pmOne optimiert Workflows mit LogMeIn Drei gewinnt – GoToWebinar, GoToMeeting & GoToAssist

Kommunikation spielt eine zentrale Rolle in Unternehmen. Das merkt man vor allem dann, wenn sie nicht reibungslos funktioniert. Zu einer echten Herausforderung wird sie, wenn die Mitarbeiter über verschiedene Standorte und in Homeoffices verteilt sind. In so einem Fall sind leistungsstarke digitale Lösungen gefragt, die den problemlosen Austausch von Informationen und Daten ermöglichen und die Abstimmung unter Kollegen oder mit Kunden vereinfachen.

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ICP Deutschland GmbH

Paessler AG

GoTo Technologies Germany GmbH

LogMeIn Europe BV

Auf der Suche nach einer solchen Anwendung war auch das 2007 gegründete Münchner Unternehmen pmOne, das heute mehr als 220 Mitarbeiter an acht Standorten und in vielen Homeoffices beschäftigt. pmOne bietet maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Business Intelligence, Artificial Intelligence und Corporate Performance Management (BI, AI, CPM) an und unterstützt mehr als 500 Kunden auf ihrem Weg ins digitale Zeitalter. Kein Wunder also, dass Stefan Sexl, Gründer von pmOne, bei den vom Unternehmen genutzten IT-Lösungen keine Kompromisse macht.

Sexl beschäftigt sich schon lange mit dem Thema virtuelle Kooperation und hat bereits vor rund 15 Jahren erste Erfahrungen damit gesammelt. Für den Arbeitsalltag bei pmOne suchte er deshalb nach einer Lösung, die die entsprechende Performance für das anspruchsvolle Umfeld bietet.

Als perfekte Arbeitsinstrumente haben sich dabei für ihn und sein Team nach dem Testen zahlreicher anderer Lösungen drei Produkte von LogMeIn herausgestellt. Das Unternehmen ist ein hoch frequenter User der Webinar-Anwendung GoToWebinar sowie der Conferencing-Lösung GoToMeeting und nutzt darüber hinaus die Remote-Software GoToAssist für den technischen Support.

Dabei kommt GoToMeeting bei pmOne auf ungefähr 100 aktive User. „GoToMeeting ist sozusagen unser internes Brot- und Butter-Werkzeug und für uns genauso wichtig wie E-Mail“, sagt Stefan Sexl, „und jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Account.“

Sexl und Florian Friedrich, Leiter IT und Support, schätzen dabei nicht nur die Zuverlässigkeit, sondern auch die unkomplizierte Installation und Inbetriebnahme. „Es gibt heutzutage viele gute Lösungen, bei denen man rein von der Softwareseite her keine Probleme bei der Einführung hat“, ergänzt Friedrich. „Für uns aber war der wirkliche Vorteil – und noch relevanter als Preis oder Skalierungsmöglichkeit – die schnelle Nutzung. Man kann einen Tag nach der Installation ohne Probleme damit arbeiten, und es läuft wirklich rund.“

Minimale Systemvoraussetzungen

Vor der Einführung von GoToMeeting hatte pmOne alle Tools der großen Anbieter getestet. Dabei stellten sie fest, dass andere Lösungen in vielen Umgebungen nicht reibungslos funktionierten. Mal scheiterten sie an restriktiven Firewalls, mal an unterschiedlichen Systemvoraussetzungen in der Kommunikation mit externen Teilnehmern. Einige Anbieter erlauben darüber hinaus nur „sortenreine“ Meetings, also entweder Telefonie oder VOIP. Bei der jetzt genutzten Lösung ist dagegen alles möglich: Man kann verschiedene Hardware mischen, und auch unterschiedlich schnelle Internetverbindungen sind kein Problem. Der Grund dafür ist das ausgereifte Backend, das nebenbei dafür sorgt, dass in der überwiegenden Mehrheit der Fälle keine Änderungen an der Firewall erforderlich sind. Die Lösung erkennt darüber hinaus die Bandbreite und verringert gegebenenfalls die Auflösung der Webcam oder empfiehlt, sie bei schlechter Bandbreite komplett auszuschalten.

Eine weitere Herausforderung in der täglichen Praxis, mit der viele Anwender kämpfen, sind technische Hilfsmittel. Manche Rechner haben gute Mikrofone und Lautsprecher, bei anderen muss man auf externe Geräte wie Headsets zurückgreifen. Hier kann es zuweilen Probleme mit Rückkopplungen oder der Bluetooth-Verbindung geben – auch das berüchtigte Rascheln und Knacken in einer Leitung kann ein erheblicher Störfaktor sein.

Wählt man sich über VOIP ein und verliert kurzfristig die Internet-Verbindung, dann muss man sich bei den meisten Systemen komplett neu einwählen. „Wir dagegen können nahtlos von Internet auf Telefon umsteigen, falls es nötig wird, und auch der Switch zwischen Mikrofon und Headset erfolgt vollautomatisch. Das ist im Alltag eine echte Erleichterung“, unterstreicht Stefan Sexl. „GoToMeeting funktioniert in allen Szenarien einwandfrei und bietet dabei auch noch eine bessere Ton- und Verbindungsqualität als vergleichbare Lösungen.“

Mit Webinaren punkten

Auch mit GoToWebinar hat das Unternehmen bislang nur positive Erfahrungen gemacht. Die Webinar-Lösung ist für bis zu 500 Teilnehmer ausgelegt, pmOne hat sie bisher für Veranstaltungen mit rund 130 Teilnehmern genutzt. Dabei liefert das Programm auch bei hoher Breitbandauslastung eine zuverlässige Performance.

Grundsätzlich ist das Programm nach den Worten von Friedrich „wirklich genügsam. Es kommt natürlich immer darauf an, wie weit man mit dem Thema Digitalisierung und Internetanbindung ist, aber ein paar Mbit dürfen es für eine reibungslose Performance schon sein.“ Obwohl Friedrich bislang selber nicht auf Probleme gestoßen ist und die Lösungen trotz modernisierter Firewall nicht als Risiko eingestuft wurden, geht er davon aus, dass eine zu hohe Abschottung zu Funktionseinschränkungen führen kann – auch wenn GoToMeeting die Standardports 80 und 443 genügen.

Für pmOne haben sich darüber hinaus während der Software-Evaluierung ausführliche Testphasen bewährt, da sich viele Faktoren erst im Alltag als störend oder auch positiv herausstellen. So ist der nahtlose Wechsel von VoIP zu Telefonie für Sexl eines der Schlüsselfeatures von GoToMeeting und eine echte Erleichterung im Alltag. Außer internen Tests verlässt sich pmOne auch auf Schwarmwissen. „Wir testen neue Lösungen auch oft über Collab-Plattformen wie Yammer“, sagt Sexl. „Damit sind wir immer auf der sicheren Seite. Und unsere letzte technische Panne ist schon Jahre her.“ Sein bester Ratschlag für alle, die über die Anschaffung eines Meeting-Tools nachdenken: „Am besten direkt für alle ein gutes USB-Headset mitbestellen – das erspart später jede Menge Frust im Alltag.“

Sharin Gattung.

Fazit: Die Tipps der Profis

• Systemvoraussetzungen schaffen: Breitbandanbindung und idealerweise aktuelle Software (ab Windows 7 aufwärts), Browser muss Java Script-fähig sein (Mobilgeräte)

• Firewall modernisieren: beugt späteren Problemen vor

• Ausreichend lange Testphasen einplanen: welche Features essenziell sind, zeigt sich erst im Tagesgeschäft

• In gute Audio-Hardware investieren: vermeidet Störungen und unnötige Geräuschkulisse

• Ports prüfen und ggf. weitere zulassen: hohe Abschottung kann Probleme in der Performance verursachen

Über die Autorin

Sharin Gattung ist Senior Regional Marketing Manager DACH bei LogMeIn. Sie verantwortet Vermarktung und Lead-Generierung für die Bereiche Online-Collaboration, Customer Service und Engagement sowie Passwort-Management für das regionale Vertriebsteam.

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