Pour avoir une réunion productive, suivez ces règles !

Il est toujours plus agréable de discuter en face à face avec des personnes plutôt que d'envoyer une demi-douzaine de mails. Cependant, il y a aussi des réunions où les directives font défaut et où aucune décision n'est prise. Des réunions qui en définitive vous font perdre du temps à vous et à votre équipe. Voici 5 règles pour vous assurer d'avoir une réunion productive. Essayez, vous ne serez pas déçu !

N'invitez pas tout le monde !

En termes de réunion, Google a une règle : jamais plus de 10 personnes. Pourquoi ? Pour avoir des réunions productives ! Ils font en sorte que seules les personnes clés participent aux réunions pour avoir des résultats.

Le fait de réduire le nombre de participants est aussi un moyen d'éviter toute paresse sociale de la part de vos collaborateurs. Nous ne doutions pas du fait que votre équipe soit active et efficace mais face à un groupe trop nombreux tout le monde a tendance à diminuer leurs efforts. Nous n'inventons rien. Selon plusieurs études, plus un groupe sera nombreux, moins les personnes le composant seront d'humeur à participer à la discussion. Pour garantir une contribution optimale dans votre réunion vous devez absolument réduire le nombre de participants. Inviter trop peu de personnes peut également vous faire perdre du temps. En identifiant clairement le but de la réunion vous pouvez ajuster le nombre de participants en conséquence.

Pour vous donner un ordre d'idée de la taille de votre groupe :

• Pour résoudre un problème, 4 à 6 personnes.

Même si vous voulez l'opinion de tout le monde, organiser une réunion avec plus de participants vous fera perdre du temps. Les gens auront souvent les mêmes idées et certains seront hors sujet. Demandez à des personnes spécifiques de recueillir leurs avis avant de vous réunir et discutez-en en comité restreint.

• Pour prendre une décision, 4 à 7 personnes.

Au delà de 7 personnes, il vous sera extrêmement difficile d'arriver à un consensus.

• Pour définir un ordre du jour, 5 à 15 personnes.

Cela dépend essentiellement de la taille de votre entreprise. Normalement, il s'agit d'une réunion réservée aux responsables pour fixer un cap. Il ne devrait donc pas avoir trop de participants.

• Pour brainstormer, invitez 10 à 20 personnes.

Essayez d'avoir des participants avec des backgrounds différents pour avoir des idées variées.

Planifiez

Planifiez à l'avance ce dont vous voulez parler avec votre équipe. Partagez ce programme avant la réunion pour que tout le monde puisse se préparer. Par exemple, vous pouvez décider de parler de tel problème de 10h00 à 10h20, puis de passer à autre chose à 10h20. Cela ne marche pas pour tous les types de réunion mais peut vraiment vous aidez à structurer la conversation.

Les meilleures sont les plus courtes

Si vous avez l'habitude de tenir des réunions durant au moins une heure, sachez qu'au bout de 20 minutes plus personne ne vous écoute. Cela ne signifie pas forcément que vous n'êtes pas intéressant ou qu'ils n'ont pas envie de vous écouter. Mais il faut savoir qu'en moyenne notre capacité d'attention se situe entre 10 et 18 minutes. Au delà, les esprits ont tendance à vagabonder. La durée optimale d'une réunion serait donc de 15 minutes. Difficile à croire qu'on puisse accomplir quoique soit en 15 minutes. Dans tous les cas, il est déconseillé de dépasser les 30 minutes de réunion. Si vous et vos collaborateur avait préparé ce dont vous voulez discuter avant, vous n'aurez normalement pas besoin de plus de temps.

Jouez la old school

Selon une étude récente, écrire sur du papier aiderait à mieux comprendre et analyser ce qui est dit. Cela a aussi un effet bénéfique sur notre mémoire. De plus, sans ordinateur vos collaborateurs seront bien plus attentifs.

Mettez le pied à l'étrier

En dernier lieu, vous devez absolument vous assurer que votre réunion ait un dénouement clair. Utilisez les dernières minutes pour récapituler ce qui a été dit.

Selon Robert C. Pozen, professeur à la Harvard Business School, votre réunion devrait se terminer par les questions suivantes:

• Quelles sont les prochaines étapes ?
• Qui est responsable de quelle étape ?
• De quel délai dispose-t-on ?

Utilisez 30 secondes par participant pour vous assurer que tout le monde a une réponse à ces trois questions. De cette façon, vous êtes sûr que tout le monde est à la même page. Ainsi, tout le monde est conscient de ses responsabilités.

Après la réunion, envoyez un résumé avec les actions spécifiques dont vous avez discuté à la fin.

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