Essential Mail Only : pourquoi Emo est une bonne réponse au droit à la déconnexion ?

Le droit à la déconnexion fait la une de tous les médias avec l’entrée en application de la loi El Khomri au 1° janvier 2017. Emo propose une solution en remontant à la source du problème : les mauvaises habitudes des utilisateurs qui font exploser la masse d’e-mails à traiter dans une journée de travail surchargée.

Pourquoi reste-on connecté à son travail au-delà des heures de bureau ?

L’e-mail est le 1° outil de travail selon Pew Research Center  et l’outil numérique le plus accessible hors de l’entreprise : quel manager n’a pas ses e-mails sur son smartphone ou son ordinateur portable aujourd’hui ? Le manque de disponibilité pendant les heures de bureaux et l’augmentation dramatique des e-mails échangés font que le traitement des e-mails est la principale activité professionnelle en dehors des heures de bureau. En moyenne, tous les jours, un salarié reçoit 90 e-mails et en envoie 33 selon Radicati Group.

« Faire baisser le volume d’e-mails échangés dans l’entreprise est une stratégie pour réduire le besoin de connexion en dehors des heures de bureau. »

D’autres causes sont aussi à étudier : exigences du poste (activités internationales et horaires décalées), management inefficace avec comportement digito-toxique, collaborateur hyperconnecté, surcharge de travail, etc.

Dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques

D’après la loi, le droit à la déconnexion s’accompagne de la mise en œuvre de « dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques ». Cibler en priorité un dispositif concernant les e-mails est doublement avantageux :

• Contribution efficace au droit à la déconnexion
• Amélioration de la productivité et du bien-être des collaborateurs sur le lieu de travail.

Quand on sait que plus de la moitié (jusqu’à 80% selon les cas) des 123 e-mails échangés par jour par un collaborateur sont « inutiles », il semble urgent d’agir sur ce terrain. Gains possibles quantifiables : 2h30 par semaine. Chasser les e-mails inutiles, c’est libérer 13 jours de travail par an à vos collaborateurs !

Emo (Essential Mail Only) a été conçu par la startup toulousaine Essential Only pour rendre les utilisateurs plus efficaces sur la messagerie et leur rendre du temps perdu. Excellent moyen de contribuer au droit à la déconnexion car Emo constitue, de fait, un des « dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques ».

Comment Emo régule l’utilisation de l’e-mail ?

L’objectif est simple : comment passer moins de temps sur ses e-mails au travail ? Et par conséquence en dehors des heures de bureau. Deux axes de progrès évidents : avoir moins d’e-mails à traiter et passer moins temps par e-mail.

Réduction du nombre d’e-mails à traiter dans la journée.

Emo sépare les e-mails importants du flux quotidien : on se concentre sur l’essentiel, soit seulement entre 50% et 20% des e-mails. Et on peut rentrer chez soi tranquille, l’important est traité. Emo a écarté jusqu’à 80% d’e-mails inutiles. L’intelligence artificielle d’Emo lui permet d’apprendre ce qui est important pour un utilisateur ; Emo peut alors classer automatiquement les e-mails pour ne laisser dans la boite de réception que les e-mails importants, les autres étant écartés dans un dossier dédié.

Réduction des e-mails inutiles à la source

Emo injecte dans l’e-mail de l’intelligence ; il alerte l’utilisateur lors de l’envoi d’un e-mail inutile à un collègue grâce à un algorithme de prédiction d’intérêt. A l’utilisateur de confirmer cet envoi ou de retenir cet e-mail inutile. 

Réduction du temps de traitement de chaque e-mail

Emo intègre à Outlook une charte de bonne conduite qui permet à chacun d’écrire des e-mails mieux ciblés, plus clairs, plus précis, plus concis, plus pertinents. En retour, les destinataires passent 2 fois moins de temps à traiter leurs e-mails. Autre bénéfice : les e-mails bien conformes à la charte ont plus de chance d’avoir une réponse, même de la part d’un destinataire débordé.

Respect du droit à la déconnexion de ses collègues

Dans le cadre de la charte, Emo alerte l’émetteur quand il envoie un e-mail en dehors des heures de bureau et lui demande une confirmation avant l’envoi ou lui propose de différer l’envoi au lendemain matin.

Dispositif de régulation des e-mails : l'accompagnement Emo pour une démarche d’efficacité

Emo est proposé dans le cadre d’une démarche d’amélioration de l’efficacité de l’e-mail dans l’entreprise dont l’outil n’est que l’aboutissement.

Dans le cadre des négociations sur le droit à la déconnexion, la démarche Emo est pertinente sur plusieurs points :

• Sensibilisation aux impacts de l’e-mail : envoyer un e-mail mal conçu et mal ciblé va avoir des impacts sur les destinataires (productivité, stress, désagrément, perte de temps, équilibre vie pro/perso)
• Définition d’une charte de bonnes pratiques de l’e-mail : Emo permet de l’implémenter dans Outlook pour que l’utilisateur soit guidé dans la rédaction de son e-mail et apprenne ces bonnes pratiques.
• Définition d’horaires de travail par groupe d’utilisateurs : hors plage horaire, Emo propose de retarder l’envoi sinon demande une confirmation d’envoi.
• Statistiques d’usage : volume d’e-mails envoyés par plage horaire

Point de départ d’une réflexion sur l’efficacité des outils numériques et de l’e-mail, les étapes clé de cette démarche conduisent à :

• sensibiliser aux impacts nocifs des e-mails
• définir des règles d’usage et de bonne conduite puis les faire adopter
• réduire les e-mails inutiles à la source
• identifier les comportements digito-toxiques pour en réduire les effets et la propagation dans l’entreprise
• proposer du coaching aux personnes en difficulté avec les e-mails (comportements toxiques, hyperactivité sur l’e-mail, débordées par les e-mails, etc.)

L’arrivée du droit à la déconnexion est une chance pour les entreprises françaises

Malgré toutes les critiques d’un passage par une loi, de casse-tête organisationnel voire administratif et juridique, l’intérêt majeur de cette loi est d’obliger les entreprises à réfléchir au problème de l’efficacité des outils numériques sous l’angle de l’usage.

Trop d’entreprises se voilent la face et évitent ce sujet : elles courent à l’asphyxie par surabondance d’information (ou infobésité). Malgré ses outils numériques, l’humain n’est pas toujours en capacité à décider vite car ces outils le submergent d’information qu’il faut analyser. Caroline Sauvajol-Rialland traite très bien cette question dans ses conférences et son livre ‘Infobésité’.

Je reste optimiste car je vois des entreprises qui au travers de leur DRH, de leur CHSCT, de leurs projets de transformation digitale, d’adoption de nouveaux outils numériques (réseaux sociaux, etc.) traitent enfin l’efficacité de l’e-mail en parlant « usage » et non plus « technique » ; j’encourage les DSI à rejoindre et accompagner ce mouvement dont ils pourraient même être à l’initiative.