La documentació electrònica millora la seguretat, la traçabilitat i l'automatització en la recepció i lliuraments de la cadena logística. (GettyImages/PierNext)
La documentació electrònica en el transport, una realitat camí de consolidar-se
Com aconseguir que la gestió de les mercaderies sigui eficient, segura i garantir a més la seva traçabilitat? La documentació telemàtica, a través de les plataformes electròniques, és la clau. Però falta un impuls final perquè el sector pugui acomiadar-se definitivament del paper i adoptar un model d'interacció digital.
Publicat el
20.05.2021
La documentació electrònica millora la seguretat, la traçabilitat i l'automatització en la recepció i lliuraments de la cadena logística. (GettyImages/PierNext)
El mitjà encarregat d'homogeneïtzar la documentació telemàtica són les plataformes electròniques, un sistema que el Port de Barcelona i els seus proveïdors han incorporat exponencialment des de 2004. En contrast, segons una enquesta feta per una empresa de Singapur a 4.900 ports de tot el món, un 80% encara no han digitalitzat els seus processos i basen la seva operativa en el paper.
Els avantatges de la documentació electrònica en el transport
Per al transport i la logística, el salt del paper a la digitalització dels documents té nombroses avantatges; facilita que tots els agents intervinents; carregadors, transportistes, transitaris, terminals, ports i autoritats, disposin de documentació com la Carta de Port o el Document de Control en una plataforma electrònica, millorant la seguretat, la traçabilitat i l'automatització en la recepció i lliuraments, a més de reduir costos (fins a un 70% en la gestió administrativa, segons el Grup de Treball per a l'Impuls a la Documentació Electrònica de Transport).
Aquest concepte no és nou. En 1995, Bolero es va crear com un registre central perquè qualsevol arxiu digital relacionat amb el comerç tingués el mateix valor legal que un document en paper.
En l'àmbit portuari els Port Community Systems (PCS) comencen a néixer a principis dels 80 per a intentar automatitzar mitjançant missatgeria electrònica la informació que s'intercanvia en les comunitats portuàries. És el cas de Felixstowe amb el seu sistema FPC80 (Felixstowe Càrrec Processing for the 80s) que inicia el seu desenvolupament en 1981 o de DAKOSY, del Port d'Hamburg, que ho va fer en 1983.
En el cas de Barcelona, en 1999 va néixer Portic, la plataforma telemàtica que utilitzen el 98% de les empreses que operen en el Port, inclosos transitaris, agents de duanes, consignataris, transportistes terrestres i per ferrocarril, terminals i dipòsits de contenidors, per a emplenar els registres electrònics necessaris per a la gestió de l'entrada i sortides de les mercaderies.
“En el tema del transport s'estableixen moltes cadenes d'informació en molt poc temps i un actor connecta amb molts actors simultàniament. Per a dur-ho a terme amb èxit, només pot fer-se mitjançant un nivell molt alt de digitalització, telematización i estandardització”, afirma Javier Gallardo, director de Portic.
Una qüestió pública i privada
A l'agost de 2024 entrarà en vigor la nova regulació del transport digital a la Unió Europea, la Electronic Freight Transport Information, un marc legal perquè les autoritats acceptin com a vàlida la documentació de transport en format electrònic.
“El Benelux, gràcies a la seva administració comuna en matèria de transport, és el més avançat en la seva implementació, la resta d'Europa va una marxa més lenta. França, per exemple, permet que el conductor del camió mostri la seva documentació en format PDF mitjançant un dispositiu mòbil, si un agent li ho sol·licita en un control, però a Espanya encara existeixen dubtes sobre la forma en què hauria de produir-se una eventual inspecció en carretera per part dels agents”, exemplifica Xavier Lluch, Consultor independent en transports, logística i comerç exterior.
“Totes les administracions han d'estar preparades per a admetre la documentació telemàtica i assegurar la interoperabilitat entre models transfronterers. Per a això cal homogeneïtzar la informació mitjançant un sistema global, una qüestió en la qual encara s'està treballant”, diu Gallardo.
Els dubtes que genera la legalitat dels documents electrònics és un dels esculls que està alentit una adopció més massiva entre les empreses del sector logístic i els transportistes. Un altre factor, tal com continua Gallardo, és l'anomenada gestió del canvi; l'adopció de noves eines els beneficis de les quals a vegades no són evidents a primera vista i que suposen la transformació de models interns en els quals la informació està moltes vegades segmentada cap a sistemes d'informació distribuïts, centralitzats i compartits per tota la cadena en un únic format digital.
“Els casos d'ús més estesos de la documentació electrònica en el transport són per part de grans empreses que obliguen als seus proveïdors, inclosos els transportistes, a adoptar aquests sistemes. En sectors com el de l'automòbil o agroalimentació, en el qual el fabricant té molt pes, poden ser tractors en la seva implementació”, reflexiona Lluch.
En el sector marítim, el consultor destaca la iniciativa privada DCSA una organització creada en 2019 per navilieres com Maersk, MSC i CMA CGM, amb l'objectiu d'estandarditzar processos de comunicació i d'intercanvi d'informació.
“La documentació del transport marítim compta amb una complexitat afegida com és la interpretació d'operatives com el temps estimat d'arribada, que per a algunes companyies és l'entrada d'un vaixell a port mentre que per a unes altres no es produeix fins que els pràctics es pugen a l'embarcació. Aquesta iniciativa pot ajudar a estandarditzar aquests protocols encara subjectes a interpretacions particulars i locals”, afirma.
L'experiència en digitalització de la logística del Port de Barcelona
Les bases de la documentació electrònica en el transport terrestre es van definir en el Fòrum telemàtic del Port de Barcelona, a partir de 2003, després d'efectuar una reenginyeria dels processos d'entrada i sortida terrestre de contenidors i proposar uns nous procediments basats en l'intercanvi de missatges telemàtics i la supressió dels documents en paper. En els procediments d'entrada i sortida terrestre s'intercanvien missatges EDI (intercanvi electrònic de dades) entre consignataris, transitaris, empreses de transport, terminals i dipòsits de contenidors.
“Des de febrer de 2018, és obligatori que s'enviïn les ordres de transport telemàticament. Aquesta decisió va fer que el grau d'ús d'aquests documents telemàtics del transport per carretera passés, en poc temps, d'un 40% al 100%”, explica Jaume Bagot, cap de Millora de Processos Sectorials en el Port de Barcelona.
La clau perquè l'operativa es pugui dur a terme eficientment és l'anticipació en l'enviament i tractament de la documentació. En una operació de recollida d'un contenidor ple d'importació, el consignatari envia directament un document de lliurament a la terminal i, si s'encarrega de la gestió del transport terrestre, envia una ordre de transport a l'empresa transportista, indicant el número de lliurament que ha enviat a la terminal.
Si el transport terrestre l'organitza un transitari, aquest haurà hagut de rebre el número de lliurament del consignatari i també l'haurà d'incloure en l'ordre de transport que enviï a l'empresa de transport. Posteriorment, l'empresa de transport enviarà un preavís de recollida del contenidor a la terminal, indicant la referència del document de lliurament i les dades del camió que accedirà a les instal·lacions.
“Sense tots dos missatges, cap contenidor surt del Port”, afirma Bagot. Sense l'anticipació d'aquesta informació no hauria estat possible, a més, automatitzar els accessos a les terminals portuàries, ja que el lectors automàtics de matrícules de les terminals estan connectats amb les seves bases de dades, en les quals figuren les operacions preavisades per a aquell dia i la identificació dels transportistes que les realitzaran.
A més, en els últims anys, s'ha incorporat a tots aquests processos la informació duanera, podent determinar anticipadament si ja s'han efectuat tots els tràmits necessaris amb la Duana, agilitzant el procés.
“Quan es feia en paper, el registre de les dades del camió trigava dos minuts a realitzar-se. Ara, gràcies a la missatgeria electrònica, es duu a terme en menys de deu segons”, comparteix Bagot.
Telematitzar la documentació del transport s'ha convertit en un element clau perquè Barcelona sigui un port en el qual el paper formi, a poc a poc part del passat. Queda pendent que la resta d'agents de la cadena, transportistes i autoritats comparteixin aquesta visió que no és de futur sinó de present.
