El libro de registro de compras y gastos es otro de los libros obligatorios que tienen que presentar los trabajadores por cuenta propia. En el mismo se anotarán, a nivel diario todas las compras y gastos relativas a la actividad de la empresa con el siguiente detalle: número de anotación, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, concepto e importe, con separación del I.V.A. soportado.
Hay que tener en cuenta que este libro de gastos, según asegura cursos.com, va a hacer referencia a todas aquellas compras de las que no dispongamos de factura, pero sí un ticket de caja o justificante del banco. Aquí pueden incluirse elementos como:
- Las cuotas a la Seguridad Social.
- Ticket por un café o comida de negocios.
- Compra de material de oficina, si no nos han dado factura.
El gran problema que plantea el libro de gastos es que no siempre es fácil justificar que un determinado gasto está relacionado con nuestra actividad. Es decir, si presentas un ticket de haber comido en un restaurante con un cliente, es difícil demostrar que dicha comida fue efectivamente por razones de trabajo.
Por este motivo, los expertos en contabilidad aconsejan no abusar mucho del libro de gastos. Y, preferiblemente, solicitar siempre factura de las compras de bienes que realicemos para poder justificar más fácilmente nuestras compras.
Este libro tendría que incluir:
- El número del recibo
- Nombre del proveedor o razón social
- NIF o CIF del mismo
- El importe
- La imputación que te puedes desgravar
- El tipo de gasto
- El concepto.
Generalmente hay bastante confusión en Internet con respecto a este libro; en muchos sitios simplemente lo incluyen dentro del libro de facturas recibidas. No obstante, está entre los libros de contabilidad para autónomos y debe llevarse un registro aparte, ya que sólo se compone de recibos.
Por lo tanto, en este libro deben estar anotadas todas las facturas de gasto o compras relacionadas con la actividad económica. Hay que tener en cuenta, en lo que a los gastos deducibles de los autónomos respecta, que no es poisible incluir como gasto facturas de compra de ropa o los tickets del cine.
En este libro no es necesario seguir estrictamente un orden de fechas y número de facturas. Al fin y al cabo el deducir gastos es un derecho, no una obligación como en el caso de los ingresos. Es posible, en esta situación, incluir a posteriori en el siguiente trimesre algún gasto que se nos haya olvidado.
Cómo se clasifican los gastos
El autónomo sabe en todo momento cuales son los ingresos que está generando su actividad gracias al libro registro de facturas emitidas, pero con ésto sólo tenemos la mitad del trabajo. Para llevar una contabilidad completa nos falta la otra parte: los gastos.
El autónomo, tal y como recomienda infoautonomos, tiene que controlar todos aquellos gastos necesarios para la obtención de los ingresos, ya que solamente mediante un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.
Antes de analizar cómo deben clasificarse y contabilizarse estos gastos debemos tener en cuenta una apreciación de notable importancia. Para que un gasto pueda ser considerado como deducible fiscalmente debe cumplir dos requisitos:
- Estar afecto a la actividad (es decir, producirse debido al desarrollo de la actividad)
- Ser necesario para la misma
Estos dos criterios a veces pueden ser difíciles de apreciar pero siempre deberemos considerarlos desde el principio de prudencia. Este simple consejo nos evitará disgustos con la Agencia Tributaria en caso de que nos inspeccionen e investiguen nuestras declaraciones.
Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:
- El libro de registro de facturas recibidas
- El libro de registro de bienes de inversión
- El libro de registro de gastos
Qué entendemos por gasto
El gasto es una salida de dinero que no es recuperable, a diferencia del costo, que sí que lo es, ya que la salida tiene lugar con la intención de obtener una ganancia y esto lo hace una inversión que es recuperable. El costo es una salida de dinero y además se obtiene una utilidad por ello.
Por lo tanto, entendemos por gasto, el dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar su derecho sobre un artículo o a recibir un servicio. Sin embargo, hay bultos y diferencias entre el dinero que destina una persona (porque ella no lo recupera) del dinero que destina una empresa. Porque la empresa sí lo recupera al generar ingresos, por lo tanto no lo gasta sino que lo utiliza como parte de su inversión.
En contabilidad, se denomina gasto o egreso a la anotación o partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de una sociedad o persona física. Se diferencia del término costo porque precisa que hubo o habrá un desembolso financiero. Asimismo, el gasto es la inversión necesaria para administrar la empresa o negocio, ya que sin eso sería imposible que funcione cualquier ente económico. El gasto se recupera en la misma medida que el cálculo del precio de la venta del bien o servicio se tenga en cuenta.
Utilidad del libro de gastos
El libro de gastos, tal y como explica serautonomo.net, nos ayuda a llevar la cuenta de los gastos que se realizan diariamente y, además, nos permite un control para luego desgravar todos los gastos que tenemos derivados del negocio. Por ejemplo, es aquí donde introduciremos algunos gastos como la cuota de autónomos, los tickets del taxi, de comida con el cliente, de gastos de papelería, etc.
Cabe remarcar la importancia de que estos gastos desgravan, siempre que deriven realmente de la actividad. Tal y como hemos mencionado anteriormente, no es posible desgravar gastos de uso personal, por lo que nuestra recomendación es no abusar de este tipo de gastos. Habitualmente es difícil marcar el límite de hasta dónde se pueden considerar gastos de la actividad y la línea que marca la diferencia suele ser muy fina.
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