Los KPI´s – Medición en las personas ¿qué es lo que realmente importa?

Hace unos días atrás, recuperaba del blog, La mejora de los procesos y la Optimización en la rotación del inventario para aumentar el (ROII) retorno de la inversión.

“Cuando esperas tanto que te valoren los demás es porque no te valoras tu mismo ” Juan Carlos Valda

El pasado enero del 2014 os abría el blog con un artículo donde hablaba de la importancia de la resolución de conflictos y como estos podían generar que todos los índices KPI´s (Key Performence Indicators) de la empresa pudieran afectar en el ecosistema de ella misma:

“Dado que si se producía de forma encubierta, detectado por los (Kpi´s) de producción, así mismo, como todos los indicadores de una bajada de productividad, pasividad y falta de motivación entre los trabajadores íbamos a tener un problema real, y más en la situación que la empresa estaba empezando a sufrir, la crisis económica que al final ha encarecido y afectado a más empresas.”

Hoy vamos a partir de la base que lo que podrían ser un claro ejemplo de los Kpi´s de la cadena de suministro al completo, para ello, los enumeramos para ver la gran cantidad de puntos a analizar, dónde la intervención del ser humano siempre está presente, no pondré las formulas porqué ya existen libros de texto, cursos, webs, como digo yo cada maestrillo tiene su librillo y más cuando llevas muchos años realizando el mismo trabajo:

Para entender un poco de lo siguiente sin ser expertos, podríamos decir que la palabra logística proviene del término “logistikos”, término usado en el siglo VII A.C., que significa “diestro en el cálculo” o “saber calcular”. En Grecia en el año 489 A.C., ya se usaba la palabra logística, y esta definía el “hacer algo lógico”, fue introducida en Europa por el barón de Jomini en su obra titulada Compendio del arte de la guerra o Précis de l’Art de la Guerre: Des Principales Combinaisons de la Stratégie, de la Grande Tactique et de la Politique Militaire como una de las tres partes del arte de la guerra ” La tercera (parte del Arte de la Guerra) es la logística o el arte práctica de mover los ejércitos, los pormenores materiales de las marchas y formaciones y el establecimiento de los campamentos y acantonamientos sin atrincherar, en una palabra la ejecución de las combinaciones de la estrategia y la táctica sublime”

Los Kpi´s en la fase de Compras o abastecimiento:

1. La rotación del Inventario del Producto Terminado.

2. Las roturas de Stock de las Materias Primas no Planificadas.

3. Los errores de previsión de demanda que nos podamos encontrar.

4. La rotación del Inventario de las Materias Primas.

5. El coste medio de pedido o orden de compra.

6. El plazo de aprovisionamiento o de llegada de la mercancía (Lead Time).

7. El coste porcentual de las materias primas sobre el total de ventas.

8. El plazo medio de pago que tengamos estandarizado.

9. El cumplimiento de plazos en tantos (%).

10. El coste del transporte medio unitario.

11. El porcentaje del coste de transporte sobre las ventas.

12. Mix de Carga (Volumen por el medio de transporte usado entre el volumen total expedido por el 100%).

13. El porcentaje de errores que podamos tener en facturación.

14. Coste por Kilómetro.

15. Coste de transporte por kilogramo movido y por modalidad.

16. Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total.

17. Entregas a tiempo (%).

18. Envíos no planificados (urgentes %).

19. Envíos por pedidos.

20. Rotación de Inventario de Materias Primas.

21. Entregas Completas.

22. Documentación sin problemas.

23. Costo medio de gestión de pedidos.

24. Tiempo del ciclo de pedido.

Aquí podríamos poner todos los KPI´s de Producción dependiendo del sistema que se usara tanto para la producción como el aprovisionamiento, si se usa los métodos LEAN, Kaizen, Kaiden, etc…

En cuanto a la distribución y logística podríamos además sumar los siguientes Kpi´s:

1. Productividad en volumen de producto o stock movido.

2. Productividad de entradas al almacén sobre el coste de la mano de obra

3. Productividad de salidas del almacén sobre el coste de la mano de obra

4. Productividad referente a unidades logísticas procesadas durante el proceso de “picking”.

5. Porcentaje de utilización del espacio en el centro de distribución o almacén.

6. Unidades procesadas por metro cuadrado.

7. Relación porcentual entre los costos de operación del CEDI (centro de distribución es una infraestructura logística en la cual se almacenan productos y se dan órdenes de salida para su distribución) y las ventas.

8. Plazo de envío al o desde el centro de Distribución, almacén o almacenes.

Las Características de los indicarores de desempeño.

• Los KPIs debemos de relacionarnos con la visión, misión, estrategia de la empresa y los factores de competitividad de la propia organización que nos distinga de las demás empresas.

• Los KPIs debemos de enfocarlos en el método para saber cómo conseguir los resultados, no tanto en los resultados finales que obtengamos.

• Los KPIs debemos enfocarlos en la acción y estos han de ser significativos: de tal manera que los trabajadores podamos mejorar el resultado de los indicadores mediante nuestro trabajo.

• Los KPIs deben ser comparables y coherentes, en la medida de lo posible deben ser estándar para permitir evaluaciones comparativas (benchmarking) entre diversas organizaciones.

Si miramos y analizamos de forma muy abstracta los datos, y no incluimos la mano de obra del ser humano estos siempre darán error, aunque usemos al máximo programas tipo ERP o MRP, todos por muchas variables de cálculo que usemos y indicadores poniendo un tanto % de cálculo en ellas para posibles pérdidas, estos darán fallo. Como hemos comprobado, en todos estos ejemplos de Kpi´s podemos ver que son una gran cantidad de puntos a tener en cuenta para analizar el desempeño, productividad, excelencia del trabajo, pero como digo anteriormente, no contamos con el ser humano.

La idea de KPI son intoxicantes y de manera seductora creemos en ellos como algo estándar o algo que nos puede aproximar a la realidad de la situación. El argumento: “Si no se puede medir, no importa” produce la antítesis: “Si se puede medir, se debe importar.” La realidad es que ambas afirmaciones son parcialmente ciertas. En algún lugar en el medio se encuentra lo que es realmente práctico y eficaz.

Para probar este punto, tratamos de medir el valor de una sesión de cosquillas saludable con uno de los miembros de la familia más jovencitos, los niños. No lo podemos medir exactamente, pero definitivamente importa. En el entorno empresarial, si nos sentimos que nos valoran, o valoramos a las personas de nuestros equipos, podemos hacer o sentirnos como si floreciéramos como seres humanos, debido a la calidad de nuestro entorno de trabajo, el cual también es difícil de medir. Esto absolutamente es importante. Como cuestión de hecho, el rendimiento de la calidad depende de ello.

El mayor problema con el rendimiento KPI es que definimos lo que debemos llevar a cabo con el fin de tener un rendimiento satisfactorio. Lo que no definimos es cómo hacerlo. Esta sería nuestra intención de lo que queremos hacer para llevar a cabo la acción en nuestra cultura organizacional. Si nuestros KPI´s de rendimiento no están alineados con nuestra cultura, nuestra cultura siempre perderá.

Otro problema con el rendimiento KPI es que las personas desconocen o están ciegas a la actividad auxiliar que requerimos realizar mediantes acciones para alcanzar la excelencia. Claro que si conociéramos el KPI rendimiento, este podría ser un dato negativo ya que podría dejar una estela de destrucción a nuestro paso para lograrlo.

Dado que diferentes factores podrían ser la merma que el cálculo en si podría dejarnos al no tenerlos en cuenta, dado que son intangibles dentro de la empresa como son: Políticas de oficina. El comportamiento no ético. Falsedad o mentira pura y simple. Todos los resultados son potenciales para centrarnos únicamente en el rendimiento. Esto es especialmente cierto con los proverbiales “objetivos ambiciosos”.

La realidad es que ignoramos que en todo esto encontramos que los seres humanos que prosperan son naturalmente productivos. Ellos están sanos (física, emocional y psicológicamente) y si tenemos la energía, la motivación adecuada y la capacidad para llevar a cabo las cosas, podemos llegar hacer cosas más increíbles aún. Un enfoque en el crecimiento, sin abordar la salud es un cáncer. Un enfoque en la salud, como es natural se traduce en crecimiento. Es un principio biótico simple.

Es importante disponer de normas – como indicadores clave de rendimiento – sin embargo, esas normas deben apoyar y exponer la excelencia, no restringir ideas y flexibilidad para lograr la excelencia.

Cuando hacemos esto último, que el acceso directo del valor traído por el potencial humano del talento en nuestra organización. Un único enfoque en el rendimiento asume la forma prescrita, según lo definido por el KPI, es la única y mejor manera de proporcionar valor a partir de una perspectiva de rendimiento.

El reto de proporcionar sólo las métricas basadas en el rendimiento es que hacemos recaer la responsabilidad de lleno en el empleado en beneficio de la organización. Hay poca responsabilidad puesta sobre la organización en beneficio del empleado. La relación empleador-empleado es simbiótica, no uno donde el empleador asume el papel de un benefactor que engatusa la cooperación de los empleados a través de la contribución financiera.

Liderazgo que se centra en el florecimiento humano hace una serie de cosas:

1. Facilitamos tener una fuerza de trabajo saludable (tanto físico, psicológico y emocional). Esto significa que obtengamos unos costes bajos que normalmente vienen dados por el ausentismo, los conflictos no saludables, la competencia improductiva, la falta de cooperación, etc.

2. Establezcamos una cultura en la que los asuntos individuales se lleven en equipos, pero dando así autonomía en las propias personas como equipos. Esto lo traduciríamos en cómo llevamos a cabo el trabajo en equipo, cómo creamos valor y cómo tratamos a los clientes. Todos mejoraríamos el rendimiento, añadiríamos valor y aumentaríamos la rentabilidad.

3. Damos la libertad a los líderes para decidir la mejor manera de ayudar a nuestros miembros del equipo, para que todos florezcan de una manera que beneficie a las personas, así como la organización. Quitando la naturaleza prescriptiva permite varianza que sea justo y eficaz basado en las circunstancias y necesidades individuales.

4. Reforzamos el compromiso. El compromiso es una respuesta a la emoción creada por nuestra cultura. Una cultura que centramos en el florecimiento y crecimiento del ser humano dado que este produce emociones muy atractivas. La respuesta natural a partir de la participación es el comportamiento y eso es lo que nos impulsa al rendimiento máximo. Pero debemos ser conscientes, que según qué tipos de trabajos, el rendimiento al 100% al ser humanos y el trabajar 8 horas constantes, puede mermar, por todos los síntomas antes identificados.

Todo esto explicado con anterioridad, falla si fallamos las personas. ¿Cómo creemos que podríamos sacar lo mejor de las personas?

"Que no puedas hacer algo ahora no quiere decir que no lo puedas hacer nunca". Aida Ba

Gracias por leer y por compartir.

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Ricard Lloria by @Rlloria

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Bibliografía: Wikipedia Logística Militar

Artículo orginal en el blog: KPI – Medición en las personas ¿qué es lo que realmente importa?

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