Microsoft Office 2016: Så utnyttjar du nya programmet till max

Microsoft Office 2016 – bästa nyheterna och så uppgraderar du

Microsoft håller tidtabellen. Det brukar gå ungefär tre år mellan varje version av Office – och den förra versionen kom 2013.

 

Microsoft Office innehåller som bekant de viktigaste kontorsprogrammen, exempelvis ordbehandlaren Word, kalkylprogrammet Excel och presentationsverktyget Powerpoint. Med 1,2 miljarder användare är det Microsofts riktiga kassako.

 

Redan Office 2013 fokuserade på lagring i molnet och Office 2016 lägger ännu mer tyngd på delning över nätet, både med dig själv och med andra. Det är där de stora nyheterna finns – inte så mycket i själva programmen. När du startar något av de senaste Office-programmen för första gången kommer du att ha svårt att se vad som är nytt. De flesta funktioner finns där de alltid har funnits och allt ser likadant ut.
 

Olika versioner

Precis som med Office 2013 finns det två versioner av nya Office – den vanliga Office 2016 eller den prenumererade versionen som heter Office 365. Den förstnämnda köper du en gång för alla och för den senare betalar du en årlig avgift. Det innebär att om du redan prenumererar ingår uppgraderingen.

 

Båda varianterna finns i olika smaker med olika prislappar och olika program. Billigast är Hem & Student-versionen, som bara innehåller Word, Excel, Powerpoint och Onenote. Med stigande priser tillkommer sedan fler programdelar.

 

Microsoft Office finns också för mobiler och plattor. Du kan ladda ned det gratis till Android och IOS via Google Play eller App Store. På en Windows-telefon finns Office redan förinstallerat och gäller det en Windows 10-platta är det den version vi beskriver här du ska använda om det inte redan finns installerat i enheten.

 

En Office 365 Home-prenumeration räcker till fem olika enheter och du kan dela med dig själv och dina egna enheter eller med andra, till exempel inom familjen. Det finns också en Personal-version för en enhet.

 

Om du inte vet vilken version det är du använder tillhandahåller Microsoft en utmärkt hjälpreda här: surftips.se/officeversion.

 

 

Berätta, Microsoft!

En av de mest synliga nyheterna i Office 2016 är en funktion som Microsoft kallar Berätta vad du vill göra… (Tell me på engelska). Du hittar den som liten glödlampsikon.

 

Microsoft har provat många varianter på hjälpfunktioner när det gäller Office – vem kommer inte ihåg det störande gemet som for omkring på skärmen? Det här är det nyaste i den vägen. Tanken är att du ska skriva in ord eller fraser som talar om vad du vill göra för att snabbt komma till rätt funktion, även om du inte hittar så bra i menyerna. Du kan också använda fältet för att be om hjälp eller göra en smart sökning.
Det här fungerar förvånande bra. Tänk dig att du har skrivit en text som du vill dela upp i två spalter, men att du inte kommer ihåg var spaltfunktionen finns.

 

Markera din text, klicka på glödlampan (eller använd tangentbordskombinationen Alt + C) och skriv spalt. Du får genast upp några val, där det översta är de spalter du ville ha – det är bara att klicka och bestämma. Det här går oftast mycket fortare än att själv leta bland hundratals menyval.

 

Du kan också klicka på frågetecknet för att få fram den traditionella hjälprutan.

 

 

Sök smartare

Office 2016 har också en smart sökfunktion. Om du klickar på förstoringsglaset öppnas sidpanelen till höger med internetsökningar på ditt valda ord. Du kan hitta träffar på till exempel Wikipedia eller andra ställen där ordet förklaras. Sökningen görs med Microsofts sökmotor Bing och om du klickar på en av länkarna öppnas den i din standardwebbläsare.

 

Samma sorts sökning kan du enkelt utföra med ett eller flera ord i din text. Markera önskat ord genom att dubbelklicka på det, alternativt markera flera ord eller en hel mening. Högerklicka sedan, så hittar du valet med
förstoringsglaset även där. Av någon anledning heter det då Smart uppslag istället för Smart sökning, men effekten är densamma – behändiga sökträffar på nätet presenteras i panelen till höger. Text, länkar och bilder från sökresultaten kan dras direkt in i dokumentet.

 

Sidopanelen har två flikar, Utforska och Definiera, och sökresultat visas som standard i den första. Men du kan också välja fliken Definiera för att se en definition av ditt ord eller uttryck, om en sådan existerar.

 

Funktionen fanns tidigare, men hette då Sök med Bing och sökningarna öppnades i ett webbläsarfönster.

 

 

Så arbetar ni tillsammans i Office 2016

En av de stora nyheterna i Office 2016 är något som konkurrenten Google Docs har haft länge, nämligen möjligheten att samtidigt arbeta med samma dokument i realtid.

 

En begränsad möjlighet till att arbeta i samma dokument fanns redan i 2013-versionen, men nu är det fullt genomfört.

 

Om du lagrar dokumentet online i Onedrive (eller Sharepoint om du har tillgång till det via arbetet) och sedan delar det med vänner eller kollegor som använder Word 2016 eller Word Online kan ni se varandras ändringar i dokumentet direkt när de görs.

 

Spara dokumentet online genom att välja Spara som i Arkiv-menyn och sedan klicka på Onedrive. Klicka på Logga in om du inte redan är inloggad. Ange e-postadressen som du använder för din Microsoft-inloggning och klicka på Nästa. Skriv in lösenordet och klicka på Logga in. Sedan kan du spara i önskad Onedrive-mapp, som ska vara en delad mapp.Klicka på Dela för att skapa en länk eller en e-postinbjudan. En ny panel öppnas till höger. Du kan bjuda in dem som ska få tillgång till dokumentet genom att välja i din adressbok. Klicka bara på den lilla boksymbolen till höger om fältet Bjud in andra och välj i listan. Du kan också skriva in en e-postadress direkt.

 

Välj sedan i rullisten om den inbjudne ska kunna redigera dokumentet eller bara läsa det. Vill du, kan du också bifoga ett meddelande. Klicka på knappen Dela för att skicka inbjudan. Den inbjudne får ett e-postmeddelande med en länk att klicka på för att öppna dokumentet. Om mottagaren inte har Word 2016 installerat öppnas det i stället i webbversionen Word Online, som alla har gratis tillgång till.
Ett annat sätt att skicka en delningsinbjudan är att gå via Hämta en delningslänk längst ned i sidopanelen. Du får då två knappar att välja mellan: Skapa en redigeringslänk och Skapa en länk med behörighet att visa. Båda ger dig en länk som du kan kopiera och distribuera på vilket sätt du vill – e-post, Skype, Facebook eller en webbsida, till exempel.

Dela med Skype

Delningen är också integrerad med Skype. Om du har delat en fil med en Skype-kontakt ser du dennes status direkt i panelen och kan skicka snabbmeddelanden eller starta ett samtal direkt inifrån Word. Bra om ni behöver diskutera det dokument ni arbetar med tillsammans.Om ni är många som redigerar ett dokument och du vill skicka ett e-postmeddelande eller ett Skype-meddelande till allihop finns den funktionen också. Öppna Arkiv-menyn och klicka på Skicka ett meddelande vid Personer som redigerar just nu.

 

När dina vänner öppnar dokumentet och samtycker till att dela ändringar automatiskt kan du se deras arbete i realtid. Du får också ett besked i en ruta om att andra personer redigerar dokumentet och om du stänger delningspanelen kan du fortfarande se hur många de är, tack vare en liten siffra på knappen Dela.
 
Förändringarna äger rum på skärmen medan du tittar. Små flaggliknande markörer i olika färger visar var det händer saker och genom att hålla muspekaren över dessa kan du se vem som genomför ändringen.Den som ursprungligen delade dokumentet kan alltid ta bort en annan användare eller begränsa dennes rättigheter genom att högerklicka på namnet och välja Ta bort användare eller Ändra behörighet till: Kan visa.
 
Det går inte att dela ett dokument med Word för Android eller IOS. Ni kan arbeta med samma dokument via Onedrive, men då måste det sparas och stängas innan någon annan kan spara i det. Det borde gå med en Windows 10-telefon, men någon sådan att testa med existerar tyvärr inte ännu när detta skrivs.

Enkelt byta utseende

Det enda som är helt uppenbart nytt i Word vid första anblicken är färgen på menyfliksområdet. I Office 2013 är standardbakgrunden för området ljust grå, men i 2016-versionen är den i stället densamma som programmets ikonfärg. I Word är menyfliksområdet alltså blått, i Excel grönt, och så vidare.

 

Det här kan ju se klatschigt ut, men om du upplever det störande är det inte så besvärligt att ändra till något som är snällare mot ögonen. Välj Alternativ i Arkiv-menyn och titta en bit ned till höger, under Anpassa Microsoft Office. Där finns tre val, där Vit återställer det gamla utseendet, Färg är det nya och temat Mörkgrå är utformat för att vara till hjälp för personer med nedsatt syn.
Menyfliksområdet är också en liten, liten aning större än tidigare. Det är knappt märkbart, men tanken är säkert att ge lite bättre plats för fingrar på en pekskärm.

 

Även Öppna och Spara som under Arkiv har fått annorlunda utseenden. Du får jämföra noga för att se skillnaderna, men lite mer strömlinjeformat känns det. De senast öppnade filerna sorteras efter modifieringsdatum och knappen Bläddra har tillkommit för att ge snabb åtkomst till Utforskaren.

 

 

Ekvationer på nytt sätt

En nyhet av det mindre slaget är pennanteckningar för ekvationer. Möjligheten att infoga snygga matematiska funktioner har funnits på annat sätt länge, men nu finns det ett tillägg för alla med pekskärm eller ritpenna.

 

Välj Infoga-fliken och klicka på Ekvation. Klicka på Pennekvation. Nu öppnas ett litet fönster där du kan använda pekpenna eller finger för att rita en ekvation. Musen går också bra att utnyttja, men då blir det rejält knepigt. Om Office känner igen vad du ritar översätts ekvationen till förhandsgranskningsfältet och när du är klar är det bara att klicka på Infoga för att få in ekvationen i dokumentet.Det fungerar bäst att skriva in i hela ekvationen innan du utför eventuella korrigeringar. Det är mer troligt att din ekvation kommer att kännas igen korrekt om du fullföljer hela inmatningen, eftersom mekanismen kan ändra efterhand. När allt är inskrivet och du upptäcker att du behöver byta en del av ekvationen, kan du radera den del du vill ändra genom att klicka på Radera och använda suddgummit.

 

 

Snabba figurer

Möjligheten att lägga till figurer i olika former i dokumentet fanns redan tidigare. Byt till Infoga-fliken och klicka på Figurer, så visas ett stort urval av färdiga figurer. När du klickar på en av dem ändrar markören form till ett plustecken och du kan snabbt dra ut en figur till önskad storlek där du vill ha den.

 

Nytt är att den färgsättning du kan välja genom att klicka på en av många rutor med förvalda temafärger har utökats. När din figur är på plats ser du ett antal av dessa i menyn, där det bara är att välja. Du när fler genom att klicka på den lilla nedåtpilen Mer nere till höger i fältet.
Skillnaden i Office 2016 är att det nu finns många fler val. De tidigare visas under rubriken Temaformat och under dem finns den nya rubriken Förval, som innehåller ytterligare några varianter.

 

 

Så här skaffar du Office 2016

TESTA GRATIS. Du kan testa nya Office gratis i en månad. Det här gör du genom att gå in på www.office.com och klicka på Kostnadsfri utvärderingsversion för hemmet. Läs mer om villkoren, klicka på Prova utan kostnad och följ instruktionerna.

 

BÖRJA PRENUMERERA. När din kostnadsfria testmånad har passerat omvandlas den till en betalprenumeration för cirka 90 kronor i månaden.

 

KÖP PROGRAMMET. Om du inte vill prenumerera kan du betala programmet en gång för alla. Du kan handla det i din datorbutik eller direkt från Microsoft på products.office.com. Klicka på För hemanvändning och välj Köp nu under rubriken Office Home & Student 2016. Programmet kostar cirka 1 400 kronor.

 

UPPGRADERA. Om du redan har en prenumeration på Office 365 får du automatiskt ett meddelande om att du kan uppgradera. Om du vill uppdatera tidigare, eller om du inte får något meddelande kan du göra det manuellt:

 

1. Välj Konto i Arkiv-menyn.
2. Klicka på Hantera konto.
3. Du kommer till en webbsida där du kan behöva logga in med ditt Microsoft-konto.
4. Välj Installera och sedan Installera igen. Din Office 2016-version laddas ned i bakgrunden. När installationen har slutförts visas en välkomstvideo.