Le poste de travail collaboratif – partie 2… point zéro!

Green SI : Dans la première partie de ce billet, après s'être libéré des contraintes qui l'empêche d'émerger, le poste de travail collaboratif est vu comme un terminal d'accès aux ressources et espaces partagés...

Par Extern ZDNet

  • 10 min

Dans la première partie de ce billet, et après s’être libéré des 5 contraintes qui l’empêche d’émerger, le poste de travail collaboratif est vu comme un terminal d’accès aux ressources et espaces partagés par les collaborateurs. Il leur permet de développer de nouveau modes de collaboration et notamment ceux portés par « l’entreprise 2.0 ».
Le terminal, fixe ou mobile, n’est finalement qu’un moyen d’accès et non un conteneur. Car ce poste est virtuel, en ligne dans un Cloud public ou privé, utilise des ressources interopérables et est personnalisé par rapport aux activités de chacun.

Mais pour commencer, de quelles fonctionnalités a t-on besoin pour collaborer?

 

Ce qui est en bleu est plutôt fortement structuré 1.0, alors que ce qui est en vert est plus déstructuré et porteur d’une approche 2.0.

Sur l’axe vertical du partage de l’information, on a tout en haut ce qui concerne la communication au sens, communication descendante dans l’entreprise. Des spécialistes des contenus qui produisent et mettent en forme de l’information a des fins de communication interne. Une communication aussi structurée que le sont les intranets qui permettent de la véhiculer. Même si parfois, on peut voter ou noter les contenus, on reste dans un univers pensé et structuré par d’autres… où les écarts en qualité graphique ne sont pas acceptés, même si ce n’est pas indispensable à la productivité.

A l’opposé on peut imaginer des contenus, textes, photos ou vidéos, produits par chaque salarié, partagés ou de référencés par lui. C’est la gestion documentaire collaborative, dans laquelle on peut y inclure la bureautique et le stockage, que l’on retrouvent a minima dans toutes les entreprises. Domaine qui contient aussi les blogs, wikis, photothèques, vidéothèques… autant de forme de partage et de co-création de contenus collaboratifs.

Au milieu l’email moyen de communication intermédiaire parfois utilisé comme un intranet (noyés d’emails envoyés à tous) et parfois comme un outil de partage documentaire (des pièces jointes dans tous les emails) ou tout simplement de boite à notifications de publications de contenus (en lieu et place du RSS).

Sur l’axe horizontal des relations entre collaborateurs, on a tout à gauche les workflows, des applications métiers (valider une note de frais) pour lesquels on ne peut pas faire grand chose si ce n’est accepter ou refuser. Une collaboration réduite a sa plus simple expression. Il ne s’agit pas ici d’intégrer toutes les applications de l’entreprise, mais uniquement leur « couche collaborative » ou d’échanges de messages avec les salariés. Ces messages qui une fois de plus se retrouvent souvent dans votre boite mail.
A l’opposé on a le réseau social, où l’on peut choisir d’aller ou de ne pas aller, et dans lequel on va initier des dialogues et non des workflows, avec des personnes qui décideront d’engager la conversation et pas uniquement avec celles que l’on a choisies.

Au milieu on va retrouver les interactions avec les applications, les notifications et les activités gérés par le salarié (ex. projets, tâches), qui sont structurées mais lui laissent un certain degré de liberté pour leur exécution.

La collaboration n’est donc pas une fonction , mais un assemblage de ces fonctions, au sein d’espaces collaboratifs qui se personnalisent en fonction des métiers de chacun et gèrent les droits d’accès et la sécurité. Car on a beau vouloir une collaboration la plus large possible, la réalité de l’entreprise fait que parfois on est obligé de cloisonner… pour la bonne cause! (confidentialité, réglementaire…) C’est l’objet de la couche transverse a toutes les fonctions, annuaire et sécurité.

Au cœur de ces 4 fonctions clefs (communication, les processus collaboratifs, la gestion documentaire et le réseau social) on trouve l’email qui est (malheureusement?) le seul outil du salarié quand les autres fonctions n’existent pas. L’enjeu du poste de travail collaboratif 2.0 est donc bien le transfert d’usages actuellement  dans l’email vers des briques fonctionnelles centrées sur ces nouvelles fonctions.

En complément 4 autres fonctionnalités sont utiles pour la collaboration et complètent le poste de travail:

  • la communication temps réelle avec le témoin de présence: messagerie instantanée, web conférence,…
  • le moteur de recherche global: documents, conversations, personnes, données
  • les référentiels structurés qui sont les invariants, repères de l’entreprise: lieux, territoires, organisation, clef comptable…
  • les outils pratiques de productivité: agenda, doodle,…

Alors comment imaginer un poste de travail adapté à ces différents usages en fonction des types de collaborateurs et d’activités, où la sécurité a été repensée sur les données et les comportements, et où l’email est redevenu un simple outil de communication ou de notification?

Pour cela, commençons par observer les archétypes de page d’accueil de ceux qui utilisent la collaboration pour atteindre leurs objectifs et être indispensables au quotidien de tous les internautes: Facebook, Microsoft, Google. Un objectif qui se décline aussi dans l’entreprise pour le poste de travail collaboratif. D’ailleurs ce poste de travail va devoir aussi permettre au salarié de collaborer avec le monde extérieur, clients, fournisseurs et partenaires… donc pas que « intranet » mais aussi « internet ». les archétypes sont donc ceux de ce monde extérieur qui va se connecter à l’entreprise. Raison de plus pour y prêter un peu attention.

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Facebook : le coeur c’est le flux social en temps réel dans lequel s’insèrent les quelques documents gérés, photos, vidéos et articles. En haut la zone de saisie du statut et la recherche dans le bandeau d’ailleurs totalement inefficace. Ce qui est intéressant (couleur orange) c’est le lien à gauche vers les applications qui s’exécutent soit en plein écran (généralement des jeux), soit dans la zone sociale (forums). Sur la droite Facebook joue a fond la communication temps réel car a bien compris que l’email n’était pas essentiel pour les jeunes et c’est ce qui en fait sa force en mobilité. L’adresse email « @facebook.com » a été ajoutée mais elle joue toujours un rôle secondaire. La sortie la semaine dernière sur iPhone, de l’application Camera pour mieux gérer ses photos, montre que le social ne remplacera pas la gestion documentaire des différents médias… et que Facebook a encore des progrès à faire!

Bing : vers la recherche sociale et mieux structurée. La nouvelle version de Bing (non disponible en France où pour l’instant Google règne en maître) est très intéressante pour comprendre l’évolution de ces outils. Partant de la recherche, Microsoft amène deux nouveaux espaces. Ce que GreenSI appelle les résultats structurés, comme par exemple les lieux, que l’on trouve actuellement dans les recherches sur Google mais à l’intérieur du flux de résultats et non dans une colonne à part. Et surtout, les résultats sociaux, c’est à dire le lien entre la recherche que l’on effectue et son réseau social. Qui connait, a vu et peut m’aider? On a même une fenêtre de dialogue qui permet d’engager la discussion immédiatement avec une personne de son réseau pour affiner sa recherche. Donc un découpage de l’espace entre Non structuré, Structuré, Social, qui pourrait s’avérer très intelligent à l’avenir. En revanche pas (encore?) de lien entre la recherche et l’univers « bureautique » Office365 qui mêle déjà documents et conversations dans le Cloud.

Gmail : l’intégration des services autour de l’email. Depuis toujours Google est « englué » dans l’email qui lui a donné un « single sign-on » et une matière d’analyse unique pour comprendre nos attentes et gérer en masse des publicités hyper-ciblées sur lesquelles reposent son modèle économique. Mais avec un transfert massif des conversations vers les réseaux sociaux, le risque de se retrouver à analyser une poubelle de notifications et de spams est grand. D’où Google+, la partie sociale reposant sur les cercles de partage, mais lancée « en dehors » de Gmail. Enfin Google a deux services intéressant pour le poste de travail collaboratif, Google Docs et Google Drive, le futur de la bureautique et du stockage documentaire dans le Cloud.

L’évolution de Google est donc très intéressante pour l’entreprise car Google est dans une situation proche de l’entreprise avec ses emails, sa bureautique, son stockage souvent obsolète et son réseau social généralement lancé non connecté à tout le reste.

Gmail a inventé les conversations dans les emails depuis plus de 5 ans et a poursuivi avec les fenêtres pour gérer ses emails prioritaires. Google croit toujours en l’email et l’améliore. Des informations sociales de nos correspondant apparaissent quand on est sur un email. Comme dans les messagerie unifiées, tout est fait pour proposer d’autres moyens de joindre ses correspondants et notamment les communications temps réel, messagerie instantanée, téléphonie sur IP ou web conférence.
Depuis quelques semaines les documents Google Docs sont aussi accessibles directement depuis les emails, les pièces jointes y sont stockées automatiquement. Le carnet d’adresse est partagée avec Google+ et on peut gérer ses cercles depuis Gmail. Donc pour Google, une partie de l’avenir du poste s’écrira autour de l’email en lui ayant supprimé le spam, et en le structurant mieux pour nous rendre plus efficace. Mais comment vont se rejoindre la couche sociale et la couche mail, puisqu’on ne peut pas mettre à jour son statut dans Gmail, mystère. L’avenir nous le dira certainement.

La synthèse proposée par GreenSI reprend la vision de Microsoft partant du moteur de recherche, en faisant le postulat que la recherche et l’accès à la connaissance est dans l’entreprise le meilleur gisement de productivité pour la collaboration. Le second volet est celui de l’organisation des activités dans lesquelles viennent se fondre les autres moyens de communication, emails, social et communications temp réel. Enfin, les structures qui resteront essentielles dans l’entreprise, apportent un moyen de trier, filtre, d’organiser, proche des préoccupations des différents métiers, et jouent un rôle intermédiaire clef pour rassembler social et recherche. Le bouton « Feedback » parait essentiel pour garder le lien en direct avec des utilisateurs dont les usages éévoluent vite.

Notons que l’ergonomie représentée est celle d’un « grand écran ». Des choix sont a opérer pour une version mobile sur un écran plus réduit. A priori avec une ergonomie centrée sur la couche sociale et moins sur la recherche, qui elle peut alors bénéficier de la géolocalisation comme filtre supplémentaire.

Est-ce que cet outil complet existe?
Actuellement non, mais ça bouge… et vite!

Google a une division entreprise et propose déjà ses outils à l’entreprise, mais rien de complet.
IBM lotus est peut être le plus avancé dans sa réflexion sur la couche sociale intégrée à l’email et aux documents, et annonce un Lotus Social Edition prometteur.
Tibrr de Tibco proposent la brique middleware d’intégration autour des activités a construire sois même.
Salesforce qui, dans une vision pour l’instant hégémonique, a décidé d’intégrer son propre réseau social dans ses applications.
SAP est sur le point de faire des annonces sur une couche sociale interopérable avec ses applications (voile levé lors du dernier Webcom de Montréal).
Coté moteur de recherche certains comme Polyspot ont compris l’importance de l’interopérabilité et du rôle que le moteur aura à jouer au sein du poste de travail.
Bizarrement Microsoft coté grand public a de très bonnes idées… qu’ils ne proposent pas dans l’entreprise dans sa suite Sharepoint, à suivre on espère.

Enfin quand GreenSI parle d’interopérabilité, on est loin des stratégies fermées que développent dans l’entreprise  (de façon stérile) certains éditeurs.
Exemple grand public: quand j’envoi un tweet depuis le site de Twitter, il est géré comme si il avait été envoyé depuis un de ses nombreux clients proposés par d’autres sociétés sur de nombreux terminaux. Si j’ai couplé mon compte twitter a mon profil LinkedIn, ce tweet apparait aussi dans le flux d’activité de LinkedIn, en fonction des règles que j’ai choisies, et sans avoir besoin d’y aller. Ainsi quelqu’un qui préfère travailler dans LinkedIn pour la richesse de ses communautés métiers, peut le voir et le retweeter, comme si il avait été dans Twitter. La collaboration s’établit indépendamment de qui fourni telle ou telle brique fonctionnelle et en fonction des choix de l’utilisateur… qui semble le mieux placé pour savoir ce qui est lui est le plus adapté. C’est tout l’enjeu pour les entreprises de ne s’engager qu’avec des éditeurs qui visent des standards ouverts, comme par exemple Open Social, et de fuir les stratégies fermées.

Mais n’oublions pas que l’entreprise 2.0 c’est avant tout un programme de transformation de la collaboration. Le poste de travail peut aider ou empêcher cette collaboration, mais il ne fera pas tout. Et comme cet article n’aurait la prétention d’être complet, vos commentaires sont très attendus pour l’enrichir!

ou sur Twitter @fcharles

____________ UN SUJET EN FORTE ÉBULLITION _________________

Dans un de ses derniers billet F. Cavazza, consultant sur l’entreprise 2.0 parle de coïncidence quand la même semaine plusieurs articles, dont GreenSI, ont traité de ce sujet avec des angles différents. Je répondrai que GreenSI ne crois pas aux coïncidences.
Ces « coïncidences » ne reflètent qu’une pression de plus en plus en forte sur les contraintes exposées en partie 1, avec l’accroissement du fossé toujours plus grand entre les technologies grand public, déjà quasi mobiles et dans le Cloud, avec celles de l’entreprise.

Et comme pour un volcan, les premières échappées de laves ou de gaz annoncent l’éruption proche: le réel bouleversement des outils collaboratifs en entreprise d’ici 2015. Car d’içi 2105, l’entreprise sera confrontée a plusieurs ruptures au coeur de l’efficacité de la collaboration de ses salariés:

  • le cloud qui permet la collaboration étendue avec les clients (Social CRM) et les partenaires
  • la fin du navigateur unique IE avec Chrome qui dépasse les 50%
  • le remplacement de XP, Vista ou Seven avec un OS qui permet d’aborder les tablettes, la mobilité et dont le prix doit chuter car la valeur ajoutée est dans le Cloud, plus dans l’OS,
  • l’évolution d’une bureautique vissée à la machine avec des coûts de licences élevés, vers une bureautique en ligne et partagée
  • la prise en compte des matériels des salariés quand ils ne sont pas fournis par l’entreprise et améliorent l’efficacité.
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