- ne pas impliquer le secteur des TI
- ne pas réviser votre modèle de livraison des services RH
- minimiser l’expérience client
- négliger la commercialisation du portail
- oublier de mesurer le succès de votre projet
Dans le présent article, nous vous indiquons plutôt cinq facteurs de succès, considérés comme de bonnes pratiques, du déploiement d’un portail RH.
1. Faire une analyse des besoins d’affaires et des impacts
La première raison de déployer une solution libre-service est d’optimiser la livraison des services RH, en démocratisant l’accès à l’information et aux transactions pour les employés et les gestionnaires. Assurez-vous de bien noter vos besoins en termes de processus d’affaires, de valider les modifications qui seront apportées dans le cadre des activités courantes de travail et de bien identifier les impacts pour mieux les communiquer aux parties concernées. L’objectif est d’automatiser le plus possible, sans erreur, et non de complexifier le travail par une mauvaise évaluation des données obtenues.
2. Avoir une vision à long terme de l’évolution du portail
Ce projet sera toujours en évolution. Commencez avec une idée de votre portail de base, puis imaginez que vous incluez petit à petit toutes les facettes des relations avec les employés. Par la suite, établissez vos priorités par portion de projet dans le cadre de la mise en place de votre portail. Il ne sert à rien de bousculer toutes les activités quotidiennes du service des ressources humaines si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour mener à terme un projet grandiose. Commencez par les transactions les plus simples et plus couramment déployées visant les employés pendant que vous établissez les structures technologiques nécessaires à mettre en place. Vous aurez alors plus de temps pour vérifier la structure organisationnelle, plus critique pour les gestionnaires en ce qui concerne l’utilisation de transactions libre-service.
3. Adapter la solution selon la main-d’œuvre de l’entreprise
Si les employés travaillent de la maison, offrez-leur la possibilité d’accéder au portail via une connexion sécurisée. Si la majorité est équipée d’un sans-fil intelligent, songez à offrir la possibilité de consulter l’information et d’effectuer de transactions avec une application spécialement développée. Vous continuez d’offrir des services aux retraités de l’entreprisse? Pourquoi ne pourraient-ils pas accéder aux services RH depuis le confort de leur maison?
4. Implanter une solution d’authentification unique
Avant d’aller de l’avant, insistez pour offrir une solution d’authentification unique (SSO pour Single Sign-On) pour que le portail RH reconnaisse automatiquement l’employé et que celui-ci ait directement accès à ses données sans s’authentifier à nouveau. Devoir s’identifier plusieurs fois empêche les gens d’utiliser davantage les services offerts. Si votre organisation est en voie d’effectuer une gestion des accès TI selon les meilleures pratiques, l’authentification unique est probablement plus rapprochée que vous ne le croyez.
5. Réviser l’architecture RH
Votre architecture RH est-elle adaptée au projet du portail RH? Utilisez-vous actuellement plusieurs systèmes afin d’administrer les avantages sociaux et les régimes de retraite, le traitement de la paie, les formations offertes ainsi que les informations personnelles des employés? Un projet de portail RH est un bon moment pour réviser si l’architecture permet de présenter rapidement les données aux employés. Sans cette révision, l’information devra peut-être circuler à travers plusieurs bases de données différentes : pensez à l’entretien que ceci nécessitera (problème de langage informatique, sécurité, suivi des mises à jour des systèmes, etc.).
Conclusion
L’investissement en temps, en ressources et en argent lors du déploiement d’un portail RH est trop important pour louper le projet par de petites erreurs de parcours. Effectuez bien vos devoirs avant de vous lancer; une bonne planification assurera des retombées au niveau de la qualité offerte aux clients, du service rendu et de la productivité.
Émilie Villemure, CRIA, M. Sc., est consultante en systèmes et processus d'affaires RH chez Horizons RH inc. On peut la joindre par téléphone [514- 979-8105] ou par courrier électronique [emilie.villemure@horizonsrh.com]. Site web : www.horizonsrh.com
