Immer mehr Unternehmen steigen derzeit auf den Versand von elektronischen Rechnungen um. Doch welche steuerlichen Besonderheiten muss ein selbständiger Handwerker beachten, wenn er von einem anderen Unternehmer eine Rechnung per E-Mail bekommt?
Grundsätzlich ist ein Unternehmer dazu verpflichtet, alle steuerlich relevanten Buchhaltungsunterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren. Diese Verpflichtung zur Aufbewahrung setzt voraus, dass die archivierten Unterlagen – egal, ob in Papierform oder in elektronischer Form – lesbar aufbewahrt werden. Doch was gilt bei einer in einer E-Mail erhaltenen Rechnung als steuerlich relevant?
E-Mail kann grundsätzlich als Briefumschlag gesehen werden
Nehmen wir den klassischen Fall. Sie beziehen von einem Unternehmen eine Leistung für Ihren Handwerksbetrieb. Der Unternehmer schickt Ihnen dazu eine E-Mail und fügt die Rechnung im pdf-Format als Anhang bei. In der E-Mail selbst stehen keine steuerlich relevanten Informationen, sondern nur ein höfliches Schreiben mit Hinweis auf die Rechnung im Anhang. In diesem Fall müssen Sie nur die Rechnung zehn Jahre lang archivieren und zehn Jahre lang aufbewahren. Die E-Mail selbst gilt in diesem Fall als steuerlich nicht relevanter Briefumschlag und muss nicht aufbewahrt werden.
Befindet sich die Rechnung nicht als Anhang in der E-Mail, sondern ist die E-Mail die Rechnung, sind Sie steuerlich dazu verpflichtet, diese E-Mail (= Rechnung) zu archivieren und zehn Jahre lang aufzubewahren.
Tipp: Archivieren Sie elektronische Rechnungen, müssen Sie darauf achten, dass diese archivierten Rechnungen nicht mehr verändert werden können. Wenn eine Veränderung möglich ist, muss diese zumindest protokolliert werden. Die Grundsätze zur Archivierung elektronischer, steuerlich relevanter Unterlagen finden Sie in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003).
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.