceso de facturación; sin embargo, todavía sigue siendo algo complicado. Hoy veremos una buena aplicación web de facturación llamada Nutcache, completamente gratuita, que nos permite organizar y crear nuestras facturas. Veamos ahora cómo podemos usarla.
Esta aplicación web de facturación promete ser muy sencilla de usar, y una salvación para aquellos que tengan problemas en su gestión de facturas. Lo primero que tenemos que hacer es crearnos una cuenta en Nutcache, de manera gratuita. La información que se pide es básica: nombre, fecha de nacimiento, país, profesión, y la configuración de una contraseña. Al tratarse de datos financieros, recomendamos poner una contraseña bien fuerte. Tenemos que esperar a recibir un email de confirmación, para poder comenzar a usar Nutcache.
Ahora veamos de qué forma podemos hacer para usar esta aplicación web de facturación para facilitar nuestra vida. Primer paso: sumar una compañía:
Haciendo clic en el botón de Company tendremos que ingresar los datos principales de nuestra compañía o emprendimiento. De acuerdo con los datos que hayamos llenado cuando nos registramos, algunos campos se completarán automáticamente:
Ahora que terminamos de guardar nuestra compañía, podemos comenzar a trabajar con nuestras facturas. En primer lugar, podemos ingresar varias compañías, a través del botón verde de Add Company, pero además podemos editar en profundidad los datos de las compañías existentes, haciendo clic en el botón de Edit. En la barra superior, nos encontraremos con todas las acciones que podemos realizar dentro de la compañía: ventas, gastos, gestión de tiempo (algo así como una gestión de proyectos, por así decirlo), reportes, contacto y mantenimiento:
En la sección de Ventas tenemos tres opciones: facturas, estimados y pagos. Dentro de las facturas o Invoices, nos encontraremos con la posibilidad de crear una factura nueva:
Haciendo clic en el botón verde de Invoice, nos encontraremos con una nueva pantalla donde podemos personalizar nuestras facturas. Agregamos el nombre de la persona, que será extraído de nuestra lista de contactos (podemos sumar un nuevo contacto también desde el dropdown de su nombre, es muy sencillo), así como será extraída su información, y vamos sumando servicios y productos. Se respetará la moneda en la que se hizo la cuenta:
Al final de la pantalla nos encontraremos con tres botones. El central nos permite guardar la factura y también enviarla directamente a nuestro cliente de acuerdo con el correo electrónico que hayamos agendado en un primer lugar. Sino, también podemos guardarlas nada más y enviarlas más tarde.
Veamos ahora cómo sumar servicios o productos. Primero, para hacerlo tenemos que hacer clic en alguno de los botones azules. Cuando lo hacemos surgirá una nueva opción dropdown desde donde tendremos que seleccionar “agregar nuevo”.
Cuando hacemos clic seremos llevados a una nueva ventana donde podemos cargar un producto. Le asignamos un código, lo cual me parece fantástico, le ponemos una breve descripción, le ponemos un precio, impuestos, y ya está. Cada factura que hagamos a futuro podrá incluir este ítem y servicio, y nosotros no vamos a tener que cargarlo de nuevo:
Cuando seleccionamos un servicio o un producto, aparecerá dentro de la lista, y ahí podremos editar la cantidad que estamos vendiendo (o comprando, claro). Esto se irá modificando en el total y el subtotal, de acuerdo con impuestos, hasta que podamos enviar las facturas.
Nutcache tiene muchas funcionalidades más, pero nuestro propósito de hoy era mostrar cómo podemos crear una factura online fácilmente, de manera rápida. Una vez terminado el proceso de configuración, usar Nutcache debería ser rápido, con facturas listas y enviadas a los pocos minutos.