En mettant le collaborateur au cœur des processus, les services de ressources humaines des entreprises ont complètement modifié leur fonctionnement. Les éditeurs de SIRH (Systèmes d'Information des Ressources Humaines) ont fait évoluer leurs offres en conséquence. Beaucoup d'entre eux ont démarré avec des systèmes de paie, qu'ils ont enrichis progressivement avec d'autres volets comme la gestion des temps et la gestion de la formation. "Aujourd'hui, fidéliser les collaborateurs et séduire les nouvelles recrues sont des préoccupations importantes de la fonction RH", constate Valérie Dormeau-Ralli, directrice du marketing et de la communication de Cegedim SRH. Pour relever ces nouveaux enjeux, les technologies de l'information apportent leur contribution : la dématérialisation progresse, la dimension collaborative arrive sur le devant de la scène avec des portails d'accès en self-service ainsi que l'accès aux services à partir de terminaux mobiles.

La montée en puissance des portails et self-services

Les portails de ressources humaines existent depuis de nombreuses années, mais les évolutions législatives ont précipité les choses. "Alors qu'auparavant les salariés posaient des demandes de congés au plus 4 fois par an, celles-ci ont explosé avec la loi sur les 35 heures", explique Valérie Dormeau-Ralli. Une fois en place, ces portails se sont enrichis. Présent depuis 10 ans dans les grandes entreprises, le self-service s'est ensuite étendu aux entreprises de taille moyenne. Alors qu'il n'était même pas mentionné dans les appels d'offres il y a quelques années, il est aujourd'hui devenu incontournable. Il bouleverse de fond en comble le mode de fonctionnement des services RH des entreprises en s'ouvrant à d'autres acteurs. En effet, "on s'adresse à des gens qui ne sont pas des professionnels des RH", note André Demollière, directeur marketing d'ADP Decidium mobile.

Page d'accueil du portail collaborateur d'ADP Decidium Grandes Entreprises

En déléguant un certain nombre de tâches, en particulier les saisies, les services RH gagnent du temps et de la productivité. Mais il faut que les collaborateurs s'approprient au maximum le portail et perdent le réflexe de téléphoner à la moindre question. "Ce gain de productivité amène les services RH à changer de fonction et à devenir des centres d'expertise", observe Olivier Gaboury, directeur commercial et marketing de Sigma Informatique. La mise en œuvre de portails et de self-services RH fluidifie les échanges, raccourcit les délais de traitement et facilite l'accès à l'information. C'est une expérience appréciée des collaborateurs, dont la mission se trouve valorisée.

Voisin du self-service RH, l'intranet RH est un vecteur de communication lié à la stratégie de l'entreprise. Il est mutualisé dans l'intranet global et, contrairement au self-service RH, il ne gère pas les flux de données de l'entreprise. Différentes situations existent selon l'implication et la taille de l'entreprise. "Alors que les grandes entreprises ont plutôt une logique intranet, les petites privilégient le self-service", constate Olivier Gaboury. En effet, le développement d'un intranet représente un effort important que seules les grosses structures peuvent s'offrir.

Le self-service destiné aux collaborateurs

Un self-service RH permet aux collaborateurs de l'entreprise d'accéder à de nombreuses informations. En se connectant sur le portail RH, un salarié accède immédiatement aux annonces générales de l'entreprise (comme un rachat ou un gros contrat) ou aux nouvelles spécifiques aux RH (comme l'ouverture de la campagne d'entretiens annuels). La délivrance de documents administratifs peut se faire selon deux processus : soit par retour immédiat d'un document PDF, soit par retour différé si une signature originale du service RH est nécessaire. Le collaborateur accède aussi à des documents personnels comme ses bulletins de paie, avec tous les détails comme les éléments du brut et le net imposable. Le cas échéant, le portail RH donne accès au coffre-fort électronique du salarié.

Le self-service RH permet au salarié d'effectuer directement diverses opérations. Il peut gérer ses absences, faire ses demandes de congés, de RTT. Il peut mettre à jour ses données personnelles : modification d'adresse, de situation familiale, de coordonnées bancaires. Il s'en sert pour consulter son DIF (Droit Individuel à la Formation) et faire ses demandes de formation. Il lui soumet ses notes de frais et y dépose ses demandes d'entretiens individuels.

Schéma de fonctionnement du self-service RH de Sigma Informatique

Si l'accès à ce type de service ne pose pas de problème pour des employés disposant d'une station de travail dans leur bureau, il n'en est pas de même pour d'autres types de collaborateurs, pour qui il faut mettre en place d'autres solutions. L'installation d'une borne interactive dans un lieu commun comme la cantine constitue un moyen d'accès commode au portail RH pour des ouvriers. Et pour ceux qui n'ont pas d'accès au portail, c'est le supérieur hiérarchique qui pourra effectuer les saisies.

La déconcentration des RH vers les managers

La délégation des RH concerne au premier chef les managers. La tendance consiste à déconcentrer une partie importante des fonctions RH vers la hiérarchie intermédiaire. "Les managers deviennent directement responsables de la carrière de leurs collaborateurs", remarque Olivier Gaboury. Ils prennent en charge une partie significative de la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l'Emploi et des Compétences), de la GTA (Gestion des Temps et des Activités), de la formation (historique de la formation, plan prévisionnel). Les rémunérations entrent aussi dans leurs attributions : ils effectuent une saisie décentralisée des primes et des bonus. Moyennant habilitation, des rubriques de paie sont affectées aux managers avec processus de validation à plusieurs niveaux : ils peuvent ainsi gérer les augmentations annuelles en fonction d'une enveloppe allouée. Le manager suit les entretiens individuels annuels et les retranscrit. De son côté, l'administrateur RH vérifie où en sont les managers dans leurs entretiens, grâce à un outil de suivi et à un tableau de bord.

Planning d'équipe géré par un manager dans ADP Decidium Grandes Entreprises

"Les managers qui doivent s'occuper de la gestion des temps deviennent des acteurs plus importants dans ce domaine que les équipes centrales de paie et de RH", observe André Demollière. "Il faut donc leur faciliter la visualisation, la consultation et la correction d'anomalies." Dans ce cadre, les managers disposent aussi d'informations de pilotage : tableaux de bord RH pour le suivi des effectifs, le suivi de la masse salariale...

La mobilité, prochain enjeu des RH

"Les individus sont mieux équipés à la maison que dans l'entreprise, dont les outils sont vieillissants et où certaines tâches se gèrent encore sur papier", constate André Demollière. Le salarié ne va pas déposer son smartphone en arrivant dans l'entreprise ; des études montrent que les terminaux mobiles seront les premiers points d'accès à Internet en 2014. L'entreprise s'équipe donc progressivement de smartphones et de tablettes, mais celles-ci sont réservées pour le moment à certains profils : dirigeants, commerciaux, itinérants. Pour Patrick Flandre, "la démocratisation de ces outils est proche : cela changera les offres des éditeurs."

Les offres hébergées sont prêtes pour un accès à partir de terminaux mobiles. Outre les professionnels nomades par fonction, les salariés en télétravail (une population qui progresse beaucoup en Europe mais un peu moins en France) sont très concernés par ce mode d'accès. Plus généralement, ces offres favorisent le bien-être du salarié et le fidélisent.

Mais toutes les fonctions RH n'ont pas vocation à être accédées en mobilité. Il faut privilégier les processus qui apportent une réelle valeur ajoutée, par exemple les demandes de congés à distance ou plus généralement l'accès à l'information. Quant aux managers, qui accèdent à des rapports sur le portail RH, ils apprécieront de pouvoir consulter des briques de pilotage comme des tableaux de bord sur une tablette.

Garantir la confidentialité et la sécurité

L'élargissement des moyens d'accès aux SIRH soulève inévitablement des problèmes de sécurité et de confidentialité. Pour un fournisseur comme ADP, dont l'activité est centrée sur le service, la sécurité est très poussée. "Les mots de passe doivent être réinitialisés tous les mois et construits selon des normes précises avec des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux, explique André Démollière. "C'est un sujet sensible, impliquant un engagement de services réciproque : nous l'imposons à nos clients pour qu'ils bénéficient du meilleur niveau de sécurité, ce qu'ils l'acceptent." Les procédures comportent aussi un système contrôlé permettant de récupérer un mot de passe ou un identifiant oubliés.

Diversité des besoins, diversité des solutions

Au-delà des fonctions de base, les solutions de SIRH mises en place dans les entreprises varient énormément suivant leur taille, leurs besoins et leur culture. Dans tout SIRH, il y a, en principe, un annuaire, un accès aux documents d'entreprise (fixes, communs) comme le règlement intérieur, la charte informatique au moyen d'un intranet ou d'un site Web, et des capacités de diffusion de messages à toute la population ou à une population spécifique. Dans l'offre de chaque fournisseur, l'entreprise choisit les modules et les fonctions qui répondent à ses besoins. Les ressources humaines ne se contentent plus de répondre aux besoins légaux, comme le souligne Olivier Gaboury : "Aujourd'hui, elles sont intégrées à la stratégie de l'entreprise et elles privilégient soit la marque employeur, soit la logique d'appartenance, avec une communication sur l'évolution interne de l'entreprise." Avec un portail, les possibilités s'élargissent encore. "Il n'y a pas de limite à l'imagination", note Patrick Flandre."Les demandes formulées par les clients incitent l'éditeur à développer des modules qui n'existaient pas à l'origine, et qui peuvent être ensuite intégrés au standard."

René Beretz