Manual de normas y estandares de digitalizacion de documentos

Contenido

3 / Antecedentes 25 / 1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio
5 / Introducción 26 / 1.7.4.2 Objetivos Técnicos:
7 / Propósito 26 / 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC
9 / Alcance 29 / 1.7.6 Desarrollo del Documento de
11 / Definiciones Requerimiento de Propuesta
13 / Uso de Estándares Tecnológicos 29 / 1.7.7 Guía de Evaluación de la Solucion/
13 / 1.1 Imagen de Documentos Producto
14 / 1.1.1 Control de Calidad de Indexado 31 / 1.7.8 Implementación de la Tecnología
14 / 1.1.2 Escaneo de Documentos 31 / 1.7.9 Criterios de Pruebas de Aceptacion
14 / 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos 31 / 1.7.10 Planificación de la Implementación
15 / 1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo 33 / 1.7.11 Documentación de las prácticas
15 / 1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: del negocio
OMR, OCR, Código de Barras, y ICR 34 / 1.8 Conversion De Históricos
15 / 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ 34 / 1.8.1 Conversión del Histórico completo
busqueda 35 / 1.8.2 Conversión parcial del historico
16 / 1.2 Tecnologías Aprobadas de Formatos 35 / 1.8.3 Conversión en la medida que sea
de Datos y Compresión necesario
16 / 1.3 Tecnologías de Alineamiento 35 / 1.9 Lista de Revision de Actividades
16 / 1.4 Admisibilidad Legal Recomendadas para el Proyecto de MEC
17 / 1.5 Flujo de Trabajo (Workflow) 37 / Las mejores prácticas de la industria
17 / 1.5.1 Roles Vs. Usuarios para proyectos de ECM
18 / 1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 37 / 1.10 Introduccion a la Tecnología
18 / 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas 38 / 1.11 Consideraciones de la Tecnología
18 / 1.5.4 Monitoreo del Trabajo de Almacenamiento
18 / 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento 39 / 1.11.1 Almacenamiento Optico WORM
18 / 1.5.6 Manejo de Errores 41 / 1.11.2 Almacenamiento en WORM
19 / 1.5.7 Procedimientos de Temporizadores Magnético
21 / Las mejores prácticas de la industria 42 / 1.12 Consideraciones para la Administracion
para proyectos de ECM de Cambios
21 / 1.6 Consideraciones para la Planificación 43 / Políticas de Registros Electrónicos
y la Formación de Equipos para los Proyectos (eRECORDS)
22 / 1.7 Fases del Proyecto 44 / Cuadro de flujo para la retención de registros
22 / 1.7.1 Fundamentación del Proceso / 44 / Ejemplos de registros oficiales
Definición del Problema 45 / 1.13 Manual de Retención de los eRecords
24 / 1.7.2 Análisis de Procesos 45 / 1.14 Programa de Retención de eRecord
24 / 1.7.3 Definición de Requerimientos 47 / Certificación de Proceso
25 / 1.7.4 Factores Críticos de exito 47 / 1.15 Documentación del proyecto

47 / 1.16 Declaración de Certificación 52 / C.2 Magnetic WORM Storage and archival
con los Estándares standards
48 / Anexo A– Estándares y reportes de imagen 52 / C.3 Blue Laser Optical Storage and archival
de documentos standards
48 / A.1 ANSI/AIIM TR35 – 1995 – Human 52 / C.3.1 ISO/IEC 17345:2004 – Information
and Organizational Issues for Successful technology -- Data Interchange on 130 mm
EIM System Implementation Rewritable and Write Once Read Many Ultra
48 / A.2 ISO 10196:2003, Document imaging Density Optical (UDO) Disk Cartridges --
application – Recommendations for the Capacity: 30 Gbytes per Cartridge -- First
creation of original documents Generation
48 / A.3 ISO 12653-1:2000, Electronic 52 / C.4 Red Laser Optical Storage and archival
imaging – Test target for the black-and-white standards
scanning of office documents – Part 1: 52 / ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical
Characteristics disk cartridges for information interchange
48 / A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic — Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge
imaging – Test target for the black-and-white 53 / C.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm
scanning of office documents – Part 2: Method optical disk cartridges for information
of use interchange — Capacity: 5,2 Gbytes
49 / A.5 ANSI/AIIM MS44 - 1993 — per cartridge
Recommended Practice for Quality Control 53 / C.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data
of Image Scanners interchange on 130 mm optical disk
49 / A.6 ANSI/AIIM MS52-1991 — cartridges of type WORM (Write Once
Recommended Practice for the Requirements Read Many) using irreversible effects —
and Characteristics of Original Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge
Documents Intended for Optical Scanning 53 / C.7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 –
49 / A.7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Data Interchange on 130 mm magneto-
Recommended Practice for the Identification optical disk cartridges – Capacity: 9.1 Gbytes
and Indexing of Page Components (Zones) per cartridge
for Automated Processing in an EIM 54 / Anexo D– Estándares de admisibilidad legal
Environment 54 / D.1 ISO 15801 Electronic imaging --
49 / Anexo B- Formato de data y estandares Information stored electronically --
de compresion Recommendations for trustworthiness
49 / B.1 ISO 19005:2005 PDF/A and reliability.
51 / B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging – 54 / D.2 ISO 15489 Information and
Guidance for selection of document image documentation – Records Management
compression methods Part 1: General
52 / B.3 ANSI/AIIM MS53-1993 — 55 / D.3ISO 15489 Information and
Recommended Practice; File Format for Storage documentation – Records Management Part 2:
and Exchange of Image; Bi-Level Image File Guidelines
Format: Part 1 55 / Anexo E– Estándares de flujo de trabajo
52 / Anexo C– Estándares/reportes de tecnologia (workflow)
de almacenamiento 55 / E.1 WfMC — Application Programming
52 / C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 – Optical Disk Interface (Interface 2 & 3)
Storage Technology, Management, 55 / E.2 WfMC — Audit Data Specification
and Standards 55 / E.3 WfMC — Interoperability, Internet,
e-mail MIME Binding

Antecedentes

Con el proposito de modernizar el Estado, al tiempo y garantizando el establecimiento y funcionamiento
que aumente la competitividad del sector produc- de mecanismos de control y auditoría de cumpli-
tivo, el Gobierno Dominicano tiene como prioridad miento de los mencionados estándares, normas y
masificar en el país el uso de las tecnologías de la in- modelos.
formación y comunicación (“TIC”). Se conforman los Comités de Estándares, los
Para lograrlo, crea la Oficina Presidencial de Tec- cuales están encargados de proponer los estánda-
nología de Información y Comunicación (OPTIC), un res, normas, políticas y marco legislativo para los di-
organismo de alto nivel gubernamental, encargado ferentes temas que se les asignen, los mismos están
de coordinar las iniciativas y proyectos que apoyen integrados por diferentes instituciones del sector
los planes generales y estratégicos trazados por el gubernamental, siendo la Oficina Presidencial de
Poder Ejecutivo. Tecnologías de la Información y Comunicación (OP-
Posteriormente se crea en enero 2006, el Depar- TIC) el ente coordinador de los mismos.
tamento de Estandarización, Normativas y Asesoría Los comités se han distribuido en cuatro (4)
Técnica, con la función de garantizar el desarrollo de grupos por las siguientes áreas temáticas: (i) In-
estándares, normas y modelos de trabajos para el fraestructura y Redes; (ii) Seguridad, auditoría e in-
despliegue y utilización de las TIC en el gobierno, su- tegridad electrónica de Sistemas; (iii) Sistemas de
ministrando a la vez la asesoría necesaria para éste Información y Aplicaciones y (iv) Marco Legal para

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Normas y Estándares:
Digitalización
de documentos

Gobierno Electrónico. El pleno, de los cuatro (4) co-
mités, conforma la Asamblea general del Comité de
Estándares de Tecnologías de la Información y Co-
municación (COETIC).
Dentro de los COETIC existe el Comité de Siste-
mas de Información y Aplicaciones Gubernamenta-
les (SIA), cuya función consiste en proponer y validar
los estándares, normas y políticas de intercambio de
datos a nivel interinstitucional.
El SIA dentro de sus proyectos prioritarios plan-
tea la creación Del Manual de Normas y Estandares
de Digitalización de Documentos.

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Digitalización
de documentos

Introducción

Las normas y estándares de la tecnología habilitan formación especifica a los usuarios relacionada con
a la organización para evaluar, seleccionar, e imple- reportes técnicos, guías, y estándares que deban ser
mentar tecnologías de manejo electrónico de con- respetados por toda agencia u organización guber-
tenido, asegurando la exactitud y confiabilidad de la namental que esté evaluando, seleccionando, y/o
información digital y estableciendo procedimientos implementando estas tecnologías.
para demostrar la veracidad de las tecnologías en Un Sistema de Manejo Electrónico de Documen-
uso. tos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un término
El termino “manejo electrónico de documen- general que se refiere a la integración de tecnología
tos” utilizado a través de este documento se refiere de base, que incluye:
a toda la tecnología de entrada (escaneo, indexa-
do, reconocimiento de caracteres ópticos (OCR, por
sus siglas en inglés), formularios, documentos de
origen digital, etc.), tecnologías de administración
(servicios de documentos, flujo de procesos, y otras
herramientas de manejo del trabajo), y tecnologías
de almacenamiento (primariamente óptico/magné-
tico). Adicionalmente, este documento proveerá in-

5
Digitalización
de documentos

Los Sistemas de Manejo Electrónico de Docu-
mentos proveen a los usuarios con acceso a más
aplicaciones en una interfase común, por medio de la
utilización de tecnología estándar de Internet. Una
de las razones básicas por la que los usuarios prefie-
ren este nivel de tecnología es el conjunto de funcio-
nalidades distribuidas que se hacen disponibles casi
inmediatamente después de la implementación.
Desde una perspectiva de alto nivel, las tecnolo-
gías de manejo electrónico de documentos habilita a
los usuarios para:
• Controlar el acceso a los documentos.
• Mantener la historia de los documentos, desde
la perspectiva de los procesos.
• Actualizar documentos.
• Mantener los documentos en un ambiente se-
guro.
• Trabajar con los documentos de una manera
colaborativa.
• Almacenar los documentos en sus formatos
nativos, incluyendo sus controles de manejo.
• Posicionar documentos como parte de un pro-
ceso de negocios que requiere comunicación
bidireccional; y
• Customizar el formato, contenido, y accesibili-
dad para cada usuario individual.

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Digitalización
de documentos

Propósito

El Manual de Normas y Estándares de Digitalización adicional relacionada con cada estándar y/o reporte
de Documentos provee una guía específica para to- técnico adoptado y será actualizado como la OPTIC
das las oficinas y agencias gubernamentales en el considere apropiado.
Gobierno de la República Dominicana dando a los
documentos digitales la credibilidad para su uso y
almacenamiento como registros oficiales y perma-
nentes.
Todas las agencias del gobierno y organizaciones
de todo tipo deben cumplir estas normas y estánda-
res y certificar su cumplimiento durante la selección
e implementación de tecnologías de manejo electró-
nico de documentos.
La Oficina Presidencial de las Tecnologías de la
Información y la Comunicación (OPTIC), ha adopta-
do este manual como el cuerpo formal de estándares
y procedimientos para ser utilizados en las agencias
gubernamentales. Los anexos proveen información

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Digitalización
de documentos

Alcance

El alcance de este documento es identificar las mejo- • Negativos y vistas fijas,
res prácticas, reportes técnicos y estándares tecnoló- • Mapas, planos, parchos,
gicos asociados con la digitalización de documentos • Etc..
a través del uso de tecnologías de manejo electróni- Las siguientes normas y estándares proveen infor-
co de contenido (ECM, por sus siglas en inglés). mación detallada y guías especificas asociadas con:
Las mejores prácticas de la industria y los están- • Procesos y procedimientos para asegurar una
dares tecnológicos asociados con documentos que conversión de documentos precisa.
necesitan ser convertidos y/o manejados en un for- • Estandares tecnológicos relacionados a forma-
mato electrónico incluye: tos, compresión, resolución, etc.
• Documentos y registros de origen digital. • Estándares de tecnología de almacenamiento
• Documentos y registros en copia-dura para asegurar información almacenada confia-
(impresos). ble y creible que prevean cualquier alteración,
• Publicaciones periódicas, modificación, y/o borrado.
• Libros,
• Texto impreso (con o sin imágenes),
• Manuscritos,
• Fotografía,

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Digitalización
de documentos

Definiciones

Las definiciones tecnológicas están incluidas en el Registros Oficiales: Un registro que tiene va-
documento ISO 12651 Electronic Document Ma- lor administrativo, fiscal o legal. También conocido
nagement - Vocabulary Part 1 Electronic Document como Copia de Registro.
Imaging. Todos los términos y definiciones que no Material No-Registro: Material que no tiene
están incluidas en este standard internacional están ningún valor administrativo, fiscal, o legal, y que no
listados a continuación: es retenido por la agencia gubernamental. Los si-
Registro: Cualquier papel, mapa, cuadro, cinta guientes son algunos tipos de Material No-Registro:
magnetica o de papel, impresion o película fotográ- Copia de Trabajo, Referencia o Conveniencia:
fica, y cualquier otro documento producido, recibido, Una copia de un registro conservada temporalmente
generado, o usado por la agencia, independiente del por conveniencia o referencia para facilitar el trabajo
medio, forma física, o características, incluyendo de un empleado; y del cual se dispone cuando no es
data almacenada electrónicamente. ya útil para el empleado.
Documento: Un instrumento conteniendo infor- Registro Transitorio: Un documento que es un
mación registrada, independiente del medio de al- Registro Oficial de manera temporal. Cuando no está
macenamiento, incluyendo material escrito y toda la ya activo, este se convierte en Material No-Registro.
data almacenada en un formato electrónico tal como Por ejemplo, las notas, hasta que son incorporadas
mensajes de correos, libros, etc. en un memo o un reporte; comentarios en un docu-
mento hasta que los comentarios son incorporados

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Digitalización
de documentos

en el documento o rechazados; y borradores hasta
que el documento es finalizado, a menos que el bo-
rrador represente un paso basico en la preparación
del documento final o refleje un cambio significativo
en el desarrollo del documento final.
Propietario del Registro: El individuo que es
responsable de determinar si un documento es un
Registro Oficial o un Material No-Registro. Este in-
dividuo es usualmente el autor del registro y es res-
ponsable por salvaguardar los Registros Oficiales
apropiadamente, y por eliminar o destruir Material
No-Registro.
Correo-Electrónico: Documentos Electrónicos
enviados o recibidos por un sistema computacional.
Esta definición incluye el contenido de la comunica-
ción, la información transaccional, y cualquier anexo
asociado con la comunicación.
Información Transaccional: La dirección de co-
rreo, instrucciones de ruta, data de transmisión y re-
cepción, y otras informaciones que el sistema de ma-
nejo de contenido necesite manejar, supervisar, y/o
entregar en un documento digital o item de correo.
Retencion por Litigio: Una directiva de una au-
toridad competente para retener todos los registros
relacionados a un asunto legal. Una Retención por
Litigio es generalmente impuesta cuando se llena un
procedimiento legal o se anticipa en un asunto par-
ticular, cuando una sentencia es recibida solicitando
registros específicos. Ningún papel o documento
electrónico sujeto de una Retencion por Litigio pue-
de ser eliminado o descartado, aún cuando se trate
de Material No-Registro, hasta que la retención sea
liberada por la autoridad competente.

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Digitalización
de documentos

Uso de Estándares
Tecnológicos

Todos los estándares tecnológicos asociados con como los que se listan en el “Anexo A – Estandares
Manejo Electrónico de Contenido han sido evalua- de Imagen de Documentos” deben ser seguidos por
dos y organizados en 5 categorias, como se lista a todas las agencias gubernamentales.
continuación: Estos lineamientos simplificarán significativa-
• Imagen de Documentos mente el proceso general y aseguraran que aspectos
• Formatos de Datos y Compresión críticos de la preparación y la planificacion de la im-
• Tecnologías de Almacenamiento plementacion sean tratados en la fase temprana en
• Admisibilidad Legal el proyecto en vez de forzar el proyecto.
• Flujo de Trabajo (Workflow) Cuando la organización planifica la implementa-
cion de imagen de documentos, la organización debe
1.1 Imagen de Documentos considerar establecer procedimientos y lineamientos
importantes para el indexado de los campos. Estos
Deben revisarse los estándares y lineamientos sobre lineamientos organizacionales deben proveer infor-
tecmología de imagen dirigidos a usuarios para que mación detallada que debe ser considerada cuando
asistan a la organización durante todas las fases del se planifiquen los requerimientos de indexado para
proyecto desde la fase de planificación hasta la im- todos los documentos actuales y otros que se anti-
plementación. Lieamientos y estandares relevantes cipe que seran escaneados. El establecimiento de

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Digitalización
de documentos

todos los valores de índices necesarios con la capaci- 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos
dad de adicionar nuevos y/o otros tipos de documen- Al implementar tecnologías de escaneo y de indexa-
tos antes de la implementación del sistema mejora ción de documentos, los requisitos deben incluir
mucho el valor y la calidad de la información esca- información detallada relacionada con todas las fa-
neada y almacenada en el sistema. ses de proceso. Si van los documentos de color a ser
escaneados de modo que la imagen capture el color,
1.1.1 Control de Calidad de Indexado el escaner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y
Mientras el sistema comienza en produción, llegará el software deben ser incluidos si se van a usar téc-
ser importante para la organización desarrollar una nicas para la automatización de la indexación de
metodología de revisión tanto la data indexada y los los datos. Al usar estas tecnologías, el usuario debe
documentos actuales para asegurar que la informa- estar enterado que el uso de código de barras y las
ción este disponible y leíble. La organización debe tecnologías del OCR reducen al mínimo típicamente
establecer un proceso documentado para asegurar la digitacion durante la fase de la indexación pero no
que todos los documentos sean apropiadamente elimina siempre la necesidad de la indexación ma-
escaneadas e indexadas. Esta organización debe ser nual. El nivel de la información capturado automá-
seguida por todo el personal que realice labores de ticamente variará dependiendo de la calidad del do-
escaneo e indexado, ademas de proveer un meca- cumento entrante y de la capacidad del sistema de
nismo para la verificacion de la entrada de datos del reconocer exactamente la información requerida.
indexado antes de que el documeto sea almacenado El tema del desempeño es de importancia crítica
y o transmitido a los procesos de negocios. y la organización debe asegurarse de que la solución
seleccionada proporcione la capacidad de explorar y
1.1.2 Escaneo de Documentos de poner en un índice documentos dentro de marcos
La parte del sistema de escaneo de documentos de tiempo anticipados. Los procesos asociados a la
debe proveer la capacidad para que los usuarios rá- exploración y a la indexación de direcciones del do-
pidamente digitalicen los documentos y los enruten cumento incluyen:
a las personas que realizan la operación de indexa- – El tiempo requerido para preparar el documen-
do. Los requerimientos asociados con esta parte del to para el escaneo;
sistema deben incluir: – Escaneo de documentos, asegurando que to-
– La capacidad para soportar tanto procesa- dos los documentos y todos sus lados (para
miento en lotes como el escaneo e indexado de documentos de dos caras) sean capturados;
documentos individuales. – El tiempo requerido para indexar y verificar los
– La capacidad para soportar re-escaneo de do- documentos;
cumentos; – El tiempo requerido para enrutar el documento
– La capacidad para soportar tanto escaneo sim- al usuario final para posteriores procesos (si se
ple como duplex; están utilizando las tecnologias de flujo de tra-
– La capacidad para que el escáner escanee a la bajo);
resolución requerida según la calidad de ima- – La capacidad para definir campos comunes
gen que se espera del sistema, tal como 200, (para propósitos de indexado) cuando se esca-
300, o 400 DPI; y nea en la modalidad de lote; y
– La capacidad para insertar página que indique – La capacidad para soportar auto-indexado de
terminación en documentos de tamaños varia- documentos utilizando código de barras, OCR,
bles dentro de un mismo lote. ICR.

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Digitalización
de documentos

La información detallada relacionada con todos tomatizado de la captura de datos? Estos son
los aspectos de la indexación del documento debe típicamente formularios que contienen conte-
ser bien definida. Esto debe incluir la capacidad para nido estructurado y no estructurado, pero con
que los usuarios indexen documentos en sus sitios la información identificable que se extraerá.
de trabajo, ademas de las estaciones de escaneo, y – Is it cost effective? Determine the amount of
apoyar la capacidad de: data to be captured and the cost to support a
– Indexar las imagenes antes de indexarlas o manual solution, and then compare it to an au-
despues de indexarlas; tomated data capture solution.
– Adicionar otros valores de indexacion, y – ¿es rentable? Determinar la cantidad de datos
– Indexado en lote. que se capturarán y el coste para apoyar una
solución manual, y después compararla a una
1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo solución automatizada de la captura de datos.
El post-proceso se puede utilizar para proporcio- – Es posible re-diseñar los formularios para me-
nar “limpieza” de la imagen después del escaneo y jorar el reconocimiento? El uso de opciones
antes de la indexación y del almacenaje final. Este de selección, codigos, codigo de barras, tinta
software realiza generalmente funciones de de-mo- invisible al escaner, y formato de impresión de
tear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la OCR.
imagen escaneada con la intervención limitada del – ¿Cómo sera el documento organizado en lotes
operador. para ser escaneado? Utilizará formularios de
El uso de la “limpieza” de la imagen y otros pro- diferentes tamaños? Utilizara formularios dis-
cesos de post-escaneo se deben utilizar solamente tintos? ¿Es posible introducir paginas de enca-
para mejorar legibilidad. La precaución debe ser ejer- bezado de los lotes para encadenar el proceso
citada cuando se usan estas herramientas, ya que de escaneo?
cualquier modificación material a la imagen puede – Identificar las reglas del negocio que pueden
afectar la capacidad de autentificar el documento en ser utilizadas para el procesamiento post-re-
un procedimiento legal. conocimiento para mejorar la precision de la
informacion capturada. Por ejemplo, la captura
1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: de un identificador personal unico que puede
OMR, OCR, Código de Barras, y ICR ser automaticamente verificado su nombre y
El objetivo principal de las tecnologías disponibles direccion contra la base de datos de la organi-
del reconocimiento es reducir la cantidad de entrada zación.
de datos manual para la captura de la información
impresa a mano y a máquina en documentos conver- 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/
tidos a digital. Aunque la tecnología nunca eliminará busqueda
la necesidad de la entrada de datos manual, el uso El tiempo de la presentacion de la consulta y de la re-
eficaz de estas tecnologías en documentos ha pro- cuperación es comúnmente de alta importancia para
ducido las ventajas notables evaluadas a menudo los usuarios. El usuario debe definir los requisitos de
en la reducción de digitación manual. Lo que sigue funcionamiento anticipados antes del diseño del sis-
es una breve lista de los criterios de evaluación a tema y de la adquisicion del hardware. Estos requi-
considerar al analizar el uso de la captura de datos sitos de funcionamiento deben incluir los tiempos
automatizada: de reacción máximos anticipados durante la produc-
– ¿es posible identificar documentos con el su- ción que considera el número total de las peticiones
ficiente volumen para justificar el proceso au- de usuario simultáneas anticipadas; el número total

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Digitalización
de documentos

de manejadores; si la información está disponible en formato basado en XML (eXtensible Markup Lan-
modo en-línea, cerca de en-línea, o fuera de línea, etc. guaje).
Estos períodos incluyen todo el tiempo requerido El formato de los documentos usado durante el
para recuperar los medios ópticos/removibles apro- porceso de creacion/desarrollo puede estar basado en
piados (cuando es necesario), leyendo todas las pá- formato abierto, formato de archivo basado en XML,
ginas solicitadas de medios de almacenaje, el alma- incorporando todas las siguientes caracteristicas:
cenaje de todas las páginas solicitadas en memoria (1) Interoperabilidad entre diversas plataformas y
magnético (si esta siendo utilizada), y la transmisión aplicaciones internas y externas.
subsecuente de la primera página al usuario para la (2) Completamente publicables y disponibles, li-
visión. Cuando se ponen en ejecución los medios re- bre de cargo.
movibles (es decir, WORM, CD, DVD, cinta, ópticos (3) Implementado por multiples fabricantes.
etc. ), este tiempo de reacción debe considerar el (4) Controlado por una organización de la indus-
tiempo requerido para: “parar el giro” del maneja- tria, abierta y con un proceso inclusivo bien de-
dor, sacar el dispositivo, buscar nuevos dispositivos finido para la evolucion del estándar.
de las casillas de aparcamiento, insertar los disposi-
tivos en el manejador, “acelerar el giro” del maneja- 1.3 tegnologías de
dor, y recuperar la información de los dispositivos. almacenamiento

1.2 Tecnologías Aprobadas Todas las copias digitales del gobierno y los docu-
de Formatos de Datos y mentos públicos que tendrán un almacenamiento a
Compresión largo plazo y en un formato permanente solo serán
almacenados usando tecnologías de almacenamien-
Las tecnologias de formatos de documentos y com- to que cumplan con los estándares adoptados por
presión estan asociadas con aquellos registros y AIIM y/o ISO.
documentos que están llamados a ser de valor docu- Solo aquellas tecnologias de almacenamiento
mental y/o llamados a ser un registro público/oficial. que previene cualquier posible alteracion, modifica-
Todos los registros oficiales y documentos pro- cion o eliminacion es permitida. Estas tecnologias
ducidos por la agencias y oficinas gubernamenta- utilizan metodos verdaderamente “De unica escri-
les del Gobierno de la República Dominicana, serán tura” (“Write Once”). Las tecnologias “De unica es-
almacenados solo en aquellos formatos listados en critura” que dependen solo de procesos y/o procedi-
el documento Data Format and Compression Stan- mientos NO SON ACEPTABLES.
dards, contenido en el Anexo B. Las tecnologias de almacenamiento que permi-
Documentos y registros transitorios y/o no-oficiales ten cualquier tipo de destruccion de documentos NO
pueden ser almacenados en el formato seleccionado ES ACEPTABLE para almacenamiento permanente
por el usuario y entonces destruirlos después de ser con proposito de archivo historico.
convertidos al formato de archivo/permanente, ad-
heriendose a los estándares adoptados por AIIM y/o 1.4 Admisibilidad Legal
ISO que están definidos en el Anexo B.
Durante el proceso de creacion/desarrollo, todos Los temas de legalidad que se deben considerar por
los documentos, incluyendo, pero no limitandose los asesores jurídicos incluyen el expurgo de la infor-
a, texto, hojas electronicas, y presentaciones, pro- mación, la aceptación legal de expedientes, requisi-
ducidas por cualquier agencia gubernamental, este tos de la retención, y la redacción de la información.
puede ser creado e intercambiado en un archivo de Cada una de estas ediciones es dependiente de la

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Digitalización
de documentos

organización y se debe considerar por los asesores 1.5 Flujo de Trabajo
jurídicos. “Annex D – Legal Admissibility lists 2 ISO (Workflow)
standards ISO 15801 and ISO 15849 (Parts 1 and
2)”, que proporciona la información detallada rela- Cualquier tecnología del workflow puesta en ejecu-
cionada con establecer procedimientos del negocio ción por una institución Gubernamental debe asegu-
asegurando que la información almacenada es exac- rarse de que el producto seleccionado respeta están-
ta y confiable. dares relevantes de la tecnología de Flujo de Trabajo
Un aspecto importante de asegurar la admisibi- (Workflow) de ISO según lo definido en Estándares
lidad legal es el desarrollo de un documento de las de Workflow del Anexo E.
prácticas de negocio que debe ser terminado antes Las tecnologías del Workflow incluyen varios ti-
que el sistema sea puesto en producción completa- pos de enrutamiento incluyendo el enrutamiento
mente. Este documento permitirá a la organización ad hoc, el enrutamiento administrativo, y el enruta-
autentificar, o certificar, que la información conteni- miento de producción. El enrutamiento ad hoc per-
da dentro del sistema digital es exacta y confiable. mite al usuario especificar un proceso específico para
La información no se limita a: un documento para dar seguimiento a ese documen-
– describir cómo la información será explorada, to solamente. El enrutamiento administrativo per-
escaneada e indexada, mite a usuarios definir el enrutamiento específico
– describir cómo el sistema será asegurado de para un tipo específico de trabajo que se siga siem-
acceso no autorizado, pre, sin importar los datos dentro del trabajo que es
– describir cómo el documento sera asegurada de enrutado. El enrutamiento de producción permite a
modificaciones o alternacines no autorizadas; los usuarios definir las reglas y los métodos del tra-
– describir cómo las modificaciones autorizadas bajo, basados en el tipo y los datos del documento
de los documentos seran manejadas, inclu- contenidos dentro del trabajo. En la medida que los
yendo informacion sobre rastros de auditoria datos cambian, el sistema de enrutamiento de la
y la capacidad para recuperar cualquier ver- producción procesaría el documento por consiguien-
sion anterior de un documento que se requie- te, incluyendo la capacidad de apoyar descansos del
ra mantener; trabajo, escalamiento, y reasignacion del trabajo.
– describir cómo las notas y las anotaciones (si
las hay) seran almacenadas y manejadas, si 1.5.1 Roles Vs. Usuarios
son parte del registro del negocio Hay dos enfoques para definir a usuarios dentro de
– describir cómo se le dara seguimiento a estas un ambiente del workflow. El primer método es de-
políticas y procedimientos. finir a un usuario específico para manejar una tarea
– describir cómo el sistema cumplira con la pro- o una actividad específica. El segundo acercamiento
gramación de retención publicada para los re- es definir un papel dentro de la tarea o de la activi-
gistros; dad de trabajo y después asignar a tantos usuarios
Todo el personal que usa el sistema debe seguir cuanto sea necesario o apropiado. Las organizacio-
este documento. En la medida que se implementen nes deben requerir un sistema basado en roles al im-
cambios al sistema, este documento debe también plementar tecnologías del workflow en producción.
ser puesto al día para reflejar modificaciones del sis-
tema. Los cambios a este documento se deben mar-
car claramente para denotar cuando el cambio tuvo
efecto y qué áreas fueron afectadas.

17
Digitalización
de documentos

1.5.2 Requerimientos de Enrutamiento 1.5.3 Diseñador gráfico de reglas
Para las organizaciones que requieren workflow de El sistema debe apoyar la capacidad para que los
producción, el sistema debe permitir que un usuario usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas
enrute un documento a otro usuario. Las capacida- de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta
des siguientes deben ser consideradas: capacidad debe incluir diseño gráfico y las herra-
– La capacidad para enrutar automaticamente mientas de gerencia que serían utilizadas para crear/
documentos en una cola basado en el tipo de modificar reglas de trabajo dentro de Windows o de
documento o de trabajo; un ambiente de usuario basado browser.
– La capacidad para soportar el enrutamiento a
multiples colas para cada usuario, basado en el 1.5.4 Monitoreo del Trabajo
tipo de trabajo, Al seleccionar tecnologías del workflow, la organiza-
– La capacidad para clasificar/buscar documen- ción debe evaluar si la supervisión del trabajo es re-
tos en una cola de enrutamiento en orden de querida para su operación. Las herramientas de mo-
fecha, nitoreo permite a los usuarios supervisar el trabajo
– La capacidad para clasificar/buscar documen- en curso, en una base en tiempo real (típicamente).
tos en una cola de enrutamiento en orden de Esta supervisión del trabajo se utiliza no sólo para
tipo de trabajo, “nivelar carga” de las actividades en curso del traba-
– La capacidad para clasificar/buscar documen- jo, pero también ver si hay cualquier “cuello de bote-
tos en una cola de enrutamiento en orden de lla” en el proceso total del workflow.
tipo de documento,
– La capacidad para clasificar/buscar documen- 1.5.5 Procedimientos de Escalamiento
tos en una cola de enrutamiento en orden de Para las organizaciones que requieren workflow a ni-
persona especifica, vel de la producción, la solución seleccionada debe
– La capacidad para cambiar una ruta predefini- incluir la capacidad de enrutar automáticamente el
da, trabajo a diversos usuarios basado en una regla o un
– La capacidad para poner un documento pen- sistema de reglas específicas. La solución debe tam-
diente o retenido en una cola de trabajo para bién incluir la capacidad para que los usuarios ex-
ser trabajado más tarde, tiendan manualmente el trabajo como sea apropia-
– La capacidad para buscar documentos especi- do. Durante este procedimiento de escalamiento, la
ficos de una cola de trabajo cuando sea nece- solución debe tener la capacidad de hacer el artículo
sario, del trabajo volver o reasignarlo permanentemente
– La capacidad para definir cuales documentos según lo determinado por el usuario.
requieren documentos adicionales antes de
enviarlos hacia adelante en el proceso, 1.5.6 Manejo de Errores
– La capacidad para definir tiempos para la re- Como los artículos del workflow pueden incluir la in-
cepcion de documentos adicionales, formación anticipada no previamente durante la de-
– La capacidad para definir acciones a ser toma- finición de las reglas, la organización debe requerir
das si no se reciben documentos especificos en que la solución incluya la capacidad de manejar erro-
el tiempo especificado, y res dentro del encaminamiento del trabajo a través
– La capacidad para procesar documentos espe- del motor del workflow. La gestión de error debe in-
cificos como “expedientes logicos”. cluir la capacidad de predefinir un papel que recibiría
los artículos apropiados del trabajo que se determi-
nan para estar en error.

18
Digitalización
de documentos

1.5.7 Procedimientos de Temporizadores
Cuando se pone en ejecución el workflow, hay mu-
chos casos donde es importante la puntualidad de
terminar una actividad específica del trabajo, o el
grupo de actividades. La capacidad de establecer los
contadores de tiempo para todos los artículos del
trabajo llega a ser muy importante. La organización
debe requerir que la solucion soporte los mecanis-
mos de “contador de tiempo” y que el usuario pueda
fijar estos valores para las actividades específicas a
través de la herramienta gráfica para el diseño de las
reglas del trabajo.

19
Digitalización
de documentos

Las mejores prácticas
de la industria
para proyectos de ECM

1.6 Consideraciones para la para operar en un ambiente requiriendo muy poco,
Planificación y la Formación o pequeñas cantidades de tiempo del personal de
de Equipos para los Proyectos soporte de TI. Sin embargo, las tecnologias de flujo
de trabajo (“workflow”) que tienen nivel de produc-
Es critico para el éxito general del proyecto asegurar cion difieren grandemente, en que estas tecnologias
que todos los equipos de trabajo de los proyectos del requieren planificacion, configuracion y administra-
gobierno consten de recursos adecuados, tanto del cion de mapas y rutas de procesos.
area de Tecnologia de la Informacion (TI) o Servicios Otra consideracion critica de planificacion es la
de Informacion (SI) como de la parte del usuario-fi- relativa al tamaño del proyecto; por ejemplo, nume-
nal o la perspectiva del negocio. ro de escáneres, servidores, usuarios, complejidad
La experiencia en la industria recomienda que los de la solucion de workflow, etc. Imagen de Docu-
equipos de proyectos incluyan representantes de la mentos y administracion de proyectos con uno o dos
gerencia, tecnologia de la informacion, y de la unidad escáneres y un servidor tipicamente no requieren
de negocio que se prepara para utilizar la tecnologia. tanto soporte como un ambiente distribuido gran-
La mayoria de los Sistemas de Manejo Electronico de que incorpore tecnologias de flujo de trabajo. Las
de Documentos (SMED) preven las caracteristicas de soluciones de automatizacion de ruteo típicamente
imagen de documentos y servicios de documentos requieren menos soporte técnico que los ambientes

21
Digitalización
de documentos

de flujo de trabajo de produccion donde los tempo- yectos de MEC sigue el modelo básico de definir el
rizadores, rutas de escalamiento, mapeo dinámico problema, idenficar la solución, e implementar la
de procesos, etc., son utilizados. En todos los esce- tecnología seleccionada, pero con algunas variacio-
narios arriba citados, los usuarios pueden reconocer nes significativas.
que estas tecnologias requieren soporte de tecnolo- La primera diferencia está asociada con la defi-
gia de la informacion y comúnmente poco soporte; la nición del problema de negocio. Esta es crítica para
cantidad de tiempo requerido por los recursos técni- asegurar que el proceso de negocio actual está com-
cos se expanden con el alcance y la complejidad del pletamente documentado incluyendo cómo la infor-
proyecto. macion es recibida, qué hacen los usuarios con la in-
Desde la perspectiva del negocio y del usuario formación cuando la reciben, dónde se crean copias,
final, su directa participación en el equipo del pro- se sellan, archivan, se le da seguimiento, etc. La
yecto es crítico para el éxito general del proyecto. información detallada asociada con la fundamenta-
Los usuarios finales necesitan definir claramente sus ción de procesos es provista en las secciones de más
necesidades y objetivos de negocios que son usados adelante.
para identificar y seleccionar la tecnologia que será Otra gran diferencia está asociada con la separa-
implementada. El proceso de identificar el cambio ción de cambios basados en tecnologia de cambios
que se generará, tanto basado en tecnología como el no-basados en tecnologia. Cuando se consideran
no-basado en tecnologia, debe ser lo más completo tecnologias de MEC, el uso debe reconocer que im-
posible. plementar nueva tecnologia sobre viejos procesos
La participación de los equipos de usuarios- rara vez genera los resultados previstos por los
finales deben tener representacion apropiada tal usuarios. Las tecnologias MEC deben ser conside-
como uno o más “Usuario(s) Campeon(es)” para radas como una herramienta de negocios y los pro-
cada proceso grande que este siendo evaluado. cesos deben ser revisados/actualizados para tomar
Estas personas y la representación de la gerencia ventaja de la tecnologia seleccionada.
del negocio le permitirán a la organización evaluar Cada una de las siguientes actividades de pro-
completamente los procesos actuales y considerar yectos son recomendadas por la industria de MEC y
cambios futuros para lograr las metas y los objeti- deben ser seguidas por las organizaciones.
vos de la organización.
Los usuarios de negocios y usuarios-finales 1.7.1 Fundamentación del Proceso / Defini-
deben reconocer que la participación en la fase de ción del Problema
análisis es tan importante como la definición de las El propósito de la fundamentación del proceso/pro-
capacidades requeridas de los usuarios que partici- cedimiento es definir claramente los procesos/pro-
parán en cualquier solución. La participación de los cedimientos existentes e identificar las situaciones y
usuarios en todos los aspectos del proyecto, junto problemas encontrados. Esto es logrado a partir de
con la participación del grupo de TI y el proveedor un análisis detallado de los procesos y procedimien-
de la solución incrementará el éxito de los proyectos existentes. Cuando se realiza este análisis es
tos en la medida en que el nivel de participación se importante capturar y documentar actividades que
incremente. incluyan:
• Cómo los documentos y la informacion son re-
1.7 Fases del Proyecto cibidos;
• Que le ocurre a estos documentos después que
Las mejores prácticas de Manejo Electrónico de son recibidos (ej: sellados, clasificados, archi-
Contenido (MEC) asociadas con las fases de pro- vados, entregados, etc.)

22
Digitalización
de documentos

• Cómo estos documentos son usados y cómo usuarios con experiencia (no-gerenciales) y personal
diferentes personas usan el mismo documento gerencial. Es importante notar que el equipo que re-
para completar una actividad o proceso especí- unirá esta información debe representar las unidades
fico. de negocio desde la perspectiva del usuario e incluir
• Qué le pasa al documento durante el procesa- todos los procesos y procedimientos que estén en uso.

Creación de Envía el borrador GM envía
Presupuesto del contrato a GM
Contrato GM retorna el por e-mail
De ítems de para GM provee
borrador con el borrador
Línea recibido revisión/comentarios comentarios
comentarios a PA a PD y a PA
De PD. No
No Discusión?
Discusión?
Solicita a PD
60

45 15

Completar el
30

GM/PD/PA
Presupuesto de PA prepara el GM revisa el revisan el Si
Espera el Si
líneas de ítems Borrador del contrato borrador del borrador
Presupuesto de Programa
y que lo envíe E incluye el contrato
Ítems de línea Llamada de
(cc GM) presupuesto Programa
de PD conferencia Llamada de
de items de línea Llamada de
Llamada de Conferencia Conferencia
La preparación conferencia
para hacer consenso para hacer
de enmiendas
consenso
empieza aquí
Completa el formulario de
PD/GM Revisan requerimiento Prepara expediente
de contrato
No Aprobación 60
Aprobaciones Si
45 15

Cambios? de contrato 30
Verificadas?
Envía E-mail el regional Espera •Enruta el fólder
Revisión final
PA actualiza y Borrador formulario de copia •Firma el formulario de
Si de PA y firma
Prepara Borrador Final a requerimiento impresa No
de GRF requerimiento de contrato
Final PD/GM de contrato y •Esquema/Acuerdo de Contrato
Envía
Cambios a el contrato final •Resolución de Comité del Estado
PA a GM •Resolución de la Agencia
E-mail a la región para obtener •Enrutamiento de otros formularios
aprobaciones correctas
A Envía a PA para Devuelve al
SSM1 iniciala verificación Asistente
slip de de firma Administrativo
enrutamiento de DFA
Revisión 60
Si Revisión No
45 15
Verificado ? OK? A
Gerencial 30 final del
De DFA V e rifica OCC
Espera por 4 la s firm a s El Asistente Paquete Enrutado
Enruta expediente a copias firmadas No Administrativo de Si con 4 copias
DFA SSM1 para firma del contrato y/o DFA envía a OCC Para DAS
El Asistente
la resolución de para ejecución
PA requiere Administrativo
la Agencia
corrección a De DFA hace
DAS enruta 2
la resolución copias y las
copias a DFA
distribuye
Paso 2 del
Asistente Administrativo proceso de
de DFA crea el formato de factura DAS retiene 2 copias Contratos
DAS
El Asistente
Administrativo
De DFA archiva
Copia PDF el formulario de
1 copia original firmada 1 copia 1 copia
E-mail para enviada a
Mas documentos de respaldo original enviada Asignación de
PD/GM/PA DFA PM
Son enviados a PA para el enviada a GM contratos y lo enruta a
expediente del contrato a garantía Fair Housing

miento (anotar, resaltar, copiar, etc.) En la medida que el proceso de fundamentacion avan-
• Después que el procesamiento es completado, ce, los usuarios pueden describir procesos y/o proce-
dónde el documento es archivado, si hay múlti- dimientos que no son “oficialmente aprobados” en el
ples copias, etc, y procesamiento día a día. Estos atajos, o métodos al-
• Cómo los tiempos de retención de documentos ternativos, necesitan ser documentados, al igual que
son cumplidos y cómo el proceso de destruc- todos los demás atajos y metodologias implementa-
ción de documentos después de alcanzar la fe- das para completar las actividades del trabajo diario.
cha de destrucción se adhiere a las políticas de Una vez completada esta documentación, los
retención de la organización. usuarios deben tener una oportunidad de revisar el
Esta información debe ser reunida a traves de en- documento de fundamentación para asegurar que
trevistas con usuarios seleccionados en cada unidad todas las funciones y actividades relacionadas a sus
de procesamiento. Estos usuarios deben incluir a procesamientos han sido capturadas y documenta-

23
Digitalización
de documentos

das con exactitud. Es muy común para estos docu- • Clara identificación de qué informacion debe
mentos tener múltiples versiones presentadas antes ser capturada y archivada en cada etapa y ac-
de la aceptación del usuario. Esto es debido al hecho tividad del procesamiento.
primario de que la mayoria de los usuarios no tienen • Clara identificación de acciones básicas de
la documentación completa al nivel de detalle sobre MEC que puedan ser tomadas por los usuarios
cómo los documentos son manejados en sus áreas. (ej: enrutamiento, re-enrutamiento, escala-
Un ejemplo del nivel de detalle que debe reunir- miento, temporización, anotaciones, etc.);
se, documentarse y revisarse con los usuarios es pre- • Manejo de excepciones, y
sentado a continuación. • Ruta de escalamiento.
En la medida que los esfuerzos de análisis de los
1.7.2 Análisis de Procesos procesos y la re-ingenieria avancen, es clave para los
Una vez completado el proceso de fundamentación, usuarios participar en estos esfuerzos para asegurar
esta información es evaluada para determinar dónde una adecuada administracion del cambio. Adicional-
deben ser implementados los cambios basados en mente, es crítico que el personal de TI y el integra-
tecnología y los cambios no-basados en tecnología. dor de la solución trabajen de cerca con los usuarios
Ejemplos de cambios no-basados en tecnología para comprender completamente como los nuevos
típicamente incluyen reducción en copias de docu- procesos deben trabajar, qué información debe ser
mentos, la revisión de procedimientos no actualiza- archivada/supervisada, y el nivel y cantidad de re-
dos, eliminación de procedimientos redundantes, y portes que deben ser creados.
duplicación procesos/procedimientos entre organi-
zaciones. 1.7.3 Definición de Requerimientos
Ejemplos de cambios basados en tecnología típi- Después de identificar los cambios mas relevantes
camente incluyen carga automática de documentos basados en tecnología que la organización requiere,
recibidos, enrutamiento automático para el procesa- los requerimientos de la solución deben ser docu-
miento, y una historia detallada relacionada con las mentados de tal manera que provean información
actividades de trabajo, asociadas con cada item de detallada a los suplidores potenciales. Este docu-
trabajo o documento. mento debe definir claramente los usuarios y las
El análisis de los procesos existentes puede cla- funcionalidades del sistema en detalle, suficiente,
ramente definir las situaciones/problemas organiza- que habilite a los suplidores potenciales para en-
cionales junto con proveer un mecanismo para desa- tender las situaciones/problemas del negocio que se
rrollar y rediseñar procesos. El rediseño de procesos intenta resolver y los resultados deseados cuando la
debe incluir las siguientes actividades: solución sea implementada.
• Identificación de las actividades que pueden Cuando se estén desarrollando los requerimien-
ser reemplazadas por tecnologías (ej: sellado, tos de la solución debe considerar documentar tanto
copiado, archivado, enrutamiento, etc.); las funcionalidades y capacidades requeridas como
• Adopción por los usuarios de los nuevos proce- las deseadas que se hayan identificado a través de
sos y la incorporación de tecnologías MEC. este documento.
• Clara identificacion de formas que necesiten La definición de los requerimientos debe incluir
ser diseñadas o re-diseñadas. todos los aspectos de la tecnologia seleccionada/de-
• Clara identificación de entradas y salidas del seada que deban ser provistos por el integrador de
sistema. soluciones. El nivel de detalle debe ser suficiente para
permitir que el integrador de soluciones entienda to-
dos los requerimientos tecnológicos incluyendo:

24
Digitalización
de documentos

• Todos los aspectos de entrada/creación de do- rio estará utilizando para determinar si la solución
cumentos satisface los resultados que se anticiparon para el
• Capacidades para escaneo de documentos proyecto. Los usuarios deben considerar cada una
• Capacidades para almacenamiento de docu- de las siguientes metas y adicionar aquellas que
mentos sean relevantes para su proyecto:
• Capacidades de consulta de documentos • Mejora del servicio: Los usuarios necesitan la
• Seguridad de documentos capacidad de rápidamente acceder y revisar in-
• Formatos y compresión de documentos formación manejada por el sistema de imagen
• Todos los aspectos de servicios de documen- de documentos y control de flujo de trabajo.
tos/bibliotecas • Capacidad para dar seguimiento y monitoreo a
• Control de autoria las actividades de trabajo: El sistema debe per-
• Capacidades de verificación de documento mitir a los usuarios dar seguimiento a todos los
en uso/no-uso trabajos en proceso incluyendo la capacidad de
• Seguridad reasignar trabajo de un usuario a otro. Esta ca-
• Publicación, revisión, redacción, etc., de do- pacidad de seguimiento permitirá a la organi-
cumentos zación implementar nivelamiento de carga de
• Administración del sistema trabajo cuando sea apropiado.
• Todos los aspectos de control de flujo de traba- • Información histórica centralizada entre orga-
jo (“workflow”) nizaciones: El sistema debe habilitar la organi-
• Tipo de solución requerida zación para mantener un historial centralizado
• Niveles de enrutamiento relativo a todas las actividades asociadas con
• Reportes, seguimiento a información, bitá- el cliente. Esta centralización del historial debe
cora incluir tanto las actividades generadas por el
• Acceso de usuarios sistema (ej: fecha de escaneo, fecha de enru-
• Diseño y rediseño de formularios tamiento, etc.) como la información generada
• Procesos automatizados por los usuarios tal como notas tomadas du-
• Administración/Configuración del sistema rante conversaciones telefónicas. Los usua-
• Herramientas de diseño grafico de control rios deben tener acceso a la información que
de flujo de trabajo les permita su nivel de seguridad, limitando el
acceso a información que requiera un nivel de
1.7.4 Factores Críticos de éxito seguirdad más alto.
La definición de los factores críticos de éxito (FCE) • Incremento de la eficiencia de recursos dispo-
para la solucion deben ser claramente definidos. nibles: La organización debe estar capacitada
Estos FCE’s deben permitir a la organización y al para usar la tecnología seleccionada para dar
suplidor de la solucion identificar aquellas áreas de soporte a las actividades en proceso del nego-
importancia crítica relacionadas con la implementa- cio. La tecnologia seleccionada debe permitir
ción exitosa de las tecnologías deseadas. Ejemplos a los usuarios disminuir el tiempo invertido en
comúnes de factores críticos de éxito, tanto desde la el manejo de papel y archivos, incluyendo se-
perspectiva del negocio como técnica, incluyen: llado, grapado, copias, entregas, y archivo de
documentos; y de incrementar el tiempo en las
1.7.4.1 Objetivos relacionados del negocio áreas de procesamiento del trabajo.
Los documentos de planificación y adquisición de- • Satisfacer regulaciones organizacionales y/o
ben definir claros objetivos del negocio que el usua- gubernamentales relativas a la retencion de

25
Digitalización
de documentos

documentos: El uso de tecnologia de almace- afectar adversamente la solucion propuesta
namiento de data debe adherirse a cualquier ley y/o la data manejada por los sistemas actua-
y/o regulación que cubra el almacenamiento, les.
retención, y recuperación de información sobre • Modularidad: Las diversas aplicaciones clien-
medios electrónicos de almacenamiento. te-servidor deben ser modulares, permitiendo
• Disminuir el costo de almacenamiento: La so- la implementación de funcionalidades adicio-
lución debe proveer la habilidad para utilizar nales, sin afectar la solución total. Esto inclu-
tecnología de almacenamiento óptico para ye la habilidad para adicionar enrutamiento,
reducir el costo global de almacenamiento y carpetas virtuales, impresión de alto volumen,
recuperación de toda la informacion en “copia- servicios de fax automatizados, distribución de
dura” o papel. carga de trabajo, monitoreo, etc.
• Disminuir el costo de manejo manual de docu- • Acceso via Web: El sistema debe soportar com-
mentos: El costo del manejo manual de los do- pletamente la tecnología web en la que dife-
cumentos debe ser reducido al mismo tiempo rentes servidores web proveen todos los meca-
que incrementa la capacidad para brindar un nismos necesarios para almacenar y recuperar
mejor servicio a un menor costo por consulta. información requerida por el usuario, seguridad
• Acceso fácil a aplicaciones, órdenes de traba- a nivel de sistema tanto para usuarios como
jo, y otras informaciones. La solución general para data, y funciones de administración aso-
debe permitir a los usuarios rápidamente se- ciadas al sistema. Todas las aplicaciones deben
leccionar y accesar la información deseada sin estar completamente integradas para permitir
utilizar herramientas o interfases complejas. redundancia de hardware y software tanto en
La interfase del usuario debe ser fácil de usar las estaciones como en las plataformas de ser-
por todos los usuarios del sistema. vidores web.
• Utilizar componentes estándares en la indus-
1.7.4.2 Objetivos Técnicos: tria (No se permiten arquitecturas propieta-
Desde una perspectiva técnica, los usuarios deben rias): Los componentes asociados en la so-
considerar las siguientes metas y adicionar aquellas lución deben estar comúnmente disponibles
metas que no estén listadas pero que sean relevan- a través de las industrias de imagen de docu-
tes para cada proyecto. mentos y de workflow, ser completamente so-
• Escalabilidad: El sistema debe ser completa- portada por el suplidor seleccionado, y tener li-
mente escalable, permitiendo un incremento brerias y documentación completas de usuario
del número de usuarios y los volúmenes de y de desarrollo.
data sin reemplazar los componentes básicos • Capacidad para satisfacer los requerimientos
del sistema. Esta escalabilidad debe estar en técnicos sobre todos los aspectos del sistema
las áreas de incremento de memoria, almace- como es sumarizado en la Seccion 7.2.3 y deta-
namiento en disco, almacenamiento óptico, llado en los documentos de adquisicion.
tamaño y velocidad del CPU, etc.
• Ruta de Migración: Una ruta de migracion cla- 1.7.5 Guía de Selección de Tecnologías MEC
ramente definida debe estar completamente Cuando se está determinando las tecnologias apro-
soportada por la solución propuesta. Esta ruta piadas que son requeridas o necesarias para alcan-
de migración debe permitir la integración de zar metas de negocios o técnicas, la organización
nuevas tecnologías de manejo de documentos debe considerar varios factores asociados con la
para asegurar una integración adecuada, sin

26
Digitalización
de documentos

tecnología. La evaluación de la tecnología apropiada mienta utilizada para crear la información (ej:
debe incluir: procesadores de palabra, hojas electrónicas,
• COLD/ERM: Cuando evalúa tecnologias COLD/ documentos de facsímil, etc.). Los servicios de
ERM, la organización debe revisar los requeri- documento/biblioteca por lo general compren-
mientos de descarga, almacenamiento y pro- den marcar los documentos como “dentro”
cesamiento. Adicionalmente, la organización y “fuera” de los repositorios; permitir control
debe considerar la complejidad de configurar de versiones, y soportar reglas de seguridad
el sistema para soportar nuevos y/o modifica- a nivel de documentos, grupos, y archivos.
dos formatos de reportes y requerimientos de Cuando se están evaluando estas tecnologías,
indexación. También deben ser consideradas, la organización debe considerar si el producto
la capacidad de la tecnología para permitir ac- soporta estas funcionalidades y si las mismas
ceso simple de los usuarios a la data a través están integradas con los componentes de pu-
de una pantalla de consulta y la capacidad de blicación en web.
“cortar y pegar” información de un reporte o • Flujo de Trabajo: Cuando la organización de-
página recuperados a una aplicación estándar termina qué tecnologia de flujo de trabajo es
de oficina. Cuando se están evaluando tecno- requerida, debe ser decidido si se requiere de
logías de COLD/ERM, la organización debe tecnología con un nivel ad-hoc, administra-
asegurar que el sistema es capaz de cargar e tivo o de producción. Para requerimientos de
indexar el volumen diario de trabajo sin impac- enrutamiento/flujo de trabajo ad-hoc, la or-
tar los usuarios. Esta funcionalidad de “cargar” ganización debe evaluar si el producto inclu-
debe incluir indexado automatizado basado en ye herramientas de autoría simplificada (para
esquemas definidos por los usuarios autoriza- procedimientos de enrutamientos no comple-
dos. jos) que pueden ser utilizadas en un ambiente
• Imagen de Documentos: Cuando se está eva- gráfico junto con capacidades de monitoreo.
luando estas tecnologías, es útil para la organi- Las capacidades de monitoreo deben habilitar
zación realizar “visitas” a otras organizaciones a los usuarios autorizados a tener acceso a co-
similares en tamaño y procesamientos, que las de trabajo o “canastas”. Estas herramientas
hayan implementado la solución que se está administrativas y de monitoreo deben permitir
considerando. El propósito de estas “visitas” además a los usuarios autorizados re-enrutar
es reunir información relacionada con situacio- ítems de trabajo y establecer escalamiento bá-
nes/problemas encontrados por otros usuarios sico y procedimientos de “fuera de tiempo”. Es-
que potencialmente no han sido identificadas tos escalamientos y procedimientos de “fuera
o trabajadas por la organización. Durante es- de tiempo” habilita al usuario para establecer
tas “visitas”, todos los aspectos de escaneo de una cantidad de tiempo especifica para la du-
documentos, indexado, y verificación deben ser ración de cualquier actividad específica de un
discutidos. También debe ser revisado el desem- ítem de trabajo, o establecer un tiempo total
peño general del sistema y la facilidad de uso, la de duración antes de enviar automáticamente
precisión de procesamiento y la satisfacción de el ítem de trabajo a una persona específica o
la organización con el producto/solución y con rol. Cuando la organización determina que se
el proveedor del producto/solución. requiere una tecnología de flujo de trabajo de
• Servicios de Documento/Biblioteca: Estos ser- producción, el escalamiento y los procedimien-
vicios capacitan al usuario para manejar infor- tos de “fuera de tiempo” deben estar incluídos,
mación electrónica independiente de la herra- pero también deberán ser consideradas otras

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Digitalización
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