Klantenverhaal: SMARTdoc
Een papierloos bedrijf. Dat is SMARTdoc, het softwarebedrijf uit Herzele gespecialiseerd in digitaal documentenmanagement. Maar het is meer. De kmo ontwikkelde zelf een documentsysteem dat andere bedrijven papierloos en veel efficiënter maakt. Met de hulp van JSM Communications stapte SMARTdoc over van verschillende leveranciers naar één totaaloplossing bij Telenet Business.
“De meeste organisaties hebben nog bergen papier”, weet Managing Director Tom Pintens ons te vertellen. “Tegelijkertijd beseffen ze dat ze een probleem hebben. Ze verliezen veel tijd aan deze documenten. Daartegenover staan de enorme mogelijkheden van digitalisering en archivering.”
Een voorbeeld?
SMARTdoc nam onlangs 1 miljoen bladzijden uit een organisatie. Per maand scande het een heel pallet aan documenten in, ofwel 100.000 pagina’s per maand. Vandaag heeft het bedrijf een digitaal archief waarin medewerkers documenten vlot terugvinden. Ze delen het vervolgens met een paar clicks, bestellen geen dozen papier en toners meer, laten geen technici meer komen om kopieerapparaten te herstellen, verspillen geen uren tijd aan printen en archiveren, enzovoort.
Elke dag 1 uur besparen per medewerker
“Een gemiddelde klant van SMARTdoc bespaart 1 uur per medewerker per dag”, zegt Tom Pintens. “Een goede medewerker behandelt 200 tot 250 documenten per dag. SMARTdoc gaat tot 1000 documenten per tien minuten. Zo is een document managementsysteem van nice-to-have geëvolueerd naar een must-have. Elk bedrijf wil bedrijfs- en projectdocumenten eender waar, eender wanneer en met eender welk toestel kunnen inkijken en raadplegen.”
In deze voortdurende zoektocht naar verbeteringen voor hun klanten, dacht SMARTdoc ook dat het zelf efficiënter zijn middelen kon inzetten.
Op het vlak van telecom kon het eenvoudiger, sneller en goedkoper. De kmo combineerde een vijftal leveranciers voor mobiele en vaste telefonie, internet, IP-adressen,... met eigen oplossingen voor back-up, opslag en WiFi.
Snelle en goedkope oplossing
“We dachten dat we goed zaten op vlak van prijs en diensten tot een verkoper van JSM Communications ons belde”, zegt Marketing Manager Steve Willockx. “Ik moest hem enkel onze laatste facturen bezorgen. Hij vergeleek deze en zocht verbetering. Hij deed de complexe oefening voor ons… en met resultaat! De totaaloplossing van Telenet Business die hij voorstelde, was kwalitatiever en goedkoper dan wat we hadden. En dat zonder dat ik er tijd in had geïnvesteerd.”
De bestaande hardware zoals de telefooncentrale ooit gekocht bij de toenmalige telecomprovider werd zonder problemen aan de ISDN van Telenet gekoppeld. De telefoonnummers bleven dezelfde. De eigen back-uplijn werd vervangen door de professionele back-upverbinding die 99,95% zekerheid biedt om niet zonder internet te vallen. En de upload- en downloadsnelheden gingen fors de hoogte in. Extra voordelig was dat deze overschakeling van provider 0 euro kostte, en zorgeloos was.
Zorgeloos projecten uitrollen
“SMARTdoc is compleet, pijnloos en betaalbaar voor zijn klanten. We kozen voor JSM Communications en Telenet Business omdat zij hetzelfde zijn”, zegt Tom Pintens.
En dat merkt SMARTdoc ook bij klanten.
“We zijn bij SMARTdoc altijd blij als we bij een klant binnenstappen die vertrouwt op Telenet Business. Dan weten we dat het een project zonder zorgen wordt.”
Twee zaken zijn voor SMARTdoc cruciaal: snelheid en betrouwbaarheid.
“In netwerken is de zwakste schakel bepalend”, weet Steve Willockx. “We kunnen het ons niet veroorloven om deze zwakste schakel te zijn. Sterk en snel internet is onmisbaar voor ons topproduct en dito service van op afstand.”
“De uploadsnelheid was voor ons een extra aandachtspunt omdat we duizenden, vaak zware documenten opladen”, vult oprichter Koen Meganck aan. “Bij Telenet Business ligt deze uploadsnelheid heel hoog. Betrouwbaarheid is essentieel omdat we moeten herbeginnen wanneer er iets zou mislopen.”
Concentreren op core activiteit
“Het voordeel van one-stop-shopping is dat we een probleem of nieuwe vraag gewoon in de schoot van onze enige leverancier Telenet Business kunnen leggen”, zegt Koen Meganck. “Zij lossen het snel voor ons op. “Tegelijkertijd besparen we enorm op indirecte kosten van telecom omdat we geen problemen meer kennen”, zegt Tom Pintens. “We kunnen ons concentreren op onze core activiteit.”
Over SMARTdoc
Softwarebedrijf SMARTdoc uit Herzele ontwikkelde een eenvoudige tool die bedrijven efficiënter laat omgaan met documenten. Compleet, zorgeloos en betaalbaar zijn de drie sleutelwoorden in hun product en dienstverlening.
“Onze eigen, Belgische software is ideaal om eenvoudig digitale archieven aan te leggen, documenten te indexeren, workflows op te volgen, documenten te delen en terug te vinden. Altijd en overal”, weten oprichter van SMARTdoc, Koen Meganck, en Managing Director Tom Pintens.
SMARTdoc is opgestart in 2009 en is intussen met tien mensen. Het zakencijfer groeit jaarlijks met 20 tot 30%, met klanten in België, Nederland, Luxemburg, Italië en het Verenigd Koninkrijk. Zowel kmo’s als grotere bedrijven met 5 tot 500 gebruikers zijn klant bij SMARTdoc.
|
|
|
