Virtueel Ziekenhuis: 5 succesfactoren

Portalitis. Kent u deze ziekte al? De ziekte komt nog weinig voor, maar heel Nederland dreigt ermee besmet te raken. Bij portalitis heeft iedere zorginstelling een eigen patiënten portaal. Niet dodelijk, maar zonder de juiste aanpak gaan patiënten er veel last van krijgen. Het medicijn: digitaliseer strategisch en niet ad hoc ! Bestuurders bouw de komende jaren aan uw Virtuele Ziekenhuis. Ik probeer u op weg te helpen met vijf succesfactoren die van belang zijn bij de ''bouw'' van een Virtueel Ziekenhuis.

Veel meer Nederlandse ziekenhuizen moeten een patiënte portaal hebben. Dat was de overheersende reactie op het onderzoek van Nictiz (onderzoek). Want ‘slechts’ een kwart van de ziekenhuizen heeft een portaal. Dat is met alle beschikbare technologieën toch veel te weinig? Ja, helemaal eens. Echter: een portaal is slechts de voordeur voor patiënten naar het achterliggende ziekenhuis en zorgketen. Ziekenhuizen moeten fundamenteel nadenken over het end-to-end digitaliseren van de zorg. Niet als ziekenhuis alleen, maar in de regio met patiënten, zorgprofessionals en alle partners in de zorgketen. Want geen patiënt gaat inloggen op al die losstaande portals van ziekenhuizen, VVT-instellingen, huisartsenposten en soms ook gemeentes.

   Wat is een Virtueel Ziekenhuis

De traditionele wijze van denken en financieren in stenen bij (ver)bouwplannen en het zorgverlenen zit stevig ingemetseld. Toch is er langzaam maar zeker bij bestuurders iets aan het veranderen. De noodzaak en het besef aan urgentie om óók de virtuele vierkante meters mee te nemen groeit. Aan een (nieuw) ziekenhuiscomplex kleven hoge kapitaallasten. Die lasten worden onverantwoord hoog als het gebouw niet volledig wordt gebruikt. De kans dat dat gaat gebeuren, groeit. Ziekenhuizen kunnen het met steeds minder ruimte af omdat meer zorgzaken digitaal gaan verlopen. Daarbij is de patiënt van nu is een andere dan die van gisteren. Gupta geeft aan dat 46% van alle ziekenhuispatiënten in Nederland naar huis kunnen worden gestuurd om thuis in plaats van het ziekenhuis zorg te ontvangen (onderzoek). De trend beweegt zich van ‘’wachtkamer’’ naar ‘’huiskamer’’. Speelt u als bestuurder daar niet op in, dan komt uw ziekenhuis vroeg of laat vanzelf in de problemen.

Een virtueel ziekenhuis is meer dan een portaal met enkele functionaliteiten om als patiënt zelf iets vanuit huis te regelen. Een écht virtueel ziekenhuis smelt naadloos samen met uw ‘offline’ ziekenhuis. Wat houdt een virtueel ziekenhuis precies in? Zelf omschrijf ik virtuele zorg altijd breed:

‘Het leveren van zorg door gebruik te maken van technologie en telecommunicatie, ongeacht locatie en afstand en (soms) tijd’.

    Vijf succesfactoren bij de ''bouw'' van een Virtueel Ziekenhuis

De afgelopen jaren ben ik nationaal en internationaal betrokken geweest bij zorgdigitaliseringstrajecten. Wat opvalt is dat zorgorganisaties die wereldwijd worden gezien als ‘’virtueel’’ succesvol een aantal overeenkomsten met elkaar hebben. Ik heb geprobeerd deze overeenkomstige succesfactoren in kaart te brengen.

# 1 Front to back

Start bij de patiënt, zonder voorbij te gaan aan de belangen van de zorgprofessional. Elke strategie begint en eindigt met het begrijpen wat de patiënt nodig heeft in elke stap van hun zogenaamde patient journey. Zorginstellingen met succes hebben deze ‘’reizen’’ stap voor stap uitgewerkt. Tevens leren ze van elke fysieke en virtuele patiënt interactie. De ‘’systemen’’ worden op basis daarvan continu aangepast. Klaar bestaat niet en het stopt niet aan de voorkant. De beste ‘’virtuele’’ zorgorganisaties hebben hun zorgportaal/systeem en alle dataverzamelingen verbonden met de systemen en processen aan de achterkant. Denk aan zorglogistiek, planning, kwaliteit en veiligheid.

  #2 Commitment

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor ‘’virtueel’’ succes is commitment vanuit de leiding en medische staf, een samenhangende strategische visie en doorzettingsmacht. Bij succesvolle organisaties doet iedereen mee van hoog tot laag, van specialist tot de verpleging. Duidelijke en consistente communicatie is belangrijker in de motivatie dan het uitvoeren van grote projecten met heel veel resources. Met geïsoleerde en onsamenhangende pilots, her en der uitgevoerd en tijdelijk gefinancierd vanuit verschillende potjes gaat u het niet redden. In alle activiteiten moet worden gestreefd naar schaal.

  #3 Klinische prioriteiten   

 Steeds meer ziekenhuizen zijn bezig keuzes te maken waarin ze willen excelleren. Daarbij wordt de kennis, capaciteit en kunde meer en meer geconcentreerd, al dan niet in Centers of Excellence en/of Zorgnetwerken. Denk aan chronische-, electieve- en acute-zorg. Succesvolle ‘’virtuele’’ zorgorganisaties hebben hun ‘’virtuele’’ zorg afgestemd op de klinische prioriteiten. Al dan niet gesegmenteerd naar patiëntengroepen waar de meeste financiële- en gezondheids-winst te behalen valt. Het is raadzaam om u als ziekenhuis virtueel te specialiseren op een van de gebieden waarop u de beste wil zijn. Wilt u voorop lopen met cardiologische zorg? Start daarmee en rol het virtuele concept daarna uit voor andere specialismen. 

  #4 Virtueel en fysiek zijn één

Succesvolle ‘’virtuele’’ zorginstellingen zien virtuele en fysieke zorg als één geheel. Niet als twee verschillende kanalen. Dat klinkt logisch en eenvoudig maar in de praktijk is dat het niet. De winnaars in de retailsector hebben online en offline naadloos gecombineerd. Denk aan Coolblue en Apple met zowel fysieke als online winkels. V&D hield vast aan het traditionele winkelconcept. We weten allemaal hoe dat is afgelopen. De banksector is ook een mooi voorbeeld. Mensen regelen meer bankzaken vanuit huis en hoeven voor minder zaken naar het bankgebouw toe. Zo moeten ziekenhuizen het ook benaderen.

  # 5 ''Virtueel'' Medisch Service Centrum

Zeer opvallend is dat succesvolle ‘’virtuele’’ zorginstellingen beschikken over een goed georganiseerd centraal ‘virtueel service center’. Een dergelijk centrum beantwoord vragen en monitort patiënten op afstand. Het centrum wordt bemand door speciaal opgeleide zorgprofessionals en bestrijkt de gehele zorgketen. Daarbij worden ‘’reguliere’’ artsen en zorgprofessionals ontlast en patiënten professioneel en snel geholpen. Het opzetten van een dergelijk centrum is kostbaar, complex en vraagt schaal. In Nederland is er naar mijn mening slechts plaats voor 3 tot 5 van deze centra. Ziekenhuizen en andere instellingen in de zorgketen moeten bereid zijn dergelijke centra met elkaar te delen. 

       Financiering

Eén van de redenen waarom zo weinig virtuele heipalen structureel de grond in gaan, is de manier waarop we de zorg in Nederland hebben georganiseerd en gefinancierd. Een ziekenhuis kan, zij het niet eenvoudig, financiering krijgen voor tastbare investeringen zoals nieuw- of verbouw. Het financieren van een totaalconcept van een fysiek en virtueel ziekenhuis komt naar mijn weten niet voor. Daarbij heeft de Nederlandse overheid primair een houding van ‘’faciliteren’’ aangenomen. In tegenstelling tot diverse andere landen schrijven zij (nog) niets dwingend voor. Wellicht dat de EUR 105 miljoen die in de miljoenennota is opgenomen voor het Versnellingsprogramma Informatieuitwisseling Patiënt en Professional (VIPP) daar verandering in brengt. Wat tevens in Nederland opvalt is dat individuele zorgprofessionals en zorgorganisaties zeer bereid zijn te innoveren. De externe financiële prikkels om over de keten heen op te schalen en te veranderen ontbreken echter. Daarnaast bestaat er in tegenstelling tot bepaalde landen nog geen ‘’volwassen’’ consumentenmarkt.

Mijn conclusie is dat zorginstellingen en marktpartijen op dit moment zelf actie moeten ondernemen. In het geval van het virtuele ziekenhuis door alle partijen die nodig zijn om een virtueel ziekenhuis te bouwen bij elkaar aan tafel te zetten. Bij voorkeur dient dit te gebeuren op regionaal niveau. Dat is nodig voor de uitrolbaarheid én het bevordert de snelheid.

Bij het ontwerp en de bouw van een virtueel ziekenhuis raad ik aan een experimentele aanpak te hanteren en continu te testen. Dit zodat het virtuele ziekenhuis altijd in lijn is met wat patienten en zorgprofessionals wensen. Experimenteer en doe dit zo dat daarna kan worden opgeschaald. Ook vanuit breder perspectief zijn uitrolbare experimenten essentieel. Begin met een regionaal proefproject, die daarna over de regio kan worden heen getild. Het heeft geen enkele zin om twee jaar te denken en op basis daarvan te streven naar perfectie. Een succesvol virtueel ziekenhuis bouwt u niet van de ene op de andere dag.

  Geloof in de noodzaak

Weet u nu dé manier om een virtueel ziekenhuis neer te zetten? Nee. Dé manier bestaat niet. De beste bouwmethode gaan we de komende tijd met zijn allen verkennen, maar u weet nu wel welke bouwmaterialen en bouwvoorwaarden vereist zijn. Natuurlijk, er zijn meer voorwaarden. Aandacht besteden aan security en privacy. Concurreer op zorg en niet op IT. Voor het gemak zie ik dat even als vanzelfsprekendheden. De eerste prioriteit is nu dat de zorg gelooft in de noodzaak om te investeren in virtuele zorg. Want wie nu nog in stenen denkt en niet in virtuele concepten, is er straks niet meer.

Wederom wens ik u veel ''digitale'' wijsheid toe