Changer de logiciel de gestion sans prendre de risques

Les systèmes d’information sont l’un des principaux leviers de performance dans l’assurance. Ils doivent s’adapter aux évolutions technologiques et réglementaires propres à ce domaine.
Éditeur de logiciels de gestion en assurance IARD, Maritime & Transport, Santé & Prévoyance depuis plus de 40 ans, Infass Systèmes a accompagné de nombreux acteurs du marché dans ce processus.

Se poser les bonnes questions avant de se lancer
Quelles nouvelles fonctionnalités ? Quels bénéfices ? Quels risques ? Quel prix? Il faut éviter de se focaliser sur ce qui semble manquer, au risque de mettre en péril ce qui fonctionne bien !

Choisir le bon outil est une première étape. Mais ce n’est que le début du chemin : son intégration, la migration des données et l’accompagnement des utilisateurs sont aussi des phases sensibles à aborder avec méthode.

Veiller à ne rien oublier : il est toujours délicat de vouloir intégrer une fonctionnalité en cours de chantier.

Se faire accompagner ou pas
Le regard extérieur et l’expertise technologique d’un prestataire permettent souvent d’éviter des erreurs. L’important est de s’assurer de l’indépendance et de la légitimité du consultant qui doit bien maîtriser le métier et les processus de l’assurance.

Écouter les acteurs internes
En premier lieu, il faut considérer l’activité du courtier : par exemple, si ce dernier a une clientèle de particuliers, il a intérêt à proposer un tarificateur en ligne ; s’il cible les entreprises, il a plutôt besoin d’automatiser l’appel de primes.

D’autres acteurs ont leurs priorités propres : la sécurité pour la DSI, le coût d’investissement pour le directeur financier, les fonctionnalités de suivi pour les souscripteurs, les processus comptables pour le back office…

Optimiser le calendrier et clarifier les rôles
Les impératifs de chacun vont guider le calendrier du projet : les comptables croulent sous les échéances entre janvier et mars, les souscripteurs sont intouchables en fin d’année, durant les renouvellements…  
L’expression de besoins des utilisateurs, les tests et la migration des données doivent donc être anticipés hors de ces périodes.

Les tests sont réalisés, à chaque étape du projet, par les utilisateurs dans leur environnement de travail et supervisés par le maître d’œuvre. De simples jeux d’essai ne suffisent pas. L’éditeur vérifie que les programmes fonctionnent ; les équipes internes valident la pertinence de l’outil au regard des processus de l’entreprise.

Sécuriser sa migration
C’est incontestablement l’étape la plus sensible, celle qui peut donner des sueurs froides au courtier. Elle est d’autant plus critique qu’elle se fait maintenant sous l’œil des commissaires aux comptes. Ces derniers s’assurent que la valorisation des encours est bien conforme aux pratiques antérieures, telles que transmises par le client à son éditeur au lancement du projet.

Jouer la transparence
Dans cette conduite de changement, les clients, les partenaires et les salariés sont impactés. Pour que tout se passe dans les meilleures conditions, il est préférable d’informer en amont que cette évolution – qui peut s’accompagner d’une phase d’adaptation – est destinée à leur simplifier la vie.

Penser à l’après
La mise en service du nouveau logiciel ne signe pas la fin de l’histoire : une fois formés au maniement de l’outil, les utilisateurs doivent être accompagnés dans sa prise en main et dans l’intégration des nouveaux processus de travail. Objectif : prendre ses marques et dépasser rapidement le niveau de productivité précédent.

Dans le monde de l’assurance où les systèmes d’information ont été construits en silos, la priorité est souvent d’introduire de la fluidité entre les différents pôles d’activité : souscription, gestion de sinistres et back office. Un nouveau logiciel de gestion doit également proposer de nouvelles fonctionnalités et apporter un gain de productivité.

Faire le bilan, c’est avant tout s’assurer que le cahier des charges a été respecté. Et cela n’est possible que si les objectifs ont été clairement définis au départ.

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