Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung Moderne Verwaltungsarbeit in Deutschland

Die Öffentliche Verwaltung beschäftigt sich schon lange mit den ­Herausforderungen der Digitalisierung und arbeitet intensiv daran, sich den neuen Rahmenbedingungen anzupassen.

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Fabasoft Deutschland GmbH

Dennoch kommt die Studie „Digital Europe“ von McKinsey Global Institute zu dem Ergebnis, dass Deutschland im Vergleich mit den Nachbarländern etwas hinterherhinkt und dadurch sehr viel Potenzial verschenkt – bis zu 500 Milliarden Euro.

Es gibt also – wie auch in zahlreichen anderen europäischen Ländern – noch einiges zu tun. ­Allerdings hat die Bundesregierung mit dem Programm „Digitale Verwaltung 2020“ bereits 2014 Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft festgelegt, mit dem Ergebnis, dass heute viele ­Projekte rund um die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit gestartet wurden und viele davon auch weit fortgeschritten sind.

Leuchtturmprojekte

Im Freistaat Bayern arbeiten bereits­ mehr als 30.000 Anwenderinnen und Anwender mit der E-Akte. Das Projekt zählt mittlerweile zu den Vorreiterprojekten, wenn es um moderne E-Verwaltungsarbeit geht. Auch auf Bundesebene im Geschäftsbereich des Verkehrs- und Gesundheitsministeriums ist die Digitalisierung weit fortgeschritten – von der internen E-Verwaltungsarbeit bis hin zu Online-Services für die Wirtschaft wurde die gesamte Bandbreite umgesetzt. Ebenso wurde im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die elektronische Verwaltungsarbeit für über 1.000 Anwenderinnen und Anwender erfolgreich umgesetzt.

Anforderungen an zeitgemäße E-Verwaltungsarbeit

Für die Umsetzung der E-Verwaltungsarbeit existieren vielfältige Lösungsangebote, die unterschiedliche Nutzergruppen und Anwendungsbereiche ansprechen. Große Installationen erfordern immer ­eine hochskalierbare, zuverlässige und flexible Softwarebasis. Anforderungen sollen also im Sinne der Investitionssicherheit bereits im Standardprodukt erfüllt werden, um die Kosten gering und kalkulierbar zu halten. Eine Forderung, die sich bei Office-Anwendungen schon lange etabliert hat.

Neben technischen und wirtschaftlichen Aspekten sollten auch die Interessen der Nutzerinnen und Nutzer beachtet werden. Ein ständiges Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen stört den Arbeitsfluss – idealerweise können die Funktionen der elektronischen Verwaltungsarbeit direkt aus der gewohnten Microsoft-Office-Umgebung aufgerufen werden. Dazu ist es erforderlich Erweiterungen für Microsoft-­Office-Anwendungen (z.B. Micro­soft Word, Outlook) bereitzustellen, um E-Akte-Funktionen (z.B. Zeichnungen) ohne Kontextwechsel auszuführen. Nur durch eine vollständige Integration in den ­Verwaltungsarbeitsplatz und in ­E-Government-Infrastrukturen ist für Anwenderinnen und Anwender auch tatsächlich ein Mehrwert erkennbar. Nicht zu vergessen sind aber auch Themen wie ersetzendes Scannen, beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung oder der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Daten über mobile Endgeräte. Anforderungen, die von Fabasoft mit einer Produktlösung, der Faba­soft eGov-Suite, unterstützt werden.

Gemäß dem Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderung (BGG) müssen Online-Informationen und Anwendungssoftware zugänglich sein. Zudem birgt der Zugang zu Funktionen und ­Inhalten für Menschen mit Einschränkungen großes Potential. Bei Fabasoft beispielsweise stimmt sich ein Accessibility-Experte, der selbst blind ist, laufend mit den Vertretern der Behörden ab und sorgt für die Umsetzung der Anforderungen im Produkt.

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Digitalisierung ist „mehr als die Summe seiner Teile“ (Aristoteles). Durch die derzeit herrschende Dynamik im Bereich der Digitalisierung sind massive Fortschritte erkennbar. Auch Auszeichnungen unserer Kunden für die Umsetzung von Projekten zur durchgängigen elektronischen Verwaltungsarbeit bestätigen diesen Trend. Die in der Studie genannten Potenziale sollten daher in mittelbarer Zukunft auch tatsächlich genutzt werden.

* Die Autoren: Matthias Wodniok ist Geschäftsführer der Fabasoft Deutschland GmbH, und Markus Schenk ist Vertriebsleiter für öffentliche Verwaltung Deutschland.

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