La importancia de la fase previa a la contratación y las cláusulas contractuales de acuerdo a las necesidades del cliente

Estamos en un entorno eminentemente tecnológico, donde la sociedad se desenvuelve diariamente con dispositivos que necesitan de la implantación de determinados softwares para realizar las actividades más cotidianas. Las entidades mercantiles, independientemente de su tamaño o modelo organizativo, no son ajenas a este hecho. No se concibe hoy día una empresa que no use la tecnología en mayor o menor medida. En algunas empresas la tecnología se instauró hace años, por lo que sólo deviene ahora en necesidad el seguir avanzando y actualizándose en este aspecto. En otras empresas, la tecnología se ha instaurado hace poco, o incluso, en el peor de los casos, se encuentra en trámites de instauración.

Tanto para unas como para otras empresas, ante la necesidad de ser cada vez más eficaces, se hace preciso en algún momento desarrollar un sistema de software personalizado que cubra las necesidades de su negocio. Lo que antes parecía coto exclusivo de empresas multinacionales o nacionales de gran músculo financiero y comercial, se ha convertido en algo común para todas. Y es aquí donde la problemática se manifiesta de forma más evidente, tanto para las compañías dedicadas a la implantación y ejecución de la herramienta informática correspondiente, como para las empresas que contratan este tipo de proyectos.

Este tipo de contratos, cuyo objeto es la obtención de un resultado consistente en la completa y satisfactoria implantación del programa informático, adaptándolo a las necesidades y funcionalidades del cliente, se concibe por la jurisprudencia como un contrato de arrendamiento de obra (STS. 19 de enero de 2005 EDJ 2005/3641, 12 de julio de 2002 EDJ 2002/27775, 8 de octubre de 2001 EDJ 2001/32282, y 25 de mayo de 1988, entre otras muchas) que se caracteriza porque la prestación va dirigida a un resultado, sin tener en consideración el trabajo o actividad desplegada. En definitiva, es un contrato “llave en mano”, de modo que cuando no se obtiene el resultado pretendido se presume la deficiente ejecución de la obra pactada.

Habitualmente esto conlleva que la empresa que realiza el proyecto, deba devolver a quien le ha contratado, cuantos importes haya abonado y que no le hayan reportado ninguna utilidad, v.g. pagos por la ejecución del proyecto.

No obstante, los juzgados están yendo más lejos, al tratarse de contratos muy específicos en los que es precisa la información que se proporciona al cliente en la fase previa a la contratación y en los que el cliente en muchas ocasiones es desconocedor de la materia que está contratando. Y es que, se precisan especiales conocimientos técnicos para poder determinar las prestaciones o para proceder a la instalación del producto, por lo que la persona que realiza el proyecto debe realizar las funciones de asesoramiento al cliente con respecto al tipo de prestaciones que obtendrá del producto que recibe, y si ésta se adapta a sus necesidades y en definitiva a lo pretendido por el adquirente. 

De ahí que se haya abierto la posibilidad a que la indemnización por el incumplimiento se amplíe también a otros daños y perjuicios, como son los pagos que se hayan tenido que realizar a otra compañía para que ejecute el software previamente contratado a la parte incumplidora, la ineficiencia y exceso de carga de trabajo producida como consecuencia de la falta de implantación del sistema, la pérdida de ventas y daño a la imagen de la compañía frente a clientes, competidores y matriz, según recoge una reciente sentencia del Juzgado de Primera Instancia número 18 de Madrid.

Es por ello por lo que se hace estrictamente necesario regular y revisar la contratación de estos productos. La forma de hacerlo por parte de las empresas que ejecutan este tipo de herramientas es: 

  • Establecer protocolos internos para que la información proporcionada a los potenciales clientes o clientes en la fase previa a la contratación sea clara y
  • Desarrollar un clausulado contractual que refleje correctamente las necesidades del cliente, las incompatibilidades del sistema y/o las parametrizaciones que se pretenden alcanzar, vinculando a ambas partes en el resultado final.

Estas medidas permitirán clarificar las posibilidades de cada proyecto y las necesidades de cada cliente, lo que hará que las relaciones entre las partes estén mejor reguladas, sean más previsibles y se minimicen los riesgos de la concurrencia de incumplimientos contractuales con la consiguiente necesidad de indemnización.