Neuheiten bei PowerApps & Flow: Weniger arbeiten, mehr erledigen

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Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine der wichtigsten Maßnahmen von Unternehmen auf dem Weg in die digitale Transformation. Sie verspricht mehr Effizienz bei der Arbeit, weniger Fehler im Arbeitsalltag, bessere Zusammenarbeit in Teams und mehr Einblicke in Unternehmenszahlen und -daten. Mit Microsoft Flow und PowerApps bieten wir seit November 2016 zwei leistungsstarke Tools an, die Unternehmen beim Umsetzen dieser Versprechen in die Tat helfen. Jetzt gibt es Neuigkeiten bei beiden.

Microsoft Flow verbindet unterschiedliche Anwendungen, um automatisierte Workflows zwischen diesen Apps erstellen zu können. Bisher arbeitet Microsoft Flow mit allen Office 365-Anwendungen und insgesamt 58 weiteren Apps zusammen, darunter Dropbox, Twitter, Salesforce, Slack oder Trello. Für sogenannte Flows, das heißt verschiedene Arbeitsabläufe, gibt es vorgefertigte Templates, die sich darüber hinaus durch eigene Services ergänzen lassen, um zum Beispiel Daten zwischen Anwendungen auszutauschen, automatische Benachrichtigungen zu generieren, einen automatischen Unternehmensprozess zu erstellen oder Daten aus unterschiedlichen Quellen an einem Ort zu sammeln.

Mit PowerApps lassen sich datenbasierte Services entwickeln und für den Unternehmensbetrieb im Web oder für Mobilgeräte ausrollen. Dafür bieten die PowerApps vorgefertigte Konnektoren zu Office 365, Dynamics 365 sowie zu etwa 50 weiteren Anwendungen wie Dropbox, Facebook, Google Sheets oder Salesforce an. Microsoft arbeitet kontinuierlich an weiteren Konnektoren, die besonders für Datenquellen großen Umfangs genutzt werden können. Ab sofort filtern die Apps zum Beispiel Daten aus großen SharePoint-Listen bereits am Ursprungsort und bieten so in Verbindung mit einem leistungsstarken Backend mehr Performance auf Endgeräten aller Art.

Updates für Microsoft Flow

Ab sofort bietet Flow verbesserte Entscheidungsprozesse an. Solche Genehmigungen sind immer dann notwendig, wenn ein Flow eine Aktion durchführt, die aufgrund von internen Bestimmungen oder gesetzlichen Regelungen von einem Mitarbeiter zugelassen werden muss, zum Beispiel beim Speichern personenbezogener Daten. Diese Genehmigungsprozesse lassen sich in Sekunden einrichten und authentifizieren die berechtigten Personen über Azure Active Directory. Sie stehen auch auf mobilen Geräten zur Verfügung. Zudem lassen sie sich zum Beispiel auch direkt in Outlook integrieren, so dass Genehmigungen erteilt (oder verweigert) werden können, ohne den Posteingang dafür zu verlassen. Die neuen Tabs in Flow werden gegen Ende der Woche zu sehen sein. Mehr dazu findet ihr auf dem Microsoft-Blog.

Mehr Produktivität im ganzen Team

Bessere Workflows hängen nicht nur daran, dass wir einzelne Mitarbeiter besser machen und ausstatten, wir müssen auch die Teams stärken. Schon im Februar haben wir es deshalb möglich gemacht, dass mehrere Personen zusammen die einzelnen Flows nutzen und pflegen können. Auch dazu präsentieren wir heute Neuigkeiten:

Anwender können jetzt Buttons mit anderen Anwendern teilen. Über solche Schaltflächen werden Flows und damit ganze Geschäftsprozesse gestartet. Buttons können in unterschiedliche Anwendungen implementiert werden, darunter in die mobilen Flow-Apps für iOS und Android und in Dynamics 365. Die Buttons lassen sich auch auf die Start- und Sperrbildschirme mobiler Geräte bringen, so dass die Ausführung einzelner Aktionen noch einfacher und schneller von der Hand geht. So ist es zum Beispiel ganz leicht möglich, eine Zeiterfassung innerhalb eines Projekts oder eines einzelnen Projektschritts auf Knopfdruck zu starten und zu beenden. Zudem ist es möglich, Aktionen mit Benutzereingaben zu verbinden (zum Beispiel mit Name oder Tätigkeitsort). Die virtuellen Buttons sind für Android ab sofort verfügbar und werden in Kürze auch für iOS zur Verfügung stehen. Ihre Funktionen lassen sich übrigens auch auf physische Buttons übertragen. Wie das geht, lest ihr in einem weiteren Blogpost der Microsoft Corporation.

Das Erstellen von Flows ist jetzt mehr denn je Teamsache: Ab sofort können mehrere Mitarbeiter einen Flow nicht nur miteinander nutzen, sondern ihn auch gemeinsam besitzen und verwalten. Auch wenn ein Kollege ein Team oder die Firma verlässt, sind diese Flows weiter einsatzfähig.

Übrigens: Für keine dieser Funktionen und Aufgaben braucht es irgendwelche Programmierkenntnisse. Alles lässt sich in der benutzerfreundlichen Oberfläche per Drag & Drop zusammenstellen. Einfach mal ausprobieren!

Neuigkeiten bei PowerApps

PowerApps können ab sofort auch in PowerBI-Dashboards und -Websites eingebettet werden. So stehen die aufbereiteten Daten der Apps nun auch für anspruchsvolle und dynamische Visualisierungen zur Verfügung.

Der Office Kiosk Plan richtet sich an Mitarbeiter, die keinen eigenen PC am Schreibtisch oder im Home Office nutzen – zum Beispiel Mitarbeiter im Einzelhandel oder im Außeneinsatz – und sich einen Rechner mit anderen Kollegen teilen. Auch sie können in naher Zukunft PowerApps-Anwendungen und -Formulare ohne zusätzliche Lizenz nutzen. Zudem können Unternehmen, die Microsoft Staffhub nutzen, PowerApps in die Teamplanungssoftware integrieren.

Entwickler und Admins können nun Push-Benachrichtigungen in PowerApps integrieren, um zusätzliche Informationen anzubieten und um die Interaktionsrate der Mitarbeiter mit der App zu erhöhen. PowerApps lassen sich über die neuen Entity Formulare zudem ab sofort einfacher mit Daten aus den Common Data Services von Microsoft verbinden.

Universelle Verbindung zu neuer Produktivität

Für Datenverbindungen und -analysen stehen sowohl für die PowerApps als auch für Microsoft Flow insgesamt mehr als 115 Konnektoren bereit, darunter jetzt auch für Oracle und Wunderlist. Zudem kann jeder eigene Konnektoren erstellen und mit der Welt teilen. Wie das geht, erklärt der Blogpost „Calling all SaaS apps: Now you can build your own connector for Flow, Logic Apps and Power Apps“.

Ausführliche Informationen über die Neuheiten bei Microsoft Flow und PowerApps findet ihr hier:

Ein Beitrag von Charlotte Reimann
Communications Manager Digital Workstyle bei Microsoft Deutschland

reimann

Charlotte Reimann ist bei Microsoft Deutschland verantwortlich für die Kommunikation rund um die Themen Office 365 und das Neue Arbeiten. Dass dazu auch das Arbeiten in Kaffeebars gehört, hält sie für einen großen Gewinn und freut sich auf Austausch mit Gleichgesinnten. Zum Abschalten ist sie viel draußen in der Natur unterwegs.