Según el informe «La Digitalización de Autónomos y Pymes en España 2016» de Vodafone, las pymes españolas están transformando de manera relevante su forma de trabajar. Por ejemplo, un 34% de sus empleados lo hacen en movilidad y de éstos la mitad pasan más del 75% de su tiempo fuera de la oficina. Otro dato que sigue esta línea, es el imparable crecimiento del uso del móvil que ya supera al ordenador en más de un 10%.

El aumento de la movilidad está impulsando el uso de otras herramientas como la videoconferencia, que ya la utilizan 3 de cada 10 pymes (según el estudio), y que permite realizar reuniones, atender clientes y trabajar en equipo con compañeros ubicados en cualquier parte del mundo. En este sentido, aunque su uso se va consolidando, aún queda por recorrer mucho camino para que directivos y empleados incorporen en su actividad profesional esta nueva forma de trabajar. Por este motivo, es importante seguir una serie de consejos, más allá de los meramente técnicos, para que el uso de la videoconferencia se convierta como algo habitual en una empresa:

• Alternar recursos. En muchas ocasiones no se aprovecha todo el potencial visual que ofrece la videoconferencia, y sólo se utiliza la voz como si fuera una llamada telefónica. Con la videoconferencia también podemos compartir gráficos, documentos o vídeos, que rompen la monotonía y hacen la conversación más llevadera, sobre todo si son reuniones largas, captando así la atención del asistente.
• El lenguaje no verbal. Los gestos y la postura ganan mucha importancia, ya que cualquiera de los asistentes pueden ver cómo nos movemos o qué estamos haciendo. Sin embargo, también, nos ofrece la posibilidad de ver a nuestra audiencia, por ejemplo, si bostezan, cierran los ojos o se entretienen con otras tareas es que han perdido el interés y tenemos el reto de intentar recobrar su atención.
• Evitar los monólogos. Uno de los consejos principales, es realizar pausas y vocalizar bien para que todos los asistentes puedan seguir el hilo de la charla y no surjan confusiones. Además, es recomendable hacer preguntas, cambiar el tono de voz y generar debates para amenizar el evento y ver si todos están siguiendo el contenido expuesto.
• Evitar las conversaciones alternativas. En la mayoría de videollamadas, hay usuarios que están en una misma sala (dado que trabajan en la misma oficina) y otras que se conectan desde otros lugares. En estas situaciones hay que evitar centrar la conversación sólo entre los empleados que están en un mismo sitio, pues los que están en ubicaciones diferentes pueden sentirse excluidos y desconectar, bajando su nivel de compromiso y empatía.
• Evita el multitasking. Hemos de considerar las reuniones virtuales, como si fueran cara a cara y, por esto, centrar toda la atención en ella y no dedicarse a otras tareas laborales o personales. Así, eliminaremos ruidos de teclas o de hojas y la mirada se centrará en los compañeros y no en el ordenador.

Como podemos ver, la videoconferencia se está convirtiendo en un gran aliado para aquellas pymes que tienen empleados en movilidad, una tendencia que irá en aumento los próximos años, ya que evita pérdida de tiempo en los desplazamientos, los costes en transporte y el cansancio acumulado debido a los viajes. Actualmente existen soluciones de videoconferencia profesional en la nube como es por ejemplo Meeting, que permiten llevar a cabo reuniones online con calidad HD desde cualquier lugar y con todo tipo de dispositivos (ordenadores de sobremesa, pc’s, smartphone, tabletas ya sea con iOS o Android), aportando así la flexibilidad y movilidad que los trabajadores necesitan. Además, Meeting ofrece prestaciones especialmente diseñadas para la empresa, sea del tamaño que sea, no requiere de la compra de equipos ya que es un servicio en la nube y cuenta con un soporte experto y especializado que apoya al usuario en el uso del servicio.

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