受信箱にメールがあふれている状態は、仕事の効率を下げる元凶です。しかし、すぐにメールが片付く訳もなく、返信のほしい人たちは待たされたまま...。無駄なメールを減らすための方法として、自分の仕事のやり方を周知するためにメールを使うというものがあります。多少強制するようなかたちにはなりますが、効果があると思います。
「Six Pixels of Separation」で、Twist Imageの社長Mitch Joel氏が、メールの受信箱をきちんと整理整頓するために、少々ドライなやり方かもしれませんが、自分と仕事をするにはどういう方法が最適かを周知するためにメールを使うことを勧めています。
例えば、CCに何人も名前が入っているようなメールに全員返信で「わかりました」と送信するような人は、そのメールを受け取った全員の前でそれを言えばいいということです。つまり、あまり重要でないメールや送信者が受信者全員に直接返信すれば済むようなメールは、無駄なメールとして減らせます。メールの最後に「ただお知らせしたかっただけなので、このメールの返信は必要ありません」と一言添えるのもいいでしょう。「もしなにか質問があれば、お電話ください」と書くとさらに良いです。
仕事や職場、また相手との関係性によっては、このようなやり方が受け入れられないこともあると思います。しかし、少しでも無駄なメールを減らすために、できそうな相手から始めてみてはいかがでしょうか。
5 Ways to Survive Your Inbox | Six Pixels of Separation by Twist Image
Alan Henry（原文／訳：的野裕子）
