Les 8 règles d'or d'une réunion réussie chez Google selon Eric Schmidt
Il se peut que vous soyez habitué aux réunions médiocres et que vous les ayez acceptées comme une forme de fatalité à laquelle il faut vous plier avec douleur. Toutes sortes de sociétés sont en proie aux réunions imparfaites, qu'il s'agisse de start-up ou de grands groupes. Mais une réunion bien menée est différente. Selon Eric Schmidt, ancien directeur de Google et actuel président du groupe, et Jonathan Rosenberg, ancien vice-président chargé des ventes, "il s'agit de l'occasion la plus propice pour communiquer des données et des opinions, traiter certains problèmes et prendre des décisions." Leur nouveau livre, "How Google Works", exprime cet avis.
Eric Schmidt et son équipe ont élaboré une série de conseils relatifs aux réunions, afin de transformer ces "pertes de temps démoralisatrices" en opportunités d'organisation efficaces et bénéfiques pour le moral. Retrouvez ci-dessous un condensé de leur conception chez Google.
1. A chaque réunion son responsable
"Une réunion entre deux équipes de rang identique aboutit rarement à des résultats probants, parce qu'on finit souvent par trouver un compromis plutôt que de prendre des décisions difficiles", écrivent Eric Schmidt et Jonathan Rosenberg.
Ils conseillent de désigner clairement une personne à qui reviendra la prise de décision finale, afin que tous les participants aient conscience de l'individu qui aura le dernier mot.
2. A chaque réunion son objectif et son organisation
Une réunion qui dure plus que de raison manque très certainement d'une visée et d'une organisation clairement définies. "Le décisionnaire, expliquent Eric Schmidt et Jonathan Rosenberg, doit préparer la réunion, s'assurer que son contenu est approprié, en fixer la finalité, motiver les participants et en faire connaître le programme au moins 24 heures à l'avance (dans l'idéal)."
Cette personne aura donc la responsabilité de résumer les résolutions prises au cours de la réunion et d'adresser un e-mail avec les tâches qui incombent à chacun des participants, ainsi que d'informer de son contenu quiconque doit l'être dans les 48 heures.
3. Partage d'informations ou brainstorming requièrent également un responsable
L'équipe d'Eric Schmidt et lui-même se sont rendu compte que s'ils considéraient les réunions de manière détendue, basée sur l'émergence ou la mise en commun d'idées, ces sessions distrayantes n'en devenaient pas moins une perte de temps supplémentaire. Il n'existe aucune exception aux deux premières règles.
4. Pas de réunion sans nécessité
"Chaque réunion doit avoir un but et si celui-ci n'est pas défini avec précision ou si la réunion échoue à l'atteindre, elle n'a peut-être pas lieu d'être", soulignent les deux hommes.
Si vous assistez régulièrement à une réunion organisée "par habitude", il est probablement temps de redéfinir les objectifs de celle-ci ou de l'annuler complètement.
5. Pas plus de huit participants à la fois
Chaque personne présente doit pouvoir apporter sa contribution. Les spectateurs perdent leur temps alors qu'ils pourraient l'employer à être productifs, et trop de participants enthousiastes rabaissent le niveau de la conversation. Faites part des résultats à ceux qui n'auraient été que de simples observateurs dans le cas contraire, mais pour qui les informations peuvent quand même se révéler utiles.
6. Pas de participants dont la présence est superflue
"Plus d'une fois, nous avons été conviés à une réunion 'privée' avec le responsable de l'un de nos clients ou collaborateurs, pour finir par pénétrer dans une salle bondée", rédigent Éric Schmidt et Jonathan Rosenberg. Ils n'ont aucune influence sur la manière dont fonctionnent leurs partenaires, mais ce sont eux qui prennent les décisions chez Google où ils convoquent aussi peu de personnes que possible.
Pour ce genre de réunions en particulier, les dirigeants de Google incitent leurs cadres à n'assister à la réunion que s'ils jouent un rôle dans l'accord en jeu et pas uniquement s'ils ont le sentiment d'être importants.
7. Des délais respectés à la lettre
Débutez et finissez à l'heure, puis quittez la pièce en récapitulant les propos qui se sont tenus. Si la réunion nécessite de durer longtemps, aménagez des pauses dans le programme. Et si vous terminez plus tôt que prévu, ne vous sentez pas obligé de combler le temps qui reste. Plus tôt chacun retourne à son poste, mieux c'est.
8. Une implication totale
Si vous appliquez sérieusement les règles énoncées ci-dessus, les seules réunions auxquelles vous prendrez part seront celles qui impliquent votre présence. Assurez-vous donc d'être attentif et de ne pas vous rejoindre à un groupe pour lire vos e-mails sur votre smartphone ou votre ordinateur.
Eric Schmidt et Jonathan Rosenberg confessent qu'il s'agit du principe le plus contraignant chez Google, et qu'ils ont cessé de répéter aux employés de fermer leurs ordinateurs. "Ce point reste néanmoins utile !" soulignent-ils.
Article de Richard Feloni, Traduction de Floriane Wittner, JDN
Voir l'article original : Google Chair Eric Schmidt's 8 Rules For Running A Great Meeting